Добавил:
Studfiles2 Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
23
Добавлен:
01.05.2014
Размер:
178.69 Кб
Скачать

ТЕХНОЛОГИИ СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Эффективность работы с управленческими документами на предприятии находится в прямой зависимости от уровня организации и качества работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Основное назначение службы ДОУ- организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению фирмы.

Служба ДОУ предприятия должна обеспечивать:

  • единый порядок документирования и организации работы с документами;

  • внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;

  • разработку, внедрение и ведение Табеля унифицированных форм документов предприятия;

  • проектирование бланков организационно-распорядительных документов;

  • контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

  • диктофонную запись, стенографирование, машинописное изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

  • экспедиционную обработку и доставку документов;

  • своевременное рассмотрение поступивших документов и подготовку их к докладу руководству;

  • регистрацию документов и их учет;

  • создание и ведение информационно-поисковых систем по документам;

  • выпуск распорядительных документов руководства предприятия;

  • контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки, информирование руководства по этим вопросам;

  • подсчет, анализ, сокращение объема документооборота и количества форм документов;

  • разработку номенклатуры дел предприятия;

  • контроль за работой с документами в структурных подразделениях, пра­вильностью формирования и оформления дел, выдачей дел для использования;

  • оперативное и архивное хранение документов;

  • организацию работы архива предприятия;

  • организацию работы по обращениям граждан;

  • секретарское обслуживание руководства предприятия;

  • рациональную организацию рабочих мест делопроизводственного персонала;

  • разработку (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;

  • проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы;

  • повышение квалификации делопроизводственного персонала.

Службе ДОУ предоставляется право:

  • проводить проверки состояния документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и требовать от руководителей подразделений выполнения установленных на предприятии правил работы с документами;

  • запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы;

  • привлекать в установленном порядке специалистов структурных подраз­делений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

  • возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

  • участвовать в обсуждении с руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

  • вносить предложения руководству о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

  • разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкций ее работникам и др.

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения,подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

В качестве службы ДОУ на предприятиях распространены канцелярии.

Но сегодня вместо канцелярий создаются отделы документационного обеспечения управления (ОДОУ), более приспособленные для работы с применением вычислительной и организационной техники.

На малых предприятияхс небольшим объемом документооборота целесо­образно вместо создания ОДОУ поручить работу по документационному обеспечению секретарю руководителя или другому специально назначенному лицу.

Построение службы ДОУ зависит от многих факторов, в том числе от назначения и структуры предприятия, численности его работников, объема документооборота по каждой делопроизводственной функции.

В состав службыследует включать участки, осуществляющие экспедиционную обработку и доставку документов, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, машинописные и копировально-множительные работы, секретариат, исполнителя, занятого внедрением технических средств.

В структурных подразделенияхответственностьза организацию документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и порядка в этой сфере возлагаетсяна их руководителей. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за делопроизводство подразделения (при отсутствии секретаря).

Работаслужбы ДОУрегламентируется положением о ней,утвержденным руководителем предприятия.

В положение рекомендуется включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

Структура службы ДОУ закрепляется в организационной схеме.

Каждое государственное предприятие разрабатывает Инструкциюпо документационному обеспечению управления (делопроизводству) - нормативно-методический документ, которым при работе с управленческой документацией должны руководствоваться служба ДОУ, структурные подразделения.

Инструкцию следует создаватьна основе соответствующих межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных актов с учетом специфики конкретного предприятия. Утверждает Инструкцию руководитель предприятия.

Положения Инструкции могут дополняться и детализироваться в рекомендациях, памятках, перечнях, классификаторах и других методических документах.

Деятельность работников службы ДОУи лиц, назначенных ответственными за делопроизводство, за архив,регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда.

Должностные инструкцииработникам службы ДОУ разрабатывает и под­писывает руководитель службы, утверждает - руководитель предприятия. Должностная инструкция состоит из разделов: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности).

Рабочие места службы ДОУ оснащаются средствами оргтехникидля:

  • составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, системы обработки текста, диктофоны, авторучки и др.);

  • копирования и оперативного размножения документов;

  • обработки документов (конвертовскрыватели, сшиватели документов, электрифицированные дыроколы, электрифицированные штемпелевальные аппараты, машины для уничтожения бумаг, конвертозаклеивающие машины, ламинаторы, адресовальные машины, маркировальные машины и др.);

  • хранения документов и их транспортирования между служебными поме­щениями (картотечные устройства, специализированные шкафы, стеллажи, лотки и папки для документов, сейфы, тележки и др.);

  • административно-управленческой связи (телефонные аппараты, факсы, переговорные устройства др.).

Работники службы ДОУдолжны быть обеспечены необходимымиспра­вочными материалами и пособиями.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Деятельность предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

Состав документов предприятияопределяется его компетенцией, кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с вышестоящими органами, сторонними организациями, зарубежными парт­нерами.

В процессе документирования управленческой деятельности создаются различные комплексы управленческой документации: организационно-рас­порядительная, банковская, внешнеторговая, по труду и др.

Особое место среди управленческих документов занимает наиболее многочисленная организационно-распорядительная документация, которая применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности предприятия.

Создание предприятиясопровождается подготовкой устава и других уч­редительных документов.

Назначение и структура подразделений, должностные обязанности работ­ников закрепляются в положениях, должностных инструкциях и т. д.

Принятие управленческих решенийсопровождается изданием распоря­дительных документов.

Предприятие издает следующие распорядительные документы: приказы, указания, инструкции, иные акты в соответствии со своей компетенцией.

Приказыиздаются по основным вопросам деятельности предприятия и по личному составу, указания - по оперативным вопросам и для организации исполнения приказов.

Приказыиздает руководитель предприятия или по его поручению - заме­ститель руководителя предприятия.

Указания и инструкциипо предприятию издает руководитель предприятия и его заместители, по структурным подразделениям - руководители структурных подразделений.

Распорядительный документ может быть отменен(изменен) распоряди­тельным документом издавшего его руководителя или вышестоящей организации (руководителя). Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими властными органами.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компе­тенцию предприятия и государственных органов, создаются совместные распорядительные документы.

Совместные распорядительные документыпредприятия и других органов и организаций, издающих одинаковые по форме распорядительные документы, издаются в соответствующей форме (приказ, указание, инструкция). Совместные распорядительные документы предприятия и органов, полномочных издавать иные по форме распорядительные документы (постановления, распоряжения, решения) издаются в форме "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа как на предприятии, так и в органе, совместно с которым создан документ.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях колле­гиальных органов, совещаниях, собраниях фиксируются в протоколах.

Взаимоотношения с деловыми партнерамирегулируются с помощьюдо­говорови других документов, используемых в совместной работе.

Для осуществления оперативных связейпредприятие подготавливаетписьмав вышестоящие и другие организации (учреждения, предприятия) и отдельным гражданам. Структурным подразделениям право подготовки писем от своего имени предоставляется распорядительным документом вышестоящего руководителя или положением о подразделении.

Письма, как правило, следует составлять в тех случаях, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией. Переписка между структурными подразделениями предприятия не рекомендуется.

При необходимости срочной передачи информации составляются теле­граммы и телефонограммы.

Кроме перечисленных, на предприятии создаются и многие другие орга­низационно-распорядительные документы, перечень которых закрепляется в классификаторе видов документов и табеле унифицированных форм документов(акты, представления, докладные записки, объяснительные записки, справки, штатные расписания и др.).

Табель унифицированных форм документов

Одним из условий упорядочения состава документации предприятия является разработка и применение Табеля унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документовпредставляет собой перечень управленческих документов, разрешенных к применению на предприятии.

Табель- это средство унификации состава документов и формализации технологии работы с ними.Основное его назначение:

установление состава документов предприятия по функциям управления (направлениям деятельности) или структурным подразделениям;

исключение дублирования информации в различных формах документов;

доведение до необходимого минимума количества управленческих доку­ментов;

классификация документов предприятия для последующей организации информационно-справочного аппарата.

Утверждает Табель руководительпредприятия. Ведение Табеля, внесение изменений, контроль за применением осуществляет служба ДОУ предприятия.

Примерная форма Табеляунифицированных форм документов приведена в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (приложение 1).

Организация работы с документами

Документирование управленческой деятельностизаключается в фиксации на бумаге или других носителях информации по установленным правилам управленческих действий, т. е. в создании управленческих документов.

Организация работы с документами— это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с документамиопределяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:поступающие(входящие) документы,отправляемые(исходящие) документы ивнутренниедокументы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

При создании и оформлении управленческих документовнеобходимо со­блюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность их обработки с применением ПК

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций

Требования к оформлению документоврегламентируются действующими стандартами на управленческую документацию, инструкциями по документационному обеспечению управления. Табелем форм документов, другими распорядительными и нормативными документами, содержащими правила документирования.

Документы должны, как правило,оформляться на бланках, иметь уста­новленный нормативными документами комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные внутренние документыпредприятия (докладные и объясни­тельные записки, справки и т. п.), а также документы, выпускаемые пред­приятием совместно с другими организациями и предприятиями, оформля­ются на листах бумаги форматов А4 и А5. Оформление документов на листах бумаги должно производиться аналогично оформлению на бланках.

Регистрацияпроводится для всех групп документов, прежде всего, для входящих. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документовохватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1-3 лет и определение дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

Основу правильной организации работы с документамисоставляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводствуразрабатывается для установления иного порядка составления документов и организации работы с ними предприятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с документами.

Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы

- первичную обработка;

- предварительное рассмотрение, “фильтрация”, разметка;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивка документов в дела.

1. Первичная обработка входящих документовзаключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично" ("Privatе"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

2. Предварительное рассмотрение входящих документовпроводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или исполнителям.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц,которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т. п.

При наличии в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки услов­ных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных под­разделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскла­дываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме доку­ментов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов(предыдущей переписки, контрактов, нор­мативных документов и т. д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотренияпередаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

3. Регистрация документазапись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс - листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой "лично," программы конференций, совещаний и т. п.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью пер­сонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Система регистрации на ПК может быть создана в сре­де систем управления базами данных (Access), с помощью электронных таблиц (Ехсе1,Lotus) изWindows95 и другими программными средствами.

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.

4. Передача документа для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить ис­полнителя, дать указания по исполнению доку­мента и установить сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюциина самом до­кументе. Некоторые программные продукты имеют шаблоны стандарт­ных резолюций, в которых необходимо проставить только исполнителя и срок исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.

Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполни­телей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

Руководитель рассматривает документы в день их поступленияи в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращает секретарю-референту.

Стремление отдельных руководителей иметь собственный "архив", состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретарю-референту.

5. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под распискув журнале регистрации входящих докумен­тов с проставлением исполнителем даты получения.Перемещение до­кументов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограничения доступа.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входя­щий документ и передает копии исполнителям.

6. Контроль за исполнением.Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.

Основная цель контроля — обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "заголовок".Затем в регист­рационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале иди записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

Для ведения контрольных операций можно использовать персональ­ный компьютер. Ряд программ (Lotus Organizer, Schedule+, Outlookи др.) предостав­ляют секретарю возможность вести рабочий календарь-ежедневник с помощью ПК. Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполнения документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо). В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним кон­трольных операций. ПК не только будет давать предварительные напо­минания секретарю, но и сможет передавать их на компьютер исполнителя.

Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверкуи получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ ис­полнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экс­тренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения мо­жет производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненными снимается с контроля руководи­телем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на са­мом документе (реквизит "отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Контроль исполнения документовкак составная часть делопроиз­водства и контроль исполнения как функция управления в ряде фирм совмещены. Высокая исполнительская дисциплина и ответственность работников предприятия, единство исполнителей в достижении постав­ленных целей ("единство команды") и другие факторы, влияющие на результативность работы, могут вообще привести к исключению кон­троля за исполнением документов в фирме.