В) Фильтрация данных

Реальные базы данных имеют значительный объем, хотя при обращении к ним обычно требуется лишь незначительная часть всей информации. Как извлечь интересующие сведения ?… С помощью фильтра !

Фильтр – это особая опция в Microsoft Access, предназначенная для отбора данных, выделенных по какому-либо критерию. Фильтр не используется как отдельный объект и работает совместно с таблицей или формой. После создания фильтра для таблицы на панели инструментов появляется кнопка «применить фильтр». Щелкая последовательно по этой кнопке, можно или применить фильтр, или отменить фильтрацию.

Предположим владелец «ЧП Филимонов» за добросовестный труд хочет премировать рабочих своего предприятия. Для выполнения этого решения воспользуйтесь фильтром по выделенному. А именно, откройте таблицу «Список», затем выйдите в поле «должность» и выделите в одной из ячеек слово «рабочий». Выделение осуществите мышкой (курсор находится перед буквой «р»), для чего нажмите левую кнопку и, не отпуская ее, передвигайте мышку вправо. Когда произойдет выделение всего слова отпустите кнопку. После этого активизируйте команду «фильтр по выделенному», что находится в пункте меню «Записи» и подпункте «фильтр», или нажмите кнопку такого же названия на панели инструментов.

Эти действия приведут к выводу на экран только тех данных, что относятся к рабочим предприятия. Можно усложнить отбор данных. Например, после вывода сведений о рабочих, в поле «Фамилия», в одной из ячеек, можно выделить первую букву фамилии «Иванов» и нажать на кнопку «Фильтр по выделенному». Тогда диапазон выведенных записей еще сократится и будут представлены только те из них, которые относятся к рабочим предприятия и чьи фамилии начинаются на букву «И».

Фильтр – «Исключая выделенный элемент». Можно привести обратный пример и вывести на экран все записи, кроме тех, что включают в себя выделенное значение. Для этого необходимо выделить то значение, которое требуется исключить, и щелкнуть по правой кнопке мыши для отображения контекстного меню. В меню выбрать «Исключить выделенное». Тогда в таблице будут отображены только те записи, что не содержат выделенный вами фрагмент.

Это наиболее эффективные способы организации фильтров, но существуют и другие, в частности обычный фильтр, «фильтр для», расширенный фильтр [1].

Задание по вариантам к № 1в

• Вариант 1 и 10: среди сотрудников «ЧП Филимонов» выявить пришедших вовремя на работу для их премирования в последующем (использовать таблицу «Табель» и фильтр по выделенному);

• вариант 2 и 9: среди сотрудников «ЧП Филимонов» выявить ушедших вовремя с работы (использовать таблицу «Табель» и фильтр по выделенному);

• вариант 3 и 8: выявить сотрудников «ЧП Филимонов» с именами Софья и чьи фамилии заканчиваются на «ов» (использовать таблицу «Список» и фильтр по выделенному, таблицу «Список» модернизируйте в соответствии с заданием, т.е. чтобы были сведения подлежащие фильтрации);

• вариант 4 и 7: среди рабочих предприятия «ЧП Филимонов» выявить тех, кто по каким-либо причинам нарушил дисциплину и пришел не вовремя на работу (использовать таблицу «Табель» и фильтр «исключая выделенный элемент»);

• вариант 5 и 6: коллектив «ЧП Филимонов» готовится к знаменательному дню «восьмое марта», в этой связи представить список всех сотрудников-мужчин предприятия (использовать таблицу «Список» и фильтр «исключая выделенный элемент»).