- •Технологии современного делопроизводства организация службы документационного обеспечения управления
- •Документирование управленческой деятельности
- •Табель унифицированных форм документов
- •Организация работы с документами
- •Обработка поступающих документов
- •8. После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела. Технология обработки входящих документов
- •Обработка отправляемых документов
- •Порядок работы с внутренними документами
- •Технология работы
- •Доставка документов
- •Учет количества документов
- •Регистрация и индексация документов
- •Исполнение документов в структурных подразделениях
- •Сроки исполнения документов
- •Организация оперативного контроля исполнения
Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из сроков, установленных законодательством или юридическим лицом, направившим документ.
Конечная дата исполненияуказывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Если срок исполнения документа не указан, он должен бытьисполнен не более, чем в месячный срок.
Исчисление сроков исполнения производится в календарных днях: для поступивших документов - с даты поступления, для всех других документов - с даты подписания (утверждения).
В тех случаях, когда в документах срок исполнения указан не датой, а временным периодом (год, квартал, месяц, декада), временем исполнения документа является последний календарный день этого периода.
При наличии в одном документе разных сроков исполнения по отдельным пунктам (подпунктам), сроком исполнения документа является наиболее поздний.
При нескольких исполнителях срок исполнения относится только к ответственному исполнителю.
Соисполнителям сроки исполнения устанавливает ответственный исполнитель, исходя из объема работ по заданию (поручению) и распределению работ между ними.
Изменение срока исполненияосуществляется лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, обоснованных исполнителем не позднее, чем за 2-3 дня до истечения первоначального срока. В процессе переноса срока исполнения руководитель оформляет свое решение в форме резолюции на докладной записке исполнителя (если она имеется) или на исполняемом документе (при устном докладе). Указываются новый срок, дата изменения, проставляется подпись руководителя.
В случае необходимости изменения сроков исполнения, установленных в документах вышестоящих и других организаций и предприятий, следует направить письменный или телеграфный запрос отправителю за подписью руководителя предприятия или его заместителя. Сроки исполнения по таким документам считаются измененными только после получения телеграфного или письменного ответа организации - автора о согласии на перенос срока.
Приостанавливать исполнение документов либо отменять их имеют право вышестоящая организация, организация - авторы или органы госнадзора.
Организация оперативного контроля исполнения
Контроль исполнения документов включает:
постановку документов на контроль;
проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
предварительную проверку, выявление случаев наметившегося отставания, регулирование хода исполнения;
учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения;
информирование руководства о ходе и результатах исполнения;
обеспечение гласности результатов контроля.
Постановка на контроль поступивших документов выполняется руководителями при проставлении резолюций на документах в процессе их рассмотрения.
Руководитель нижестоящего уровня вправе поставить на контроль поступившие документы, если этого не сделал вышестоящий руководитель.
Постановка на контроль отправляемых и внутренних документов осуществляется путем указания необходимых сведений в тексте документа.
Отметка о контроле указывается на документе в виде условного обозначения (буква "к") на левом поле лицевой стороны документа, напротив реквизита "заголовок к тексту".
В процессе контроля службой ДОУ выполняются следующие операции:
формирование картотеки контролируемых документов;
направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель,
выяснение в структурном подразделении имени, отчества, телефона исполнителя;
напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
получение информации о ходе и результатах исполнения;
запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях;
снятие документов с контроля по указанию руководителей.
Предупредительный контроль служба ДОУ осуществляет посредством ежедневного просмотра соответствующих ячеек контрольной картотеки, связи по телефону (лично) с ответственными исполнителями и получении от них информации о состоянии исполнения контролируемых заданий (поручений) на день проверки.
Задания текущего месяца проверяются каждые десять дней и за пять дней до истечения срока; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания последующих лет - не реже одного раза в год.
При корректировке сроков исполнения карточки перемещаются в ячейки картотеки, соответствующие новым срокам. Сведения о результатах предупредительного контроля записывают в РКК (графа "Проверка исполнения").
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе проставляются отметки об исполнении.
Ежемесячно данные о ходе и результатах исполнения документов на предприятии должны обобщаться службой ДОУ. Справки о состоянии исполнительской дисциплины представляются руководству предприятия (приложение 7).
На предприятиях с большим количеством контролируемых документов целесообразно применять автоматизированный контроль исполнения, выполняемый по тем же правилам, что и традиционный контроль.