Тема II Требования к оформлению документов.

Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда. Правильная работа с документами предполагает, прежде всего, их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформлению. В данной теме представлен состав реквизитов и правила их оформления. Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, что применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Состав реквизитов документов.

Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом - ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Положение стандарта определяют:

• Состав реквизитов документов;

• Требования к оформлению реквизитов документов;

• Требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 года.

Положения государственного стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся

Унифицированной системе организационно-распорядительной к документации (УСОРД), включенной в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др.

Однако, учитывая, что с 1993 года работы по развитию УСОРД не ведутся (класс 0200000 ОКУД включает всего лишь 62 формы), на практике положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам.

С 2003 года в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом регулировании» положения стандарта носят рекомендательный характер, но исходя из того, что единые требования к документам обеспечивают удобство в работе с документами, сокращают время на обработку документов, организации заинтересованы во внедрении и применении положений стандарта.

ГОСТом установлены следующие реквизиты документов:

1. Государственный Герб Российской Федерации;

2. Герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания):

4. код организации;

5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6. идентификационный номер налогоплательщика / код

причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7. код формы документа;

8. наименование организации;

9. справочные данные об организации;

10. наименование вида документа;

11. дата документа;

12. регистрационный номер документа;

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. место составления или издания документа;

15. адресат;

16. гриф утверждения документа;

17. резолюция;

18. заголовок к тексту;

19. отметка о контроле;

20. текст документа;

21. отметка о наличии приложения;

22. подпись;

23. гриф согласования документа;

24. визы согласования документа;

25. оттиск печати:

26. отметка о заверении копии;

27. отметка об исполнителе;

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. отметка о поступлении документа в организацию;

30. идентификатор электронной копии документа.

Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением

требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, что применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебный характер и необходимые для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизита документа являются реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Для изготовления бланков документов используются два формата бумаги - А4 и А5. Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и имеют размеры (в мм):

А4-210x297;

А5- 148x210.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает, что бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

Левое -20;

Правое - 10;

Верхнее -20;

Нижнее -20.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. ГОСТ устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном вдоль верхнего поля документа, например:

Бланк письма с угловым расположением реквизитов

РОСАРХИВ