Учет недостач при поступлении

Потери МПЗ возникают при перевозке, хранении, реализации. Они могут быть выявлены при приемке товаров от поставщиков и при проведении инвентаризации. Потери делят на нормируемые и ненормируемые. Нормируемые потери связаны с изменением физико-химических свойств. К ненормированным потерям относятся порча товаров, недостачи, растраты, хищения. <Советские люди не воровали…только если случайно>.

Естественная убыль – потеря массы товаром при сохранении его качества, являющаяся следствием естественного изменения его биологических или физико-химических свойств (<откуда почерпана гениальная мысль> - ПРИКАЗ Минэкономразвития РФ от 31.03.2003 N 95 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке норм естественной убыли». К естественной убыли не относятся технологические потери и потери от брака, а также потери при хранении и транспортировке по причинам повреждения тары или нарушения условий перевозки. Не являются естественной убылью и потери при внутрискладских перемещениях, а также в результате аварийных ситуаций.

Нормой естественной убыли при хранении и транспортировке являются допустимой величиной безвозвратных потерь. Определяется она путем сопоставления массы товара, указанной в сопроводительном документе или фактически принятой на хранение с массой товара на момент исчисления потерь. Нормы естественной убыли должны утверждаться для разных отраслей народного хозяйства соответствующими министерствами. В соответствии с Постановлением Правительства от 12 ноября 2002 года № 814 разработанные министерствами нормы убыли должны пересматриваться по мере необходимости, но в любом случае не реже чем раз в пять лет. Для того чтобы рассчитать убыль в каждой конкретной ситуации, необходимо обращаться к соответствующим отраслевым рекомендациям.

Если при приемке поступивших материалов выявлена их недостача, то сумма такой недостачи должна быть зафиксирована в соответствующем первичном документе. При приемки материалов составляется Акт о приемке материалов по форме М-7. Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель поставщика или представитель независимой организации. Акт составляется в двух экземплярах: один для бухгалтерии, другой в тот отдел, который занимается урегулированием разногласий с поставщиком для направления ему претензионного письма. Данные о выявленных при приемке товаров расхождениях по количеству и качеству фиксируются в форме ТОРГ-2, которая называется Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товаров и МПЗ.

Бухучет недостач зависит от множества факторов:

1. недостача в пределах норм естественной убыли или недостача сверх норм естественной убыли;

2. недостача за счет покупателя или недостача за счет поставщика или перевозчика;

3. недостача выявлена до момента оплаты или недостача выявлена после перечисления аванса;

4. есть ли отдельно выставленные счета за транспортировку или таких счетов нет;

5. каковы договорные условия поставки по вопросу недостач (в договоре может быть написано, что поставщик соразмерно уменьшит цену, либо он может произвести за свой счет допоставку недостающих товаров или замену некачественных. практически во всех случаях сумма недостачи сначала учитывается на специальном счете 94, с которого суммы недостач впоследствии списываются после окончательного установления причин возникновения и виновных.

Согласно пункту 58 Методических указаний по учету МПЗ, недостача и порча, выявленные при приемке поступивших материалов, учитываются в следующем порядке:

1)Сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и испорченных материалов на договорную цену поставщика. Сумма недостач и порчи отражается записью Д94 К60,76. Одновременно недостающие или порченные материалы списываются со счета недостач и относятся на ТЗР или на счета отклонения стоимости МПЗ или на увеличение ПС материалов, в зависимости от принятой на предприятии системы отражения поступления материалов.

Д94 К60 – отражена стоимость недостающих материалов или материалов, испорченных в пути

Д16, 10, 10.ТЗР К94 – отражена сумма недостачи в пределах норм естественной убыли

Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или реализованы с уценкой, то такие материалы приходуются по ценам возможной реализации и на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи.

2)Недостача и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости. В нее включаются:

• стоимость недостающих и испорченных материалов, определяемая путем умножения их количества на продажную цену поставщика за минусом стоимости материалов, которые могут быть использованы в органмзации или проданы с уценкой;

• сумма ТЗР, подлежащая оплате покупателем в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов по данной поставке;

• сумма НДС, относящаяся к стоимости недостающих или испорченных материалов и транспортных расходов, связанных с их приобретением.

Фактическая себестоимость недостач и порч сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счету учета расчетов по претензиям и кредиту счетов учета расчетов.

Д76.расчеты по претензиям К60 – отражена недостача материальных ценностей, поступивших от поставщиков сверх норм естественной убыли. На счете 76.расчеты по претензиям отражается претензия, выставленная либо поставщику, либо перевозчику (в зависимости от условий договора в какой момент какой стороне переходят риски утери и порчи товара). При этом возможна ситуация, когда недостача сверх норм относится на самого покупателя. Например, если по условиям договора купли-продажи риск случайной гибели или порчи груза возложен на покупателя с момента отгрузки товара со склада продавца, а недостача выявлена в момент ее приемке на складе покупателя. Тогда виновник недостачи – ответственное за перевозку лицо – сотрудник организации. В этом случае делается запись Д73.расчеты по возмещению материального ущерба К60.

В дальнейшем для недостач сверх норм возможны варианты.

Вариант 1. Если поставщик допоставит недостающее количество товара, то имеет смысл делать записи Д76.расчеты по претензиям К60– отсторнирована сумма выставленной претензии

Д10 К60 – на величину допоставленного товара

Вариант 2. Если поставщик вернет средства в размере выявленной недостачи перечисленным ему ранее авансом за доставку.