Содержательная часть

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) и № статьи по перечню, примечания.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

• индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

• порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел ДОУ", "общий отдел"), ему присваивается индекс "I".

Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов но­менклатуры могут быть использованы направления деятельности пред­приятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

1 - генеральный директор;

2 - заместитель директора;

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с при­своением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

В начале каждого разделауказываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Порядок расположения заголовковвнутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих вдело.

В начале располагаются заголовкидел, содержащих организационно-распорядительную доку­ментацию.

Далее - содержащих плановые и отчетные документы.

Затемостальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

• заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

• заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

• заголовки типа “Переписка по кадрам”, “Разные документы”, “Справочные материалы” и т.п. не допускаются.

• Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

• название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

• название предприятия или его структурного подразделения;

• адресат или корреспондент документа;

• краткое содержание документов дела;

• название территории (местности), с которой связано содержа­ние документов дела;

• даты (период), к которым относятся документы дела;

• указание на копийность документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово “Копии” - в конце заголовка. Например: “Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1996 год. Копии”.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: “Протоколы заседания аттестационной комиссии предприятия за 1998 год”.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: “Переписка со службой занятости по вопросам подбора кадров”.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, они не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Например: “Переписка с высшими учебными заведениями о приглашении на работу выпускников”.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор.

Например: “Годовой план повышения квалификации специалистов фирмы на 2000 год”.

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: “Приказы директора предприятия по личному составу за 2000 год”.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например: “Документы о проведении аттестации сотрудников фирмы (списки сотрудников графики, справки)”.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются “пе­реходящими” и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же ин­дексом.

В номенклатуру дел также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 “Количество томов” заполняется по окончании календарного года.

Для каждого дела в графе 4 по "Перечню документов с указанием сроков хранения" определяется срок его хранения со ссылкой на статью перечня.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, об уничтожении дел..

Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и ут­верждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в ар­хив предприятия.

Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.

В течение года в номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел, для этого между разделами номенклатуры следует оставлять необходимые пробелы. Номенклатура дел может использоваться на протяжении нескольких лет, если нет коренных изменений структуры и функций предприятия. Очень удобно вносить изменения и дополнения, если номенклатура дел ведется с помощью ПК.

По окончании календарного года секретарем-референтом и архивистом в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).

Киноцентр “Синема”				УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ				Генеральный дирек тор
25.12.98 № 7				киноцентра
на 1999 г.				подпись И.В.Аронов
				25.12.98
Индекс	Заголовок дела (тома)		Кол-во дел		Срок хр., ст. по пер.	Приме-чание
1	Секретариат Устав киноцентра		1		3 г. после замены новым ст. 37
2	Протоколы совещаний руководства киноцентра по основной деятельности		2		5 л. ст. 13
3	Приказы руководства по основной деятельности		1		ДМН ст. 19а
1	Производственный отдел Протоколы заседаний худсовета по репертуарным вопросам		1		10 л. ст. 799
2	Сценарные, репертуарные планы и рекомендательные списки к/ф		2		5 л. ст. 804
3	Переписка с иностранными партнерами по вопросам приобретения и проката кинофильмов		1		5 л. ст. 966б
4	Переписка с организациями по вопросам совместной деятельности		1		3 г. ст. 800
1	Бухгалтерия Годовой баланс киноцентра		1		10 л. ст. 303а
2	Лицевые счета по заработной плате сотрудников киноцентра		5		75 л. – “В” ст. 311а
3	Контракты, договоры с организациями о киноконцертной деятельности		2		3 г. ст. 337
1	Отдел кадров Приказы по личному составу на сотрудников киноцентра		1		75 л. ст. 19б
2	Личные карточки ф. Т-2 на сотрудников киноцентра		1 картотека		75 л. – “В” ст. 500а

Референт подпись К.Ф.Кладова

Зав. архивом подпись Л.В.Марков

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 1999 г.

Долговременного хранения:		4 (четыре) дела
Временного хранения:		15 (пятнадцать) дел
Итого:		19 (девятнадцать) дел

Референт подпись К.Ф.Кладова

Зав. архивом подпись Л.В.Марков