Памятка руководителям по оформлению документов

В процессе управленческой деятельностируководители различных уровней подписывают, согласовывают, утверждают, датируют документы, оформляют в виде резолюции результаты их рассмотрения и принятия решений.

От правильности выполнения этих операцийв значительной степени зависят своевременность и качество выполнения заданий руководства, оператив­ность обработки документной информации.

Подпись

На подпись руководителюпредставляются документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями, вместе с приложениями и необходимыми материалами.Подписывается, как правило, один первый экземплярдокумента.

В состав подписи входят наименования должности лица, подписывающего документ (сокращенное, если документ оформлен на бланке; полное, если не на бланке), личная подпись, расшифровка подписи, например:

Генеральный директор объединения Подпись К. Л. Быстров

или

Генеральный директор подпись К. П. Быстров

научно-производственного

объединения "Импульс"

При необходимости указания ученого званиялица, подписывающего документ, звание указывают после наименования должности.

Несколькими подписями оформляют документы, за содержание которых несут ответственностью два и более должностных лица (протоколы, финансовая документация, характеристики и др.)

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Начальник планового отдела Начальник отдела комплектации

подпись Л. Н. Кроль подпись М. В. Сажин

При подписании документа несколькими лицами разного должностного уровня их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот­ветствующей занимаемым должностям:

Коммерческий директор завода подпись Л. О. Сухов

Главный бухгалтер подпись Ю. П. Ерюхина

В документе, подготовленном комиссией, при подписании указывают не должности, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Если руководитель, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, официально исполняющее его обязанности, или заместитель руководителя. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилия. Исправления вносятся машинописным способом. Ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности не разрешается.

Документы подписываются руководителями в соответствии с их компетенцией:

• направляемые в министерство и другие вышестоящие организации — руководителем предприятия или его заместителями по поручению руководителя;

• направляемые в сторонние организации (предприятия) и гражданам от имени предприятия - руководителем предприятия или его заместителями;

• направляемые подведомственным структурным единицам - руководителем предприятия, его заместителями, руководителями структурных подразделений в пределах предоставленных им прав.

ДАТА

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата его утверждения.

Даты подписания, принятия, согласования, утверждения документа, про­ставления резолюции, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Составные части даты указывают арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например, дату 29 марта 1995 года следует оформлять: 29.03.95.

Словесно-цифровой способ оформления даты допускается применять в текстах документов, содержащих сведения финансового характера.