Оформление обложки скоросшивателя:

ЗАО “ВЕСТЬ”

Департамент маркетинга

Дело № 1-7

Документы (контракты, акты, переписка)

о поставке программных комплексов “WorkRoute” за 1998 г.

(заголовок дела)

		1998 г.
(год)
на			лист.

Хранить 5 лет ЭК.

Оформление дел в папках-файлах имеет свои особенности. Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который помещается в специальный "карман" на корешке обложки. Такие "карманы" могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.

Оперативное хранение документов и дел

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения находятся в структурных подразделениях предприятия в период формирования их в дела и в течение двух лет после завершения формирования.Например, дела за 1993 год должны передаваться из подразделения в архив предприятия в 1996г.

Документы временного (до 10 лет) хранения остаются в структурных подразделениях до истечения срока их хранения и последующего уничтожения в установленном порядке. По согласованию с руководителем предприятия отдельные дела, сформированные из документов этой категории, после истечения двухлетнего срока хранения в подразделении могут быть переданы для дальнейшего хранения в ведомственный архив.

До сдачи дел в архив их учет ведется по номенклатуре дел; наличие и составление дел должно отражаться в актах приема-сдачи при смене руководства структурных подразделений.

Размещаться дела должны в запирающихся канцелярских шкафах. Для повышения оперативности поиска документов дела располагают в порядке их номеров по номенклатуре дел, вертикально, слева направо и сверху вниз, корешками наружу. На корешках для удобства пользования указывают цифровые обозначения дел. К шкафу прикрепляется копия номенклатуры дел подразделения.

При служебной необходимости с разрешения руководства дела могут выдаваться во временное пользование другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям. На выданное дело оформляется карта - заместитель дела.

Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранениядопускается в исключительных случаях и осуществляется с разрешения руководителя предприятия с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Документная информация, используемая в условиях автоматизированного документационного обеспечения в машиночитаемой форме, должна храниться на жестком машинном диске 365 дней после ввода в ПЭВМ. После истечения этого срока данные переносятся на дискету или магнитную ленту.

Срок хранения данных на дискете устанавливается на предприятии в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989). Если срок хранения превышает 5 лет, целесообразно переводить информацию на бумажный носитель.

Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов.