- •Технологии современного делопроизводства организация службы документационного обеспечения управления
- •Документирование управленческой деятельности
- •Табель унифицированных форм документов
- •Организация работы с документами
- •Обработка поступающих документов
- •8. После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела. Технология обработки входящих документов
- •Обработка отправляемых документов
- •Порядок работы с внутренними документами
- •Технология работы
- •Доставка документов
- •Учет количества документов
- •Регистрация и индексация документов
- •Исполнение документов в структурных подразделениях
- •Сроки исполнения документов
- •Организация оперативного контроля исполнения
Исполнение документов в структурных подразделениях
Направленные на исполнение документы принимает, учитывает, передает руководителю структурного подразделения на рассмотрение секретарь (ответственный за делопроизводство) подразделения.
Зарегистрированные документы повторно не регистрируются.
Секретарь обеспечивает своевременное прохождение документов, контроль сроков исполнения, информирует руководство подразделения о задержках исполнения.
В обязанности руководителя структурного подразделения входит:
оперативное рассмотрение и распределение документов по исполнителям с учетом резолюции вышестоящего руководителя, трудоемкости выполнения задания, функциональных обязанностей, квалификации, загрузки сотрудников;
доведение документов до исполнителей в кратчайшие сроки;
контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
К исполнителю документы должны поступать в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, как правило, в день их регистрации.
В исключительных случаях - не позднее следующего рабочего дня. Срочные документы передаются немедленно.
Исполнитель знакомится с документами в день их передачи на исполнение.
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку и оформление проекта документа, согласование, представление на подпись (утверждение) в установленном порядке, подготовку к отправке.
Если вопрос решается оперативно без составления ответного документа (по телефону, лично), исполнитель на полученном документе проставляет отметку об исполнении и направлении документа в дело, например: "Вопрос решен с главным энергетиком О.Л.Соловьевым по телефону 184-14-22. В работе семинара примет участие его заместитель В. Н. Рокшин. В дело № 12-23 07.03.99 (подпись исполнителя).
При необходимости исполнитель делает на документе дополнительные отметки: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа на предприятие и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (телефонные переговоры, запрос сведений и т. п.). Дополнительные отметки размещаются на свободных от текста местах.
В том случае, если исполнение документируется, исполнитель готовит проект документа, учитывая ранее изданные по этому вопросу документы, если они имеются, и действующие нормативные акты.
В ходе исполнения документа исполнитель имеет право пользоваться автоматизированными базами данных и справочно-информационным фондом предприятия, средствами оргтехники; предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные возможности выполнения задания.
Оформление документа должно осуществляться исполнителем в соответствии с Табелем унифицированных форм документов, инструкцией по доку-ментационному обеспечению управления (делопроизводству). Необходимо использовать унифицированные тексты документов.
Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с нормативными требованиями, исполнитель согласовывает в установленном порядке с заинтересованными структурными подразделениями и, если это требуется, с организациями и предприятиями.
После согласования проект документа передается через секретаря на подпись, а затем на регистрацию и отправку.
Тираж документа определяется исполнителем.
Если документ рассылается более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.
Перед отправкой документа исполнитель должен сделать карандашом на его копии отметку о категории почтового отправления (заказное, ценное, авиа, бандероль). Передается документ на отправку в незаконвертованном виде.
Если отправляется машиночитаемый документ, исполнитель оформляет к нему сопроводительное письмо.
Индекс дела, в которое следует поместить исполненный документ, исполнитель определяет по номенклатуре дел. Отметка об исполнении и направлении документа в дело проставляется им на экземпляре документа, содержащем визы (грифы) согласования,
Исполнитель несет ответственностьза полноту, достоверность, своевременность сообщаемой информации, за соблюдение требований исполнительской дисциплины.
Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель, указанный в резолюции или распорядительном документе первым, имеет право созыва остальных исполнителей.
Ответственность в этом случае распределяется следующим образом:
исполнители, ответственные за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (справок, сведений, фрагментов итогового документа);
ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа, правильность его оформления и своевременность представления на подпись.