4.1.2. Компоненты базы данных:

Основными компонентами базы данных являются

• таблицы,

• формы,

• запросы,

• отчеты.

При этом число компонентов в одной базе данных может быть любым.

4.1.2.1.Таблицы.

Любая база данных должна содержать не менее 1 таблицы. В реляционных базах данных используется несколько взаимосвязанных таблиц. Столбцы таблицы называют полями, строки – записями. Необходимое условие при проектировании таблиц – это использование одного из полей (как правило, первого поля) для уникальной идентификации каждой записи в создаваемой таблице. Это поле может затем служить первичным ключом таблицы. Ключевое поле таблицы должно быть создано разработчиком базы данных. Если в процессе создания таблиц базы данных ключевое поле не будет задано, то программа выдаст соответствующие сообщения и

может создать ключевое поле самостоятельно.

Таблицы в Microsoft Access можно создавать в двух режимах – режиме конструктора и режиме таблицы. Правила именования полей. Имена полей в Access могут быть до 64

символов длиной и содержать буквы, цифры и пробелы. Нельзя использовать для имен полей символы точки и восклицательного знака. Не рекомендуется также использовать специальные символы ($,#,%). Типы данных полей и форматы. Типы данных:

• Текстовый. Текст или числа длиной до 255 символов (числа не будут

использоваться в вычислениях)

• Поле МЕМО. Текст длиной более 255 символов.

• Числовой. Числовые данные, используемые для проведения вычислений.

• Дата/время. Значения даты и времени.

• Денежный. Числа, отформатированные как денежные значения.

• Счетчик. Последовательно нумерует каждую запись. В таблице может содержаться только одно поле с типом данных счетчик, которое используется как ключевое.

• Логический. Позволяет задавать поля с логическим типом данных, то есть содержащих значения типа истина/ложь.

• Поле объекта OLE. Рисунок, электронная таблица или иной объект из другого приложения.

• Гиперссылка. Связь с другим файлом или местом на Web-странице.

• Мастер подстановок. Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы.

Свойства форматирования варьируются в зависимости от типа данных поля.

Например:

• Размер поля – максимальное количество символов, которое пользователь может ввести в это поле (применяется только к текстовым полям),

• Число десятичных знаков – количество десятичных знаков после запятой, которые будут отображаться по умолчанию (применяется к числовым полям).

• Значение по умолчанию – значение, появляющееся в каждой новой записи. Может быть затем изменено прямо в таблице или форме.

• Обязательное поле – поле, которое должно быть обязательно заполнено в каждой записи.

Для ввода данных в таблицу предпочтительнее использовать формы, однако ввод данных может производиться и в режиме работы с таблицами. В этом случае программа предоставляет возможность сокрытия/отображения полей, закрепления/освобождения столбца, редактирования и форматирования (изменение размеров полей, стилей и размеров шрифтов и пр.), использования средств проверки орфографии и пр. Межтабличные связи. Наилучший путь проектирования базы данных – создание таблиц, которые хранили бы дискретные типы информации. Например, одна таблица может содержать информацию об избирателях, проживающих в избирательном округе, другая о наказах этих избирателей, зарегистрированных агитаторами и членами участковой избирательной комиссии. Первичным ключом для таблицы «Избиратели» будет «Код Избирате-

ля», для таблицы «Наказы» - «Код Наказа». Если поле «Код Избирателя» будет содержать и таблица «Наказы», то можно говорить, что установлены отношения между таблицами базы данных. В рассматриваемом случае устанавливается отношение «один ко многим», поскольку один избиратель может давать сколько угодно наказов.

Выделяют три основных вида отношений между таблицами:

• Один к одному;

• Многие к одному (один ко многим);

• Многие ко многим.

Таблицы с отношением «один к одному» редки, поскольку всю информацию можно включить в одну исходную таблицу. Однако, в некоторых случаях, редко используемую информацию имеет смысл хранить в одной таблице (таблице детализации), а часто используемую информацию – в другой. Тип отношений «Многие к одному» означает, что могут существовать многократные ссылки к данным в таблице детализации. Такой подход к построению БД полезен, потому что данные не дублируются (объем информации и место на диске), а изменение данных в одном месте воздействует на все ссылки.

Связи типа «Многие ко многим» часто реализуются с помощью промежуточной таблицы, содержащей внешние ключи, связанные с каждой из основных таблиц.

Пример. Студенты обучаются по нескольким предметам. На лекции по какому либо предмету приходит группа студентов. Следовательно, между студентами и учебными предметами имеется связь: «многие ко многим». Внешний ключ – поле, не являющееся первичным ключом в данной таблице, но дублирующее поле первичного ключа из другой таблицы, которое используется для связи этих таблиц.

Некоторые правила работы с БД.

Связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных (числовой, текстовый и пр.). Можно связывать поле с типом данных «Счетчик» с полем с типом данных «Числовой». Поля счетчика считаются числовыми полями типа «длинное целое». Обеспечение целостности данных. Целостность данных означает, что данные, введенные в поле, которое используется для связи двух таблиц, должны совпадать в одной и другой таблицах. Если в нашем примере с избирателями и их наказами в таблице наказы (вторичная таблица) будет введен несуществующий в другой (первичной) таблице код избирателя, программа выдаст сообщение об ошибке. Каскадное обновление связанных полей производит изменения в связанных полях вторичных таблиц, если эти изменения вносятся в связанные поля первичной таблицы. Каскадное удаление связанных записей удаляет все записи во вторичных таблицах, содержащие в связанных полях значение, удаляемое в первичной таблице.