46. Податковий облік службових відряджень

• Витрати, які відносяться до витрат на відрядження, що не обкладаються прибутковим податком

• Витрати, які належать до витрат на відрядження, що обкладаються прибутковим податком і зборами в соціальні фонди

• Відображення витрат на відрядження в обліку податку на прибуток

• Облік ПДВ у розрахунках за службовим відрядженням працівника

У заключній частині публікації розглянемо відображення операцій за службовими відрядженнями в податковому обліку. Зазначимо передусім, що для податкового обліку використовуються первинні документи бухгалтерського обліку.

Витрати, які відносяться до витрат на відрядження, що не обкладаються прибутковим податком

Підприємство, відповідно до п. 5.1.г Декрету "Про прибутковий податок з громадян", визнаючи частину витрат за службовими відрядженнями як компенсаційні виплати, має право не включати їх у базу обкладення прибутковим податком відрядженого працівника.

До таких витрат належать:

1. Вартість проїзду до місця призначення і назад і витрати з наймання житла. Ці витрати не обкладаються прибутковим податком у розмірі фактичних витрат відрядженого працівника, для їх визнання необхідне позитивне рішення керівника.

2. Добові витрати. Не оподатковується розмір добових за час перебування в службовому відрядженні по Україні в межах встановлених законодавством норм. Вище в публікації вже розглядалися правила визначення розміру добових.

3. Інші витрати - відшкодування витрат на оплату ПДВ за придбані проїзні документи, користування постіллю в поїздах і наймання житлового приміщення, службові телефонні переговори, витрати у зв’язку з поверненням квитка на транспортний засіб з поважних причин відповідно до підтвердних документів в оригіналі тощо.

Витрати, які належать до витрат на відрядження, що обкладаються прибутковим податком і зборами в соціальні фонди

Витрати на відрядження, що відносяться до компенсаційних виплат працівнику, які перевищують встановлені законодавством норми, підприємство зобов’язане включити до складу сукупного місячного доходу працівника. З цієї величини утримуються прибутковий податок і збори в Пенсійний фонд та соціальні фонди за встановленими нормами.

Відображення витрат на відрядження в обліку податку на прибуток

Основне завдання бухгалтера з відображення витрат на відрядження при обліку податку на прибуток підприємства - це точне формування величини витрат на відрядження, що входить до складу валових витрат (витрат приватного підприємця).

Підприємства - платники податку на прибуток, відповідно до пп.5.4.8 Закону "Про податок на прибуток підприємств" (далі - Закон), витрати на відрядження фізичної особи, що перебуває в трудових відносинах з таким підприємством або є членом його керівних органів, відносять на свої валові витрати в межах фактичних витрат такої особи, пов’язаних з проїздом, проживанням, харчуванням і т.д.

Для включення витрат на відрядження до складу валових витрат необхідне дотримання кількох умов:

1. Повинні бути підтвердні документи про зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства - платника податку на прибуток.

2. У підприємства повинні бути відповідні первинні документи. На підставі пп. 5.3.9 ст. 5 Закону не відносяться до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними або іншими документами, обов’язковість ведення і збереження яких передбачена правилами податкового обліку. Наприклад, відсутність рахунків готелів, проїзних документів, запрошень, договорів, відсутність відміток і печаток у посвідченні про відрядження, відсутність самого посвідчення, неоформлений акт закупівлі і т. д. Первинними документами, які використовуються для розрахунку й обгрунтування віднесення витрат на відрядження до складу валових витрат, є документи, що використовуються в бухгалтерському обліку. Ми вже розглядали в нашій публікації склад цих документів.

3. Підприємство повинно дотримуватися діючих норм і правил податкового обліку. Наприклад, не включаються до складу валових витрат суми грошових коштів, суми добових та інших витрат понад встановлені граничні норми, суми добових за відсутності відміток у посвідченні про відрядження про вибуття - прибуття працівника і т. д. Витрати на відрядження включаються до складу валових витрат з податку на прибуток не в момент видачі підзвітній особі грошового авансу, а після затвердження авансового звіту керівником.

4. Датою збільшення валових витрат, відповідно до пп. 11.2.1 Закону, є дата визнання результату відрядження, оприбуткування отриманих цінностей, виконаних робіт, послуг (якщо організоване відрядження для їх отримання). Такою датою є підписання авансового звіту керівником.

До складу валових витрат, відповідно до листа ДПАУ від 21.09.1999 р. №5389/6/15-1116, входять витрати за користування постільною білизною, підтверджені штампами на квитках і номерними квитанціями інших форм, що видаються у вагонах поїздів.

Видані підзвітній особі суми добових понад встановлені норми, відповідно до пп. 5.7.1 Закону, до валових витрат платника податку не включаються.

Відповідно до п. 4.10 статті 5 Закону, до складу валових витрат платника податку не включаються витрати на пально-мастильні матеріали, витрати, пов’язані зі стоянкою і паркуванням легкових автомобілів під час виконання службового завдання.

У зв’язку з тим, що порядок розрахунку валових витрат не збігається з правилами визначення витрат для бухгалтерського обліку, можливо, що витрати на відрядження понад норми, встановлені законодавством, у повній сумі відображаються в системі бухгалтерського обліку, але до системи податкового обліку включаються за нормами, встановленими Законом. Це викликає необхідність коригування відображення витрат на відрядження для бухгалтерського і податкового обліку.

Можливий варіант, коли через підзвітну особу придбаний товар. Товар оприбуткований, а заборгованість перед підзвітною особою за цей товар з якихось причин не погашена. Тоді в обліку податку на прибуток необхідно враховувати таке.

Валові витрати при цьому виникають, відповідно до пп. 11.2.1 абзацу 3 статті 11 Закону, на момент оприбуткування фактично отриманого товару. Якщо протягом терміну позовної давності (3 роки), заборгованість не погашена, такі товари, відповідно до п. 23 статті 1 Закону, вважаються безплатно наданими підприємству, формується дохід з інших джерел (див. варіант 4 таблиці 1).

У декларації про прибуток підприємств фактичні витрати на службові відрядження працівників підприємства відображаються у рядку 23 додатка Ж "Інші витрати". При заповненні декларації про прибуток ці дані переносяться в рядок 28 декларації "Інші витрати, пов’язані з підготовкою, організацією, веденням виробництва, продажем продукції (робіт, послуг)".