- •Документы, входящие в состав дела организации основные документы предприятия
- •Составление номенклатуры дел
- •Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
- •Разработка номенклатуры дел предприятия
- •Содержательная часть
- •Состав заголовка дела образует следующие элементы:
- •Формирование и оформление дел
- •Основные документы предприятия
- •Оформление дел
- •Оформление обложки скоросшивателя:
- •Дело № 1-7
- •Оперативное хранение документов и дел
- •Подготовка документов к передаче на архивное хранение
- •Сроки хранения документов
- •Экспертиза ценности документов
- •Ооо “марвол”
- •Прием-передача дел в архив
- •Памятка руководителям по оформлению документов
- •Подпись
- •Согласование документов
- •Утверждение документов
- •Резолюция
- •Проставление печати
- •Перечень документов, на которых ставится печать
- •20. Письма-ответы на запросы структурных подразделений
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК
от 00.00.98
№
ОПИСЬ
№
1
00.00.98
за
1995
год
№№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Дата дела
Количество
листов в деле
Примечание
1
01-01
Устав
ООО “Марвол”
1995
21
2
….
…
….
….
В
опись включено
дел с №
по №
(цифрами,
прописью)
Референт Подпись И.О.Фамилия
Итоговую запись к разделу описи за
_______________________года заверяю
Председатель
ЭК Подпись
И.О.Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
Подпись И.О.Фамилия
00.00.98Ооо “марвол”
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дал с указанием количества дал, включенных в группу, например: "Переписка за 1994 - 1996 гг. - 3 дела".
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Прием-передача дел в архив
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.
Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа "Shreder" не менее чем двумя работниками предприятия.
Документы постоянного хранения и по личному составу коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.
Предприятие получает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение.
Архивные учреждения осуществляют свои взаимоотношения с коммерческими организациями на основе договоров, в которых оговариваются все вопросы сотрудничества, в том числе условия передачи документов, отнесенных к негосударственной части Архивного фонда РФ, на хранение в государственные и муниципальные архивы. В соответствии со статьей 5 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонда Российской Федерации и архивах" от 07.07.93 № 5341-1 архивы коммерческих организаций, принадлежащие им на праве собственности, могут быть отнесены к негосударственной части Архивного фонда РФ. В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда РФ коммерческие организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях согласно пункту 19 "Положения об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552.
В случае ликвидации коммерческой организации при отсутствии правопреемников документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда РФ, поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.
Прием документов при ликвидации коммерческих организаций осуществляется учреждением Федеральной архивной службы России по завершении деятельности ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).
Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим) государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку.
По завершении экспертизы документы, отобранные для уничтожения, включаются в акт и по согласованию с ликвидационной комиссией уничтожаются.
Расходы на оплату услуг учреждений Федеральной архивной службы России должны быть заложены в смете на содержание ликвидационной комиссии и оплачены до закрытия ее корреспондентского счета.
В соответствии со статьей 21 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 07.07.93 № 5341-1 за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные лица, ответственные за сохранность архивных документов, несут уголовную, административную или иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность.
Компания
“Аэростар”
УТВЕРЖДАЮ АКТ
Директор
10.01.99 № 5
Подпись
И.О.Фамилия
о выделении
документов
10.01.99
к уничтожению
М.П.
На
основании “Перечня
документов. образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений. организаций.
предприятий. с указанием сроков
хранения”, М., 1989 г. отобраны к уничтожению
как не имеющие практического значения
и научно-исторической ценности документы:
№ п/п
Заголовок
дела или групповой заголовок дел
Дата дела или
крайние даты дел
Кол-во дел
(томов)
Срок
хранения и №№ статей по перечню
Примечание
1.
Переписка
с внешними организациями (исх)
1994-1996
3
3г. ст. 1017
2.
…
…
…
…
Итого
дел за
годы
(цифрами и
прописью)
Описи дел за
годы утверждены
руководителем предприятия.
Председатель
ЭК Подпись И.О.Фамилия
Члены
ЭК Подпись
И.О.Фамилия
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
|
Алф |
Наименования видов документов |
Сроки хранения |
|
А |
Акты и предписания по серьезным нарушениям техники безопасности |
Постоянно |
|
|
Акты о выделении документов к уничтожению |
Постоянно |
|
|
Акты о ликвидации организации |
Постоянно |
|
|
Акты о нарушении правил внутреннего распорядка |
5л. ЭК1 |
|
|
Акты об авариях и несчастных случаях, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами |
Постоянно |
|
|
Акты приема и передачи в постоянное и временное пользование зданий, помещений, земельных участков |
Постоянно |
|
Б |
Бизнес-планы и их экономические обоснования |
Постоянно |
|
Г |
Годовой бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и их использовании; документы (справки к отчету о финансовых результатах деятельности и их использовании, приложения к балансу, специализированные формы, пояснительные записки и аудиторское заключение, расчеты, налоговые декларации) к ним |
Постоянно |
|
|
Годовые (сводные) отчеты (аналитические таблицы): о выполнении планов прибыли, платежей в бюджет, состоянии оборотных средств, валютных планов, о затратах на производство, реализацию продукции |
Постоянно |
|
|
Годовые (сводные) отчеты о выполнении норм выработки, состоянии нормирования труда |
Постоянно |
|
|
Годовые (сводные) отчеты организации о выполнении перспективных и текущих планов |
Постоянно |
|
|
Годовые (сводные) отчеты по кадрам |
Постоянно |
|
|
Годовые (сводные) отчеты: о состоянии условий труда, о производственном травматизме, по охране труда и технике безопасности |
Постоянно |
|
|
Годовые (сводные) отчеты: по труду, о численности работников, их трудоустройстве, перемещении |
Постоянно |
|
|
Годовые (сводные) планы: финансовый (баланс доходов и расходов), финансирования и кредитования, валютный, капитальных вложений, по налогу с оборота, по вовлечению в оборот товарно-материальных ценностей, по труду и заработной плате, прибыли; образования, распределения и использования различных фондов организации |
Постоянно |
|
|
Годовые (сводные) статистические отчеты и таблицы по всем основным видам деятельности организации; документы (информации, докладные записки) к ним |
Постоянно |
|
|
Годовые планы организации по всем основным видам деятельности |
Постоянно |
|
|
Госзаказы |
Постоянно |
|
д |
Дело приватизации (постановления, решения, приказы, протоколы, устав, план, баланс, акты, свидетельства, реестр, список акционеров, проспект эмиссии и др.) |
Постоянно |
|
|
Дело фонда |
Постоянно |
|
|
Диагностика деятельности организации (аналитические обзоры, анализы выполнения планов) |
Постоянно |
|
|
Договоры на аренду, наем и оперативное управление объектами государственной собственности |
Постоянно |
|
|
Договоры на проектирование, разработку, внедрение автоматизированных систем и программных продуктов |
5л.ЭК |
|
|
Договоры на частную охранную деятельность |
5л.ЭК |
|
|
Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании |
5л.ЭК |
|
|
Договоры о слиянии, разделении, присоединении организаций |
Постоянно |
|
|
Договоры с директором, генеральным директором, председателем и членами коллегиальных исполнительных органов о правах и обязанностях; с организацией или предпринимателем о передаче им управленческих функций |
Постоянно |
|
|
Договоры, контракты, соглашения с работниками |
5 л. ЭК |
|
|
Договоры, соглашения по оказанию юридической помощи |
5л.ЭК |
|
|
Договоры, соглашения, контракты и документы (проекты, предложения, замечания, обоснования) по их подготовке |
10 л. ЭК |
|
|
Договоры, соглашения, контракты о поставке и сбыте продукции |
5 л. ЭК |
|
|
Доклады, докладные записки по основной деятельности организации |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (акты, заключения, протоколы) аварийных комиссий |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (акты, описи, перечни, заключения, справки) о приеме-передаче товаров (продукции) |
Постоянно |
|
|
Документы (акты, переписка) о техническом и санитарном состоянии зданий |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (дипломы, свидетельства, грамоты, аттестаты) о награждении за участие в выставках, ярмарках, презентациях |
Постоянно |
|
|
Документы (договоры дарения, акты приема-передачи ценных вещей, справки, отчеты) о благотворительной деятельности |
Постоянно |
|
|
Документы (докладные записки, сводки, справки, переписка) по вопросам информационной деятельности, маркетингу |
Постоянно |
|
|
Документы (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения) проверок организации |
Постоянно |
|
|
Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о расследовании несчастных случаев, профессиональных отравлений и заболеваний, причин аварий, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами |
Постоянно |
|
|
Документы (доклады, справки) по подготовке кадров, повышению квалификации работников |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (доклады, справки, отзывы, отчеты, переписка) об участии в выставках, ярмарках, презентациях |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (доклады, стенограммы, тезисы докладов, переписка) об организации и проведении различных мероприятий: конференций, собраний, презентаций и др. |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (заключения, акты, справки, ТЭО) о целесообразности закупок, в том числе за рубежом |
10 л. ЭК |
|
|
Документы (обзоры, исторические справки, газетные и журнальные статьи, заметки и др.) по истории организации |
Постоянно |
|
|
Документы (отзывы, характеристики, анкеты, аттестационные листы) о проведении аттестации и установлении квалификации |
15 л. ЭК |
|
|
Документы (планы, предложения, рекомендации, расчеты, ТЭО, справки, сведения, переписка) о разработке и выполнении планов экономического сотрудничества |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (правила, инструкции, переписка) по защите информации |
З г. ЭК |
|
|
Документы (прогнозы, концепции, долгосрочные экономические нормативы и лимиты) по экономическому прогнозированию |
Постоянно |
|
|
Документы (программы, планы, технические задания, отчеты) о командировках внутри РФ и за рубеж |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных планов, программ |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (протоколы, акты, заключения и др.) ревизий, аудита |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения и др.) по рассмотрению балансов и отчетов, переоценке основных фондов, определению износа основных средств, расчету оценки стоимости имущества организации и др. вопросам производственной деятельности |
Постоянно |
|
|
Документы (протоколы, постановления) по урегулированию трудовых споров |
Постоянно |
|
|
Документы (протоколы, стенограммы, постановления, резолюции, доклады, наказы, планы реализации критических замечаний) общих собраний, конференций, заседаний руководящих органов первичных общественных организаций |
Постоянно |
|
|
Документы (расчеты, анализы, справки) об установлении, состоянии, пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок |
Постоянно |
|
|
Документы (расчеты, обоснования, рекомендации, предложения, справки) об анализе (прогнозировании) повышения производительности труда; о совершенствовании труда и управления |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (расчеты, справки, выписки, заключения, сведения, обоснования и др.) по разработке и изменению планов |
Постоянно |
|
|
Документы (сведения, справки, переписка) об аренде и покупке жилых помещений для сотрудников организации |
Постоянно |
|
|
Документы (соглашения, планы, акты, справки, рекомендации, переписка) об установлении экономических, культурных и других связей с организациями |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (сообщения, рапорты, сведения, справки, сводки, табели) по учету рабочего времени, о трудовой дисциплине |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (списки награжденных, представления, ходатайства, переписка) о награждении работников государственными наградами |
Постоянно |
|
|
Документы (списки поставщиков и потребителей, сводные данные, ведомости) по поставке и распределению продукции, товаров |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (справки, докладные записки, предложения, переписка) по подготовке реорганизации, ликвидации организации |
Постоянно |
|
|
Документы (справки, отчеты) по социально-бытовым вопросам |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (справки, расчеты) по прогнозированию и совершенствованию цен на перспективу |
Постоянно |
|
|
Документы (справки, сведения, переписка) о высвобождении и потребности в работниках, о создании и ликвидации рабочих мест, о половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников и др. |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (справки, сведения, переписка) о разработке и изменении цен |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (справки, сведения, расчеты, анализы, переписка) о финансировании всех видов деятельности организации |
Постоянно |
|
|
Документы (статьи, тексты радио- и телепередач, брошюры, буклеты, плакаты, диаграммы, фото-, фоно-, видеодокументы) по рекламе деятельности организации |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, характеристики экспонатов, каталоги, путеводители, проспекты, альбомы, буклеты и др.) об участии в выставках, ярмарках, презентациях |
5 л. ЭК |
|
|
Документы (технико-экономические показатели, графики, справки, сведения, анализы, таблицы, переписка) по разработке планов |
5 л. ЭК |
|
|
Документы об организации и эксплуатации внутренней связи в организации |
5 л. ЭК |
|
ж |
Журнал учета акционеров |
Постоянно |
|
|
Журналы (книги) учета работы с акциями |
Постоянно |
|
3 |
Записки о приеме, перемещении, увольнении, заменяющие приказы по личному составу |
75 л. ЭК |
|
и |
Инструкции о правах и обязанностях должностных лиц |
Постоянно |
|
|
Информационные обзоры (доклады), составленные организацией |
10 л. ЭК |
|
к |
Кино-, фото-.фоно-, видеодокументы об организации |
10 л. ЭК |
|
|
Книги (журналы), карточки учета приема, перемещения, увольнения работников |
75 л. ЭК |
|
|
Книги регистрации договоров |
Постоянно |
|
|
Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов |
Постоянно |
|
|
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий |
Постоянно |
|
|
Коллективный договор; документы (протоколы, справки, записки) проверки его выполнения |
Постоянно |
|
|
Комплексный план по улучшению условий охрены труда, санитарно-оздоровительных мероприятий; документы (переписка, справки, записки) по его разработке |
Постоянно |
|
|
Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам |
Постоянно |
|
|
Копии нотариальных документов (о правах собственности) |
5 л. ЭК |
|
л |
Лицевые счета работников |
75л. |
|
|
Лицевые счета, карточки акционеров, свидетельства о внесении паев, листы-подтверждения о доле в стоимости имущества товарищества |
5 л. ЭК |
|
|
Лицензии, квоты |
Постоянно |
|
|
Личные дела, личные карточки сотрудников (в том числе временных сотрудников) |
75 л. ЭК |
|
Н |
Номенклатуры дел, классификаторы дел и документов организации |
5 л. ЭК |
|
0 |
Образцы акций |
Постоянно |
|
|
Обращения граждан; документы (справки, записки, сводки, переписка) по их рассмотрению |
Постоянно |
|
|
Отчеты о встречах (переговорах) |
Постоянно |
|
|
Отчеты о пожарах |
5 л. ЭК |
|
|
Отчеты о финансовой деятельности общественных организаций |
Постоянно |
|
|
Отчеты об остатках, поступлении, расходе сырья и материалов |
5л. ЭК |
|
П |
Паспорта зданий и оборудования |
Постоянно |
|
|
Передаточные, разделительные и ликвидационные балансы |
Постоянно |
|
|
Переписка о благотворительной деятельности |
5 л. ЭК |
|
|
Переписка по существенным конфликтам, спорам, претензиям |
Постоянно |
|
|
Перечень сведений, составляющих "коммерческую тайну" организации |
Постоянно |
|
|
Планы экономического и социального развития организации |
Постоянно |
|
|
Положения о высших, коллегиальных исполнительных и контрольных органах организации, о структурных частях и подразделениях организации |
Постоянно |
|
|
Положения о распределении акций, о долевой собственности |
Постоянно |
|
|
Положения о филиалах, представительствах, дочерних обществах; изменения и дополнения к ним |
Постоянно |
|
|
Положения об оплате труда, премировании; документы (справки, расчеты, предложения обоснования, докладные записки) по их разработке |
Постоянно |
|
|
Правила внутреннего распорядка |
Постоянно |
|
|
Правила, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные организацией |
Постоянно |
|
|
Предложения (письма), представляемые органами управления организации в государственные органы, муниципальные образования и органы местного самоуправления |
Постоянно |
|
|
Предложения, заявления и жалобы граждан |
5 л. ЭК |
|
|
Прейскуранты, ценники, тарифы, разработанные организацией |
Постоянно |
|
|
Приемо-сдаточные, передаточные акты |
Постоянно |
|
|
Приказы, распоряжения руководителя предприятия по основной деятельности, кадрам и административно-хозяйственным вопросам |
Постоянно |
|
|
Программы маркетинговых исследований |
Постоянно |
|
|
Проекты уставов, положений, инструкций, правил, рекомендаций, договоров, штатных расписаний; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, заключения, переписка) по их разработке |
Зг. ЭК |
|
|
Проспект эмиссии акций |
Постоянно |
|
|
Протоколы разногласий по договорам о поставках |
Постоянно |
|
|
Протоколы ревизионных комиссий |
10 л. ЭК |
|
|
Протоколы, постановления квалификационных и аттестатных комиссий |
15 л. ЭК |
|
|
Протоколы, решения общего собрания трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков, совета арендаторов, правления, совета директоров, дирекции, наблюдательного совета |
Постоянно |
|
|
Протоколы, стенограммы встреч (переговоров) |
Постоянно |
|
р |
Реестр акционеров, список пайщиков |
Постоянно |
|
|
Рекомендации, психофизические нормы диагностики профессиональной пригодности, перечни профессий, применяемые в организации |
10 л. ЭК |
|
с |
Сведения о кандидатах в совет директоров, дирекцию, набпюдательный, попечительский советы, ревизионную комиссию |
Постоянно |
|
|
Сведения об участии организации как учредителя в других организациях |
Постоянно |
|
|
Свидетельства о праве собственности на землю, здания, имущество |
Постоянно |
|
|
Свидетельство о регистрации организации |
Постоянно |
|
|
Сметы, лимиты, экономические нормативы |
Постоянно |
|
|
Списки: штатно-списочный состав работников; членов руководящих и исполнительных органов; ветеранов Великой Отечественной войны |
75 л. ЭК |
|
|
Список лиц, имеющих право на получение дивидендов |
Постоянно |
|
У |
Указания, задания, инструкции, рекомендации организации своим представителям |
Постоянно |
|
|
Устав предприятия, учредительный договор и другие учредительные документы, изменения и дополнения к ним |
Постоянно |
|
|
Учебные планы, программы, разработанные организацией |
Постоянно |
|
ф |
Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры, разработанные организацией |
Постоянно |
|
ц |
Целевые программы информатизации организации |
Постоянно |
|
Ш |
Штатные расписания |
75л. |
1 ЭК - отметка ЭК означает, что срок хранения документов может быть увеличен по решению экспертной комиссии предприятия.