Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
170
Добавлен:
01.05.2014
Размер:
178.69 Кб
Скачать

Табель унифицированных форм документов

Одним из условий упорядочения состава документации предприятия является разработка и применение Табеля унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документов представляет собой перечень управленческих документов, разрешенных к применению на предприятии.

Табель - это средство унификации состава документов и формализации технологии работы с ними. Основное его назначение:

установление состава документов предприятия по функциям управления (направлениям деятельности) или структурным подразделениям;

исключение дублирования информации в различных формах документов;

доведение до необходимого минимума количества управленческих доку­ментов;

классификация документов предприятия для последующей организации информационно-справочного аппарата.

Утверждает Табель руководитель предприятия. Ведение Табеля, внесение изменений, контроль за применением осуществляет служба ДОУ предприятия.

Примерная форма Табеля унифицированных форм документов приведена в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (приложение 1).

Организация работы с документами

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях информации по установленным правилам управленческих действий, т. е. в создании управленческих документов.

Организация работы с документами— это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с документамиопределяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

При создании и оформлении управленческих документовнеобходимо со­блюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность их обработки с применением ПК

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций

Требования к оформлению документов регламентируются действующими стандартами на управленческую документацию, инструкциями по документационному обеспечению управления. Табелем форм документов, другими распорядительными и нормативными документами, содержащими правила документирования.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках, иметь уста­новленный нормативными документами комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные внутренние документы предприятия (докладные и объясни­тельные записки, справки и т. п.), а также документы, выпускаемые пред­приятием совместно с другими организациями и предприятиями, оформля­ются на листах бумаги форматов А4 и А5. Оформление документов на листах бумаги должно производиться аналогично оформлению на бланках.

Регистрация проводится для всех групп документов, прежде всего, для входящих. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1-3 лет и определение дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления иного порядка составления документов и организации работы с ними предприятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с документами.