Б) Перекрестные запросы

Access поддерживает особый тип итогового запроса, называемый перекрестным запросом. Он позволяет вывести вычисляемые значения в перекрестной таблице, напоминающей электронную. Чтобы продемонстрировать предназначение перекрестного запроса, целесообразно решить типовую задачу, сформулированную ниже.

Н

Рис. 9.1. Бланк запроса Заработанная плата и отдел

еобходимо получить информацию о суммарном значении выплат заработной платы сотрудникам по отделам организации «ЧП Филимонов», т.е. иначе говоря, провести рейтинг и выяснить какое количество денег, выплаченных в виде заработной платы, приходится на каждый отдел предприятия. Как это сделать? А вот как…

Во-первых, сформируйте простой запрос на основе таблицы «Список», «Табель» и «Отделы». Для чего откройте закладку «Запросы» и нажмите на кнопку «Создать», расположенную в правой части окна базы данных. В открывшемся окне «Создание запроса» выберите вариант «Конструктор» и нажмите на кнопку «ОК» в нижней части диалогового окна. Откроется бланк запроса, добавьте в верхней части бланка нужные таблицы (между таблицами должны быть установлены связи), а непосредственно в бланк из таблицы «Список» последовательно введите поля «Табельный номер», «ФИО» (это объединений трех полей – «Фамилия», «Имя», «Отчество»), «Должность» и «Заработная плата», а из таблицы «Отделы» введите поле «Название отдела».

Просмотрите запрос в режиме таблицы, для чего нажмите кнопку «Вид», расположенную в левом верхнем углу экрана, или выйдите в пункт меню «Вид» и выберите там пункт «Режим таблицы». Затем закройте вновь созданный запрос, предварительно дав ему какое-либо название. В данном случае его название «Заработная плата и отдел».

Следующее действие – находясь на закладке «Запросы», нажмите на кнопку «Создать». В открывшемся списке вариантов создания выберите «Перекрестный запрос». Откроется диалоговое окно «Создание перекрестного запроса», выглядит оно следующим образом:

В этом окне, прежде всего, поставьте флажок напротив варианта «Запросы», появится список запросов, содержащийся в базе данных. Выберите только что созданный, а именно запрос «Заработная плата и отдел» и нажмите на кнопку «Далее».

Появляется следующее диалоговое окно «Создание перекрестных таблиц» (рис. 16). Слева в этом диалоговом окне написано: «Выберите поля, значения которых будут использованы в качестве заголовков строк….». В соответствии с этой инструкцией выберите поле «Название» (отдела – имеется ввиду) и нажмите на кнопку выбора поля, чтобы поле «Название отдела» стало «Выбранным полем». При этом в нижней части диалогового окна, в образце, происходят соответствующие изменения. После выбора нужного поля в качестве заголовков строк, щелкните по кнопке «Далее».

Появляется второе диалоговое окно «Создание перекрестных таблиц», аналогичное предыдущему, но слева там написано: «Выберите поля для использования их значений в качестве заголовков столбцов…» В соответствии с предлагаемой инструкцией выбираем поле «ФИО». При этом в образце появляются надписи «ФИО1», «ФИО2», «ФИО3» и т.д., как названия полей перекрестного запроса.

После этих действий нажмите на кнопку «Далее». Появится следующее по счету диалоговое окно «Создание перекрестных таблиц» (рис. 17). Слева в этом диалоговом окне написано: «Какие вычисления необходимо провести для каждой ячейки на пересечении строк и столбцов…». Ориентируйтесь на выполняемую задачу и выберите поле «Заработная плата», а в качестве

функции, которую нужно использовать при итоговых вычислениях – суммирование или «Sum». После выбора нажмите на кнопку «Далее».

Появится еще одно диалоговое окно «Создание перекрестных таблиц», где запрашивается имя запроса. Введите имя запроса и нажмите на кнопку «Готово». После паузы на экране появится требуемая информация оформленная как перекрестная таблица на рис. 18 (записи естественно должны быть другими).

Т аким образом, задача об итоговых выплатах зарплаты в отделах организации «ЧП Филимонов» - решена. Примените полученные навыки при решении аналогичных задач.