- •Документы, входящие в состав дела организации основные документы предприятия
- •Составление номенклатуры дел
- •Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
- •Разработка номенклатуры дел предприятия
- •Содержательная часть
- •Состав заголовка дела образует следующие элементы:
- •Формирование и оформление дел
- •Основные документы предприятия
- •Оформление дел
- •Оформление обложки скоросшивателя:
- •Дело № 1-7
- •Оперативное хранение документов и дел
- •Подготовка документов к передаче на архивное хранение
- •Сроки хранения документов
- •Экспертиза ценности документов
- •Ооо “марвол”
- •Прием-передача дел в архив
- •Памятка руководителям по оформлению документов
- •Подпись
- •Согласование документов
- •Утверждение документов
- •Резолюция
- •Проставление печати
- •Перечень документов, на которых ставится печать
- •20. Письма-ответы на запросы структурных подразделений
Документы, входящие в состав дела организации основные документы предприятия
Примерное разделение документов коммерческого предприятия на группы дел:
Устав и другие учредительные документы
Контракты коммерческие
Приказы по основной деятельности
Протоколы Совета директоров
Протоколы общих собраний администраторов
Нормативные акты государственных органов
Приказы по л/с
Инструкции по производственной деятельности
Инструкции должностные
Перечни дел, типовых форм и т.д.
Акты, справки, докладные и объяснительные записки
Доверенности
Соглашения
Распоряжения и решения
Входящие письма, факсы, телефонограммы
Исходящие письма, факсы, телефонограммы
Контракты трудовые
Личные карточки ф. Т-2
Обращения и жалобы клиентов
Составление номенклатуры дел
Основным видом работы,обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.
Формирование делосуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленнойноменклатуре.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется для обоснованного распределения документов, правильного формирования и учета дел, обеспечения поиска документов по их виду и содержанию, определению сроков их хранения.
Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковых систем.
Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
Разработка номенклатуры дел структурного подразделения является начальным этапом создания номенклатуры дел предприятия.
Ответственность за своевременную и качественную разработку номенклатуры дел несет руководитель структурного подразделения.
Оформление номенклатуры дел возлагается на секретаря подразделения. К разработке номенклатуры дел привлекаются руководителя структурных звеньев подразделения, специалисты, хорошо знающие документацию на закрепленных за ними участках.
Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава, содержания, количества документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, а также его взаимосвязей. В этих целях надлежит использовать положение о подразделении, штатное расписание, планы и отчеты о работе, номенклатуры дел и описи дел за прошлые годы, перечень постоянных корреспондентов, классификаторы, справочные картотеки.
Разработка номенклатуры дел предприятия
Номенклатура дел предприятия составляетсяслужбой ДОУ на основе обработанных и отредактированных номенклатур дел структурных подразделений.
Составление номенклатуры дел предприятия на предстоящий календарный год осуществляется в последнем квартале предшествующего года.
При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанно сроков хранения.
Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В номенклатуру дел включаютсявсе дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.
Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст(содержательная часть), подпись, гриф согласования.
Номенклатура дел кадровой службы является выпиской из номенклатуры дел предприятия, подписывается руководителем этой службы и не содержит грифа утверждения
В течение года в номенклатуру дел предприятия вносятся сведения о заведении новых дел и др. По окончании года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме, установленной архивными органами. Итоговая запись номенклатуры дел предприятия составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.
Утвержденная номенклатура дел предприятия может вводиться в память ЭВМ и храниться на машинных носителях.