Технология работы

Телефонограммы, подписанные руководителями, передаются адресатам секретарями этих руководителей (ответственными за делопроизводство).

Документы, предназначенные для отправки, принимаются службой ДОУ полностью оформленными, в незаконвертованном виде, с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

Заказной почтой рекомендуется отправлять: документы, связанные с до­говорами, фондами, поставками; документы, направляемые на согласование: документы с грифом ограничения доступа; претензии; письма-соглашения; ответы на обращения граждан и некоторые другие по разрешению руководства.

Перед подготовкой к отправке служба ДОУ проверяет правильность адресования документов, наличие подписи, приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

После проверкидокументы вкладывают в конверты или упаковывают в паке

ты. Несколько отправлений, адресуемых одному получателю, помещают в один конверт (пакет), на котором проставляют номера всех документов.

На заказную корреспонденцию оформляется опись рассылки, в которой работник службы ДОУ указывает дату отправки и свою фамилию.

Поступившие в службы ДОУ документы должны обрабатываться и от­правляться в день их поступления или не позднее следующего дня (если они поступили после 15 часов),

Доставка документов

Документы должны доставляться службой ДОУ. Практикуемая некото­рыми предприятиями доставка документов внутри предприятия сотрудниками структурных подразделений не экономична, приводит к непроизводительным затратам рабочего времени и дезорганизует работу службы ДОУ.

Централизованная доставка документов службой ДОУ включает:

получение корреспонденции в почтовых отделениях связи и доставку ее на предприятие;

доставку корреспонденции из службы ДОУ в подразделения и из подраз­делений в службу ДОУ;

доставку корреспонденции из службы ДОУ в почтовые отделения связи.

Внешняя доставка(в территориально удаленные структурные подразделения, почтовые отделения связи)осуществляется, как правило, курьером.

Целесообразно доставлять документы не менее двух раз в день.

Секретари (ответственные за делопроизводство) подразделений обязаны подготавливать документы за 15-20 минут до прибытия курьера.

Через курьеров пересылаются все виды управленческой документации, информационные издания и издания периодической печати. Исключение представляют денежные и особо ценные кадровые документы (дипломы, трудовые книжки и т. п.), рабочие наряды, крупногабаритные упаковки.

Доставляемые документыупаковывают в специальные папки, при необ­ходимости - в баулы, мешки. Документацию, превышающую габариты почтовой папки, упаковывают в пакеты, не превышающие 290х390х390 мм. Вес пакета должен быть в пределах 2 кг. Оригиналы чертежей доставляют в футлярах. На пакетах и футлярах проставляют адрес доставки.

К упакованной соответствующим образом документации, предназначенной к доставке на автомашине, прилагается сопроводительный лист.

Прием и передача документов в структурных подразделениях осуществ­ляются через секретарей (ответственных за делопроизводство) без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационно-контрольной карточке, если документ зарегистрирован.

Исключение представляют распорядительные документы и документы с грифом ограничения доступа к ним. Эти документы передаются с дополнительным экземпляром карточки, которая после расписки в ней получателя возвращается курьером в службу ДОУ.