- •Документы, входящие в состав дела организации основные документы предприятия
- •Составление номенклатуры дел
- •Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
- •Разработка номенклатуры дел предприятия
- •Содержательная часть
- •Состав заголовка дела образует следующие элементы:
- •Формирование и оформление дел
- •Основные документы предприятия
- •Оформление дел
- •Оформление обложки скоросшивателя:
- •Дело № 1-7
- •Оперативное хранение документов и дел
- •Подготовка документов к передаче на архивное хранение
- •Сроки хранения документов
- •Экспертиза ценности документов
- •Ооо “марвол”
- •Прием-передача дел в архив
- •Памятка руководителям по оформлению документов
- •Подпись
- •Согласование документов
- •Утверждение документов
- •Резолюция
- •Проставление печати
- •Перечень документов, на которых ставится печать
- •20. Письма-ответы на запросы структурных подразделений
Согласование документов
Согласованиепроводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, правильности оформления, соответствия действующему законодательству и правовым актам. Необходимость согласования документов предусматривается распорядительными и нормативными актами, табелем унифицированных форм документов, инструкцией по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Согласование может проводиться как внутри предприятия, с подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его, с организациями и предприятиями (внешнее согласование).
Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее - грифом согласования.
Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего, например:
Подпись Н. Б. Лугин 12.03.95.
или
Начальник отдела сбыта подпись Н. Б. Лугин 12.03.95.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся на предприятии, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
Отказ от визирования не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа, если они имеются, следует излагать на отдельном листе, о чем при визировании, ниже визы, делается отметка: "Замечания прилагаются".
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации или предприятия), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор малого предприятия "Комета" подпись И. Л. Демичев 12.01.95.
Если согласование осуществляется коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета директоров фирмы "Прибой" 25.02.95. № б
или
СОГЛАСОВАНО Письмо Центра "Олимпия"
25.02.95. №462/24-21
Грифы согласования располагают ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне документа или на отдельном листе согласования.
Лист согласования оформляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких предприятий (организаций), о чем делается отметка на месте грифа согласования: "Лист согласования прилагается. Подпись. Дата."
Утверждение документов
Утверждение - особый способ введения документа в действие после его подписания и согласования.
Документы утверждаютсяруководителями вышестоящих и межведомственных органов, предприятий, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждению как правило подлежат:
акты(проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации предприятий, учреждений, организаций и т. д.);
договоры (о производстве работ, материально-техническом обеспечении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.);
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ и т. д.);
заявки на изобретения, оборудование;
инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т. д.);
нормативы (численности работников, расхода сырья, материалов, электроэнергии и т. д.);
отчеты (о производственной деятельности, научно-исследовательских работах, командировках и т. д.);
перечни (работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы и т. д.);
планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; кооперированных поставок продукции, распределения продукции по установленной номенклатуре и т. д.);
положения (о структурном подразделении, о премировании и т. д.);
программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.);
расценки на проведение работ;
сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, сооружений, помещений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение новых изделий; на капитальное строительство и т. д.);
стандарты(отраслевые);
структураи штатная численность;
тарифные ставки;
уставы государственных предприятий (объединений), обществ, кооперативов и т. д.;
формы унифицированных документов;
штатные расписания и изменения к ним.
Уточненный перечень документов, подлежащих утверждению, должен разрабатываться службой ДОУ совместно с юридической службой и включаться в инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения.
Утверждают документ одним из двух способов, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу:
утверждение руководителем;
утверждение распорядительным документом.
Утверждение распорядительным документом осуществляется в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки, даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор концерна "Марс"
подпись А. М. Лесков - 21.03.95.
Документ может быть утвержден несколькими руководителями (совместные документы предприятий, организаций). В этом случае грифы утверждения располагают на одном уровне.
При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия распорядительного документа в именительном падеже, его номера и даты, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора комбината "Эталон"
17.01.95.N12
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа.