Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
170
Добавлен:
01.05.2014
Размер:
178.69 Кб
Скачать

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из сроков, установленных законодательством или юридическим лицом, направившим документ.

Конечная дата исполненияуказывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Если срок исполнения документа не указан, он должен бытьисполнен не более, чем в месячный срок.

Исчисление сроков исполнения производится в календарных днях: для поступивших документов - с даты поступления, для всех других документов - с даты подписания (утверждения).

В тех случаях, когда в документах срок исполнения указан не датой, а временным периодом (год, квартал, месяц, декада), временем исполнения документа является последний календарный день этого периода.

При наличии в одном документе разных сроков исполнения по отдельным пунктам (подпунктам), сроком исполнения документа является наиболее поздний.

При нескольких исполнителях срок исполнения относится только к ответ­ственному исполнителю.

Соисполнителям сроки исполнения устанавливает ответственный исполнитель, исходя из объема работ по заданию (поручению) и распределению работ между ними.

Изменение срока исполненияосуществляется лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, обоснованных исполнителем не позднее, чем за 2-3 дня до истечения первоначального срока. В процессе переноса срока исполнения руководитель оформляет свое решение в форме резолюции на докладной записке исполнителя (если она имеется) или на исполняемом документе (при устном докладе). Указываются новый срок, дата изменения, проставляется подпись руководителя.

В случае необходимости изменения сроков исполнения, установленных в документах вышестоящих и других организаций и предприятий, следует направить письменный или телеграфный запрос отправителю за подписью руководителя предприятия или его заместителя. Сроки исполнения по таким документам считаются измененными только после получения телеграфного или письменного ответа организации - автора о согласии на перенос срока.

Приостанавливать исполнение документов либо отменять их имеют право вышестоящая организация, организация - авторы или органы госнадзора.

Организация оперативного контроля исполнения

Контроль исполнения документов включает:

  • постановку документов на контроль;

  • проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

  • предварительную проверку, выявление случаев наметившегося отставания, регулирование хода исполнения;

  • учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения;

  • информирование руководства о ходе и результатах исполнения;

  • обеспечение гласности результатов контроля.

Постановка на контроль поступивших документов выполняется ру­ководителями при проставлении резолюций на документах в процессе их рассмотрения.

Руководитель нижестоящего уровня вправе поставить на контроль посту­пившие документы, если этого не сделал вышестоящий руководитель.

Постановка на контроль отправляемых и внутренних документов осуще­ствляется путем указания необходимых сведений в тексте документа.

Отметка о контроле указывается на документе в виде условного обозначения (буква "к") на левом поле лицевой стороны документа, напротив реквизита "заголовок к тексту".

В процессе контроля службой ДОУ выполняются следующие операции:

  • формирование картотеки контролируемых документов;

  • направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель,

  • выяснение в структурном подразделении имени, отчества, телефона исполнителя;

  • напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

  • получение информации о ходе и результатах испол­нения;

  • запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

  • регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

  • сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях;

  • снятие документов с контроля по указанию руководителей.

Предупредительный контроль служба ДОУ осуществляет посредством ежедневного просмотра соответствующих ячеек контрольной картотеки, связи по телефону (лично) с ответственными исполнителями и получении от них информации о состоянии исполнения контролируемых заданий (поручений) на день проверки.

Задания текущего месяца проверяются каждые десять дней и за пять дней до истечения срока; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания последующих лет - не реже одного раза в год.

При корректировке сроков исполнения карточки перемещаются в ячейки картотеки, соответствующие новым срокам. Сведения о результатах предупредительного контроля записывают в РКК (графа "Проверка исполнения").

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе проставляются отметки об исполнении.

Ежемесячно данные о ходе и результатах исполнения документов на предприятии должны обобщаться службой ДОУ. Справки о состоянии исполнительской дисциплины представляются руководству предприятия (приложение 7).

На предприятиях с большим количеством контролируемых документов целесообразно применять автоматизированный контроль исполнения, выполняемый по тем же правилам, что и традиционный контроль.