Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
170
Добавлен:
01.05.2014
Размер:
178.69 Кб
Скачать

Учет количества документов

Количество документов подсчитывают по регистрационным формамв местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступающие, отправляемые, внутренние документы учитываются раз­дельно по категориям. В каждой из указанных категорий раздельно учитываются отдельные группы документов (распорядительные, переписка, финансовые, статистические, договорные и др.). Самостоятельно учитываются предложения, заявления, жалобы граждан.

Количество внутренних регистрируемых документов устанавливается на основе данных регистрации, а нерегистрируемых - путем просмотра дел.

Осуществляется полный и выборочный учет количества документов.

Структурные подразделенияв установленные сроки должны представлять в службу ДОУсводки о результатах учета.По каждой группе указывается количество документов и их тираж; цифры проставляют через косую черту или в отдельных графах.

Результаты учетаобобщаются службой ДОУ и представляются руковод­ству для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Регистрация и индексация документов

Регистрация документов проводится на предприятии в целях обеспечения их повседневного учета, оперативного поиска документной информации, контроля исполнения заданий и поручений. Она предусматривает фиксацию факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью сведений о документе в регистрационной форме.

Существуют несколько систем регистрации документов: централизо­ванная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных опе­раций в одном месте (экспедиции, канцелярии) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешаннаясистема, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

  • входящие документы;

  • исходящие документы;

  • внутренние документы;

  • контракты коммерческие;

  • документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01).

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера (индексы).

Индекссоздаваемых предприятием и получаемых документов состоит из:

  • порядкового номера с начала года в пределах регистрируемого массива документов,

  • условного обозначения структурного подразделения, исполнителя, затрагиваемого вопроса, вида документа, корреспондента,

  • номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

Элементы индексаразделяются, например: 347/15-46/06 (347- порядковый номер документа в пределах массива поступивших писем, 15-46 -индекс дела по номенклатуре дел, 06 - код по классификатору.

На документах, составленных совместно с другими предприятиями (уч­реждениями, организациями), регистрационные индексы проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе, слева направо, на­пример, индекс совместного распорядительного документа: 724/156/94.

Индекс распорядительного документа, протокола, акта, докладной записки в традиционных условиях состоит только из порядкового номера в пределах регистрируемой группы документов,

В приказах по личному составу после индекса через тире проставляется строчная буква "к", например: 76-к.

Перед номерами предложений, заявлений, жалоб граждан в обязательном порядке указывается прописная начальная буква фамилии заявителя (через тире), например: Л-126/014.

При указании порядковых номеров в индексах рекомендуется использовать нумерационный бланк - "шахматку".

Коды в индексах проставляются на основе классификаторов, разработанных предприятием или вышестоящими организациями.

Для кодирования стран мира, продукции, валют, услуг следует пользоваться международными классификаторами.

Эффективность принятой системы индексациив значительной сте­пени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности применяются регистрационные журна­лы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов.

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

Индекс (№) док-та

Дата документа

Исходящий №

Краткое содержание (заголовок)

Исполнитель

Подпись исполнителя

Срок исполнения

Примечание

121/1-3/17

18.12.98

1-2/82

Дата поступления документа 21.12.98

О сокращении поставок ТНП

Сергеев

….

Сергеев…..

27.12.98….

.

ЖУРНАЛ

регистрации исходящих документов

№№ п/п п/л

Адресат (кому)

Краткое содержание (заголовок)

Исполнитель

№ дела

Примечание

152/2-7

153

ЗАО "Пилот"

21.12.98

0 предоплате по контракту №28/117 от 20.12.98

Разин.

4-7

ЖУРНАЛ №3

Регистрации внутренних документов

п/п, индекс

Дата документа

Кто

подписал

Краткое содержание (заголовок)

Отметка об исполнении

1

2

2

3

4

1

10.12.98

Разин А.В.

О реорганизации отдела маркетинга

Исполнено 14.12.98

171/1-3

___”___

___”___

___”___

___”___

дела

Примечание

5

6

4-7

___”___

___”___

___”___

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируются отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы, Для внутренних документов обычно применяются простая порядковая нумерация, например; приказ №5, протокол №3 и т.п.

При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей.

Журналы включают следующие графы:

  • номер документа;

  • дата документа;

  • автор документа (внешняя организация) - для входящих документов;

  • адресат (корреспондент) - для исходящих документов;

  • количество листов документа;

  • резолюция;

  • исполнитель;

  • подпись исполнителя;

  • срок исполнения;

  • отметка об исполнении;

  • номер дела.

Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмот­рению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

Централизованной регистрации в службе ДОУ подлежат: распорядительные документы, подписанные руководителем предприятия; документы, поступившие из вышестоящих организаций и направляемые им; другие документы, относящиеся к компетенции руководства предприятия.

Документы, относящиеся к компетенции структурных подразделений, регистрируются децентрализованно в местах их создания и исполнения. Например: документация по коммерческим вопросам - в коммерческом отделе.

Конкретный перечень документов, подлежащих регистрации на предприятии. разрабатывается службой ДОУ. Может быть разработан перечень основных документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (приложе­ние 5). Перечни включаются в инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Документы регистрируются на предприятии один раз - поступившие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

В службе ДОУ поступившие документы регистрируют до передачи их на рассмотрение руководству предприятия.

Регистрация документов производится в пределах определенных масси­вов в зависимости от вида документов, автора, содержания и других признаков. Например: отдельно регистрируют приказы руководителя предприятия по основной деятельности, приказы по кадрам, заявки на материально-тех­ническое снабжение, обращения граждан и др.

Установлен обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа; дата поступления; индекс поступления; заголовок к тексту документа; резолюция руководителя; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. При необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен.

Порядок расположения реквизитов регистрации устанавливается предприятием.

Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.