Глава 2. Использование компьютерных технологий при подготовке пре-

зентаций.

Презентация – это специальное шоу для демонстрации новых изделий и других нововведений. Ее отличие от выставок состоит в том, что на выставках экспонируются любые изделия, а презентация проводится с целью ознакомле ния потребителей с новейшей продукцией и любыми другими нововведениями. Мы говорим о презентациях, но большинство из рассмотренных ниже приемов использования компьютерных технологий можно использовать при

подготовке к любому совещанию, собранию, конференции и пр. Типичные вопросы, возникающие при подготовке презентации:

• На какую аудиторию ориентироваться?

• Что эта аудитория хочет услышать?

• Где будет проходить презентация?

• Когда она состоится? возникают и при подготовке других мероприятий, организуемых отделами

по связям с общественностью.

Не стоит забывать и о том, что работа над презентацией, как и над любым другим PR проектом неизбежно проходит характерные для проекта этапы реализации:

• Определение целей и путей их достижения, проведение маркетинговых исследований, разработка плана мероприятий

• Реализация проекта

• Реклама проекта, привлечение внимания общественности

• Подведение итогов на основе сравнения полученных результатов с запланированными по установленным критериям.

Уделяя основное внимание вопросам реализации проекта, другим этапам придают порой меньшее значение, что в корне неверно. Без правильно поставленных целей и путей их реализации вряд ли можно рассчитывать на эффективность проекта. Отсутствие «разбора полетов» делает весьма вероятным повторение уже допущенных ошибок. На этапе реализации проекта основное внимание необходимо уделять подготовке к мероприятию. Подготовка к презентации должна включать в себя:

1. Изучение темы.

2. Подготовку выступления

3. Подготовку иллюстративного материала

4. Посещение места будущего выступления

5. Проверку оборудования

6. Практику в использовании оборудования

7. Практику речи

8. Соответствующий тип одежды.

Основное внимание уделим третьему пункту приведенного выше перечня. При этом под иллюстративным материалом будем понимать набор слайдов, демонстрируемых аудитории посредством мультимедийного проектора. Создание таких слайдов возможно с использование различных пакетов прикладных программ. Мы остановимся на программе информационной и

компьютерной поддержки презентаций Microsoft PowerPoint, разработанной корпорацией Microsoft и входящей в стандартный пакет Microsoft Office PowerPoint создает файл презентаций, который содержит набор слайдов и имеет расширение имени *. ppt или *.pps.

Данная программа может использоваться и как редактор слайдов и как программный продукт, с помощью которого происходит отображение созданного файла презентации.

2.1. Программа Microsoft PowerPoint

2.1.1. Интерфейс программы.

Вид окна программы Microsoft PowerPoint, появляющегося при ее вызове

приведен на рисунке. Интерфейс программы типичен для Windows приложе-

ний и других программ пакет Microsoft Office.

В верхней части окна имеется строка заголовка, в правом углу которой расположены кнопки управления окном, позволяющие свернуть, развернуть/восстановить и закрыть окно приложения. Ниже расположена строка меню программы. Под ней кнопки панели инструментов. При работе в

обычном режиме левая часть окна содержит список слайдов, который отражает содержание презентации, позволяет быстро изменять порядок показа слайдов в презентации, добавлять в презентацию новые слайды и удалять «лишние» слайда. Большую часть окна занимает поле для создания и редактирования слайда. Как и в любом другом редакторе именно здесь отображается

внешний вид слайда, возможно редактирование текста и графических изображений слайда. В нижней части окна программы имеется поле для заметок к слайду. Заметки не отображаются в режиме показа слайдов, но могут быть полезны для дальнейшей работы над презентацией. Так, например, в данном поле можно указать источник информации представленный на слайде и дату, на которую эта информация была актуальна, сделать пометки с пожеланиями о дальнейшем редактировании слайда и пр. Под списком слайдов имеются кнопки переключения режимов. Программа поддерживает несколько режимов работы над презентацией:

• Обычный режим;

• Режим структуры;

• Режим слайдов;

• Режим сортировщика слайдов;

• Режим показа слайдов.

Первые четыре режима предназначены для редактирования презентации. Последний – для демонстрации созданного файла во время презентации. При включении того или иного из режимов, предназначенных для редактирования, изменяются размеры перечисленных выше полей программы. Так в режиме структуры основную часть экрана будет занимать окно списка слайдов. В режиме слайдов – поле для создания и редактирования. В режиме сортировщика слайдов на экране видны несколько слайдов презентации (или все слайды презентации, если их общее количество в презентации невелико). Этот режим более удобен для изменения порядка следования слайдов в презентации, чем обычный. При задании режима показа слайдов редактирование содержания презентации становится невозможным. Это режим используется для демонстрации уже готовой презентации. В нем слайды по очереди выводятся на экран. Однако, если во время демонстрации обнаруживаются какие либо ошибки в работе, их легко исправить вернув программу в один из режимов редактирования. Рекомендации по использованию в работе того или иного режима редактирования следующие:

• Режим слайдов наиболее удобен, если мы постепенно формируем каждый слайд, выбираем для него оформление, вставляем текст или графику.

• Режим структуры следует устанавливать для работы над текстом презентации. В этом случае возможно просмотреть заголовки всех слайдов, весь текст и структуру презентации.

• Режим сортировщика слайдов наиболее удобен для добавления переходов и установки длительности пребывания слайда на экране. Кроме того, в этом режиме можно переставлять слайды.

Основу интерфейса программы составляет набор команд, доступ к которым возможен через строки различных меню или кнопки вызова команд на панели инструментов. Список меню программы Microsoft PowerPoint:

• Файл;

• Правка;

• Вид;

• Вставка;

• Формат;

• Сервис;

• Показ слайдов;

• Окно;

• Справка,

не требует особых комментариев. Студенты старших курсов, уже освоившие текстовый редактор Microsoft Word, вряд ли встретят в выпадающих списках этих меню незнакомые команды. Исключение составляет лишь меню «Показ слайдов» предназначенное для настройки анимационных и звуковых эффектов, сопровождающих показ слайдов и делающих презентацию по настоящему зрелищной. Остановимся на командах этого меню подробнее.

• Команда «Начать показ» инициализирует начало показа слайдов презентации на экране.

• Команда «Настройка времени» выводит на экран панель, с помощью которой можно настроить время демонстрации слайдов. Поскольку разные докладчики обладают разным темпом речи, возможность регулировки времени демонстрации того или другого слайда представляется весьма полезной.

• Команда «Звукозапись» выводит окно диалога для записи звукового сопровождения презентации.

• Команда «Прямое вещание» дает возможность показывать презентацию в компьютерной сети.

• Команда «Настройка презентации» выводит на экран диалоговое окно для установки параметров появления слайдов на экране.

• Команда «Управляющие кнопки» вызывает дополнительное меню с кнопками, которые можно поместить на слайд для управления показом презентации.

• Команда «Настройка действия» выводит диалоговое окно для настройки действий мыши.

• Команда «Встроенная анимация» выводит окно, позволяющее применять к выделенному объекту предусмотренные создателями программы анимационные эффекты.

• Команда «Настройка анимации» предназначена для изменения настроек анимационных эффектов.

• Команда «Просмотр анимации» включает режим демонстрации анимационного эффекта того или иного объекта слайда.

• Команда «Смена слайдов» вызывает диалоговое окно для задания звуковых и анимационных эффектов, которыми сопровождается смена слайдов.

• Команда «Скрыть слайд» дает возможность отказаться от показа того или другого слайда во время демонстрации созданной презентации. Такая возможность позволяет быстро редактировать файл презентации при неоднократном представлении докладов на разных презентациях, адаптируя его к интересам аудитории и требованиям регламента.

• Команда «Произвольный показ» задает режим показа слайдов, составляющих презентацию, в произвольном порядке.