8. После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела. Технология обработки входящих документов

Телеграммы и срочные документыподлежат обработке в первую очередь. Текст срочных телеграмм при невозможности немедленной доставки сообщается адресату по местному телефону сразу же по получении.

При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и целостность упаковки.

Заказная и ценная корреспонденция фиксируется в реестровых описях.

Периодические издания и невскрываемаякорреспонденция после сортировки доставляются по назначению. (Не подлежит вскрытию в службе ДОУ корреспонденция, адресованная общественным организациям, присланная из медицинских учреждений и адресованная медсанчасти, а также с отметкой "Лично").

При поступлении документов на машинных носителяхв службе ДОУ обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются в структурное подразделение.

При вскрытии конвертов (упаковок) проверяются комплектность документов и их целостность, сверяются номера вложенных документов с номерами, указанными на конвертах (упаковках), проверяется наличие на документах обратного адреса. Конверты (упаковки) после их вскрытия подлежат уничтожению. В порядке исключения конверты (упаковки) не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, при получении доплатных документов. Следует сохранять оболочки (адресные ярлыки) конвертов (упаковок), присланных наложенным платежом.

Если документ повторный, на нем карандашом делают соответствующую отметку (в правом углу верхнего поля на лицевой стороне первого листа документа).

Регистрационный номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа полученного документа.

На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, проставляется штамп "Подлежит возврату".

Документы, адресованные предприятию без указания конкретного структурного подразделения или должностного лица. подлежат предварительному рассмотрению руководителем службы ДОУ или по его поручению другим компетентным работником службы.

В процессе предварительного рассмотрения устанавливается, подлежат ли документы передаче руководству или их следует направить подразделениям.

Руководству предприятия следует направлять документы, поступившие из вышестоящих органов, редакций газет, радио, телевидения, от депутатов, другие документы, содержащие информацию по основным вопросам деятельности предприятия и требующие решения руководства, повторные письма.

Структурным подразделениям в соответствии с их функциями и компе­тенцией направляют инициативные документы в тех случаях, когда их исполнение возможно без решения руководства предприятия.

Ответные письма, как правило, направляют структурным подразделениям, подготовившим запрос. Исключение представляют письма-ответы, в которых содержится оценка выполненной подразделением работы. Такие письма следует направлять руководству предприятия.

В экстренных случаях с документами, подлежащими рассмотрению руко­водством предприятия, структурные подразделения могут быть ознакомлены до их передачи руководству (например, при длительном отсутствии руководителя, к чьей компетенции относится документ).

Документы, исполняющиеся несколькими структурными подразделениями, рекомендуется в целях ускорения исполнения передавать им одновременно.Подлинный экземпляр документа передается ответственному исполнителю. Остальным исполнителям передаются копии, изготовленные в службе ДОУ. Необходимость размножения документов и количество копий определяются работни­ком службы ДОУ.

Экспедиционная обработка поступивших документов, их передача руко­водству и на исполнение должны осуществляться в день поступления коррес­понденции в службу ДОУ.

Документы, исполнение которых не является компетенцией предприятия, следует направлять по назначению или возвращать отправителю.

Неправильно оформленные документы, исключающие возможность их исполнения (отсутствие печати, подписи, грифа утверждения и т. п.), возвращаются отправителю с указанием причин.