Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

Экспертиза ценности проводится в структурных подразделениях - при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов приказом руководителя предприятия создается экспертная комиссия (ЭК) из числа наиболее квалифицированных работников. Председателем ЭК, как правило, назначается заместитель руководителя предприятия.

Документирование деятельности ЭК и ведение дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии. ЭК проводит свои заседания не реже двух раз в год.

При проведении экспертизы ценности документов используются типовой (отраслевой) перечень документов с указанием сроков их хранения и номенклатура дел предприятия.

В структурных подразделениях экспертиза ценности документов проводится ежегодно секретарями с привлечением соответствующих специалистов. При этом осуществляется:

• отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив предприятия;

• отбор документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения;

• изъятие из дел постоянного хранения документов временного хранения, не относящихся к конкретному делу, дублетных экземпляров, черновиков, неоформленных копий документов.

Экспертиза проводится путем полистного просмотра дел.

Результаты экспертизы оформляются описями дел и актами о выделении документов к уничтожению (по формам, установленным архивными органами).

Акт о выделении документов и дел на уничтожение за соответствующий период составляется после оформления описей за этот же период.

Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные производством в 1990г., включаются в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1996 г.

В акт на уничтожение не следует включать документы, в отношении которых действующие перечни документов со сроками хранения не содержат определенных указаний о сроках их хранения, а у ЭК нет твердого мнения об их ценности.

ЭК рассматривает акты на уничтожение одновременно с описями дел за этот период.

После утверждения описей ЭК акт о выделении дел к уничтожению утверждается руководителем предприятия, а дела, включенные в акт, подлежат уничтожению в установленном порядке.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в дело­производстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом по­рядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать коли­чество листов в деле (см. ниже);

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел (Листы внутренней описи нумеруются отдельно), если они не бы­ли составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела

ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА №

00.00.99

В дело подшито и пронумеровано					листа(-ов)
				(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы
пропущенные номера
+ листов внутренней описи
		(цифрами и прописью)

Должность составителя

заверительного листа Подпись И.О.Фамилия

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

• дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив);

• дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному со­ставу).

Опись составляется, как правило, на документы одного года, причем дела располагаются в ней по степени важности, например:

• в опись № 1 дела заносятся в следующей последовательности: устав; протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; отчеты и т. д;

• в описи по личному составу дела располагаются в следующем поряд­ке: книга учета сотрудников (если она ведется); приказы по л/с; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.

Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов, в которых дела располагаются по степени важности.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответст­вующего дела.