5. Классификация и характеристика языка и стиля документов Документы по личному составу предприятия

1. Документы по личному составу предприятия – это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттестатов, Доверенность и др.

Справочно-информационные документы

2. Справочно-информационные документы – это документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграммы, а также их заменители – телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки; отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Докладная записка – это документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер. Реквизиты докладной записки: 1. адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); 2. наименование жанра документа; 3. текст (информация; предложение и его аргументация); 4. список документальных приложений (если они требуются); 5. наименование организации (или в штампе). Докладная записка может содержать заголовок. Ключевое слово докладной записки – Прошу… Широко используются клишированные конструкции: В связи с … В соответствии с … Возникла необходимость (чего) … Согласовать вопрос (с кем?).

Объяснительная записка – это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины события (факта, поступка), невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины, или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). Соответственно объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и случаев поведения отдельных сотрудников. Текст этих записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Деловые письма – это обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Классификация деловых писем соответствует классификации производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение (оферта (коммерческое предложение)) и др.; ко второй – информационное письмо, рекламное письмо, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, гарантийное письмо, сопроводительное письмо и др.

По аспектам содержания деловых писем выделяют:

• Факт напоминания – письмо-напоминание;

• Выражение гарантии – гарантийное письмо;

• Указание на достигнутую степень согласия – письмо-подтверждение;

• Информирование об уже проведённых или намечаемых мероприятиях – информационное письмо;

• Указание на факт отправления прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;

• Предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. – письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По тематическому признаку письма условно делят на деловую и коммерческую корреспонденцию.

Деловая корреспонденция – это переписка, с помощью которой оформляются экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятий и организаций.

Коммерческая корреспонденция – это переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта.

По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жёсткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жёстки, чем к письмам второй группы.

По признаку адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, на адреса подчинённых инстанций.

Набор реквизитов для деловых писем минимальный: (1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; (2) адресат – наименование организации, её адреса, служебного лица; (3) необязательный заголовок к тексту письма – при отсутствии наименования жанра документа; (4) текст, который несёт основную информацию и мотивы её сообщения; (5) подпись должностного лица.

Письмо-подтверждение – письмо, которое подтверждает получение документов или материальных ценностей.

Письмо-просьба – это письмо, в котором излагается просьба, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражается благодарность за усилия по ее выполнению.

Письмо-напоминание – это письмо, в котором содержится напоминание о выполнении взятых обязательств, но не говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письмо-извещение – это письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается (разновидностью писем-извещений является информационное письмо, которое своевременно информирует заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте).

Письмо-запрос – письмо, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.

Письмо-оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок.

Письмо-рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация предъявляется в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

Сопроводительное письмо – письмо, которое информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. В сопроводительных письмах используются языковые формулы:

Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам… (заявку, проект, план, протоколы испытаний…)

Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки…

Высылаем наложенным платежом, заказной бандеролью, отдельной почтовой посылкой…

В начале сопроводительного письма возможны отсылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договорённостью, телефонным разговором…

Письмо-приглашение – это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (конференции, выставке, предварительных переговорах и т.п.).

В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции:

Многоуважаемый…, глубокоуважаемый…, уважаемый…

Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на …, принять участие в…, посетить…

Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете принять участие в … посетить…

Гарантийное письмо – это письмо, которое направляется с целью подтверждения данных ранее обещаний и оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказов, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений; предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения исследований). Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение информации должно быть предельно четким и ясным.

Языковые формулы официальных документов

Особенность языка и стиля официальных документов – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, которые позволяют с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, которые позволяют ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания, формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.п. Соединение в определенной последовательности языковых формул позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официального документа. Приведем примеры, которые представляют собой наиболее типичные и распространенные фразы начала стандартного делового письма.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа

В подтверждение нашей договоренности…

В соответствие с ранее достигнутой договоренностью сообщаем (направляем)…

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В ответ на Ваш запрос сообщаем…

Ссылаясь на Ваш запрос от…

Согласно постановлению правительства…

На основании нашего телефонного разговора…

Языковые формулы, выражающие причины создания документа

Ввиду задержки получения груза …

По причине задержки оплаты…

В связи с нарушением срока поставки…

Учитывая увеличение спроса (, что спрос спрос на …увеличился)

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с проведение (завершение) работ…

Языковые формулы, выражающие цель создания документа

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес…

Во исполнение постановления правительства…

Во избежание конфликтных ситуаций…

Для согласования спорных вопросов…

С целью ознакомления с … просим выслать…

Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых – глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысл сообщаемого, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения:

сообщение: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;

предложение: предлагаем;

просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю;

подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;

обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем;

напоминание, предупреждение: напоминаем;

отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу;

выражение отношения (формулы этикета): с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование.

Глаголы могут употребляться в форме 3-го лица, ед. ч.: фирма гарантирует, предлагает – действия, совершаемые от имени организации и 3-го лица, мн. ч.: администрация и профком университета представляют… Если автор документа – лицо физическое, то действия передаются от 1-го лица, ед. ч. (прошу сообщить…, предлагаю провести…; довожу до Вашего сведения…) и от 1-го лица, мн. ч. (приглашаем Вас…; рады сообщить Вам…).

Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения

Прошу рассмотреть возможность…

Прошу изыскать для нужд организации…

Обращаемся к Вам с просьбой…

Прошу Вас направить в мой адрес…

Убедительно прошу решить вопрос о …

Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора…

Приказываю создать комиссию в составе…

Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение

Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает…

Организация уведомляет Вас о том, что …

Считаем необходим еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о …

Языковые формулы, выражающие предложение

По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор…

В ответ на Ваш запрос на … мы предлагаем Вам…

Языковые формулы, выражающие отказ от предложения

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Несмотря на предпринятые нами усилие, Ваше указание остается невыполненным в связи с …

Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ

Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности…

Обязать всех руководителей подразделений института…

Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на …

Назначить расследование по факту

Изыскать дополнительные возможности для…

Утвердить Временное положение об…

Обеспечить доставку комплектующих не позднее…

Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление

Сообщаем, что …

Извещаем Вас о том, что …

Ставим Вас в известность о том, что …

Считаем необходимым поставить Вас в известность…

Докладываю о …

Довожу до Вашего сведения, что …

Организация извещает, что …

Нам приятно сообщить (Вам), что …

Сообщаем к Вашему сведению, что …

Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии

Гарантируем, что …

Конфиденциальность информации обеспечена…

Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки…