Б) Создание таблицы в «режиме таблицы»

После того как сформирован список сотрудников предприятия «ЧП Филимонов», можно приступить к созданию таблицы учета их деятельности. В эту таблицу следует включить сведения о табельном номере сотрудника, номере отдела, где он работает, текущей дате, времени прихода на работу, времени ухода с работы и виде выполняемой работы.

Таблицу предлагается создать в режиме, отличном от продемонстрированного выше, с помощью следующих действий:

1б) на закладке «Таблицы», нажмите на кнопку «Создать»; перед вами появится диалоговое окно «Новая таблица», где содержится перечень вариантов по созданию таблицы, в частности, предлагается «Режим таблицы», «Конструктор», «Мастер таблиц», «Импорт таблиц», «Связь с таблицами»;

2б) выберите вариант «Режим таблицы» и нажмите на кнопку «ОК», находящуюся в нижней части диалогового окна; появится обезличенная таблица, состоящая из 20 столбцов и 30 строк (см. рис. 6);

3б) чтобы сделать эту таблицу индивидуальной, наведите указатель мыши на слово «Поле1» и когда указатель примет вид, показанный на рис. 6, дважды щелкните по левой кнопке мыши - появится курсор;

4б) наберите в текущей ячейке название первого поля таблицы учета, т.е. «Табельный номер»;

5б) осуществите аналогичные действия для переименования «поле2», «поле3» и остальных соответственно в «Номер отдела», «Дата», «Время прихода на работу» и т.д.;

6 б) заполните вновь созданную таблицу записями (их число 7); значения табельных номеров должны совпадать со значениями табельных номеров, указанными в таблице «Список», так как речь идет об одной и той же организации; рекомендации для остальных данных: номер отдела – любое число в пределах десяти, вид работы – любое число, другие данные - произвольно; не обращайте внимания на присутствие лишних полей; (Примечание: шаблон для ввода даты «**.**.**», для времени «**:**:**»);

7б) закончив заполнение записей, нажмите на кнопку-крестик в верхнем правом углу окна с таблицей; она закроется и появится запрос на сохранение таблицы под каким-либо именем;

8б) в этом запросе под словами «Имя таблицы» напишите «Табель», так будет называться созданная таблица, потом нажмите «ОК»; в следующем запросе от ключевого поля откажитесь.

После перечисленных действий на закладке таблицы в окне базы данных появится еще одна таблица «Табель». Следует добавить, что любую таблицу в Access можно просмотреть в режиме таблицы, как собственно таблицу, и в режиме конструктора, где описаны все поля и их тип данных. Наглядное представление об этих режимах можно получить, активизировав пункт меню «вид» или воспользовавшись кнопкой «конструктор» в правой части закладки «Таблицы».

Задание по вариантам к № 1а,б

ВАРИАНТ ВЫБРАТЬ ПО ПОСЛЕДНЕЙ ЦИФРЕ ШИФРА ЗАЧЕТНОЙ КНИЖКИ.

К двум созданным таблицам базы данных «ЧП Филимонов» добавьте еще две таблицы – «Отделы» и «Виды работ». Организацию таблиц проведите любым из понравившихся вам способов. При этом таблицы должны состоять из двух полей, таблица «Отделы» из полей – «Номер отдела» и «Название отдела», а таблица «Виды работ» - из полей «Код работы» и «Наименование работы». Число отделов в организации «ЧП Филимонов» для 1 и 10-го варианта – 7, для 2 и 9-го – 6, для 3 и 8-го –5, для 4 и 7-го – 4, для 5 и 6-го – 3. При формировании одной из таблиц воспользуйтесь формой. Номера отделов должны совпадать с номерами отделов в таблице «Табель», а коды работ с числами из поля «вид работы» в таблице «Табель».

Формы и их назначение

В задании № 1а,б предлагается использовать форму. Что это такое? Для ответа на вопрос посмотрите на созданные таблицы. Число полей в них не превышает 6, на самом деле такое количество полей в каждой записи встречается достаточно редко. Обычно количество полей достигает десяти и более, а в этом случае нельзя увидеть на экране монитора всю таблицу в целом. Форма позволяет избежать указанный недостаток, потому что этот тип представления данных красиво и наглядно отражает на экране монитора одну текущую запись таблицы. С помощью формы можно просмотреть или заполнить любую запись таблицы.

Чтобы начать работу с формой, необходимо создать таблицу «Отделы» в режиме конструктора, затем открыть закладку «Формы» и нажать на кнопку «Создать». Появится диалоговое окошко «Новая форма». Это окошко содержит варианты создания форм. Выберите вариант «автоформа в столбец», а в поле напротив инструкции «выберите в качестве источника данных таблицу или запрос» – нажмите на кнопку прокрутки и выберите таблицу «Отделы». Через некоторое время появится характерный вид этой формы. Заполните первую запись таблицы с помощью этой формы. Движение от поля к полю в текущей записи формы происходит при нажатии на клавишу «Tab» или с помощью мыши, а передвижение по записям в форме осуществляется кнопками перехода, которые аналогичны тем, что представлены на рис. 5.

После заполнения записей таблицы «Отделы», число которых регламентируется вариантом полученного задания, закройте окошко с формой так, как это показано на рис. 4. Появится запрос на сохранение формы. Обычно формы хранят с теми же названиями, что и таблицы, на основе которых они созданы, поэтому сохраните форму под именем «Отделы». При создании форм можно не ограничиваться вариантом «Автоформа….» и пользоваться другими вариантами организации, например «Конструктор». В случае необходимости попробуйте это сделать.