Резолюция

Руководитель должен, как правило, рассматривать документы в день их поступления. Результат рассмотрения оформляется резолюцией- письменным указанием руководителя по исполнению документа.

В большинстве случаев документ содержит не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, если детализируется порядок исполнения документа или уточняется исполнитель.

Резолюция включает следующие элементы:

• указание на исполнителя (исполнителей),

• содержание поручения,

• срок исполнения,

• подпись автора резолюции,

• дату.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Исполнителями в резолюции устанавливаются должностные лица, непос­редственно подчиненные руководителю.

При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель указывается первым. Число исполнителей должно быть максимально ограничено.

Содержание поручения должно выражать конкретное решение и свидетельствовать о внимательном прочтении документа. Оно выражается в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола, например:

Алимпиевой Н. А.

Проведите сбор необходимой информации к 15.04.95.

Емельянов 06.04.95.

Порохову М. Б.

Рассмотреть и доложить 10.04.95.

Бобровенко 07.03.95.

Содержание поручения может включать ремарку, выражающую личное мнение руководителя, например:

Денисову Л. С.

Сообщите заказчику об изменении цен. На мой взгляд, отдел сбыта не поставил завод в известность о корректировке прейскуранта. Срок исполнения - 23.04.95. Либерт 21.04.95.

Указание может быть дополнено словом "прошу",

например:

Маркову В. В.

Прошу обеспечить выполнение заказа не позднее указанного в письме срока Серов 10.04.95.

Резолюции типа"К исполнению", "Для руководства и исполнения" и т. п.недопустимы, так как не могут контролироваться.

Не следует включать в резолюцию промежуточные заданиятипа: "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне", "Решите, как условились", так как они не содержат новой информации и применение их нецелесообразно.

Рекомендуется размещать резолюцию в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа (на письмах - под реквизитом "адресат").

Допускается размещение объемной резолюции или нескольких резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, кроме полей.

Оформление резолюции на прикрепленных к документам листках недо­пустимо, так как листок может быть потерян.

Проставление печати

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами,подпись ответственного лица заверяется печатью предприятия.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ.

Сотрудник, ответственный за хранение печати, и место ее хранения определяются руководителем предприятия.