3. Хронометраж???

4. Работа с органайзером для учета времени

1. Учет времени действительно должен быть ежедневным, без пропуска дней. В некоторых крайних случаях допускается заполнение органайзера задним числом (то есть за вчерашний день), но, попробовав это сделать, вы сами убедитесь, какая это непростая задача — большой объем информации забывается и теряется.

2. Общее время учета времени, которое позволит вам выявить тенденции и закономерности индивидуальных трат времени, — от 2 недель до 2 месяцев. Указанный срок предназначен для ТМ-новичков, которые желают произвести всего лишь разведку своих временных трат. Если вы серьезно намереваетесь жить по ТМ-системе, то можно использовать тотальный хронометраж, продолжительность которого — годы или даже десятилетия.

3. Допустимая точность учета — не менее 15 минут. Хорошая точность учета — 5 минут (допускается округление до 5 минут).

4. Учет времени должен быть объективным — без приписок, округлений в выгодную для себя любимого сторону, без забывания непродуктивных трат времени и т. п.

5. В конце каждой недели учета составляется краткое резюме (сво-

его рода докладная аналитическая записка самому себе, которая

пишется в произвольной форме), содержащее ответ на следующие

вопросы:

1) Какие помехи отнимают больше всего времени. Как их можно

устранить?

2) На какие виды деятельности тратится больше всего времени?

На какие виды деятельности нужно сократить траты времени?

Каким образом это сделать?

3) Существует ли периодичность (ритм) в каких-либо видах деятельности или в помехах? Как можно использовать (оптимизировать) эту периодичность?

6. На основе резюме составляются листки-памятки, напоминающие вам о помехах, способах сокращения временных трат на конкретную деятельность и т. п. Их нужно разместить на виду (удобно, например, использовать цветные листочки-стикеры с липким слоем, икоторые вклеиваются прямо в органайзер или расклеиваются в районе рабочего места).

3. Качественный и количественный анализ времени

Используется 3 количественных и 3 качественных показателя.

Для количественного:

• полезность (суммируем плановые и неплановые дела и вычитаем затраты на помехи);

• продуктивность (равна сумме всех временных затрат связанных с уровнем мотивации за вычетом всех временных затрат связанных с низким уровнем мотивации)

• эффективность

Для качественного:

• делегирование

• главный результат, достижение дня

• главные помехи, потери дня

3. Категории временных затрат менеджера

Функции менеджера:

1. Стратегическое планирование, выработка ценностей, целей,

работа над видением, миссией и т. п.

2. Оперативное планирование, формулировка текущих проблем,

задач и т. п.

3. Постановка задач перед подчиненными, инструктаж, делегирование и т. п.

4. Оперативное управление, координация деятельности сотрудников и т. п.

5. Обратная связь, контроль над выполнением работ, оценка результатов и т. п.

Содержание решаемых вопросов:

1. Стратегические вопросы, связанные с комплексным анализом

целостной ситуации, планированием и целеполаганием на разных уровнях управления (общее управление).

2. Финансовые вопросы.

3. Вопросы производства (процесса и технологий деятельности).

4. Вопросы ресурсов, материально-технической базы.

5. Вопросы сбыта, маркетинг, реклама, PR.

6. Кадровые вопросы.

7. Вопросы отношения организации с внешней средой.

8. ...

Характер общения:

1. Индивидуальная работа в одиночестве.

2. Диалог с подчиненным (вертикальная коммуникация).

3. Диалог с руководителем (вертикальная коммуникация).

4. Диалог с коллегами (горизонтальная коммуникация).

5. Групповая работа с подчиненными и коллегами (совещания,

отчеты, планерки и т. п.).

6. Групповая работа с руководителем и коллегами.

7. Общение с внешними партнерами (проведение переговоров

и т. п.).

8. Общение с представителями власти, контролирующими орга-

низациями, прессой и т. п.

9. ...

Характер личной работы:

1. Чтение и обработка внутриорганизационной документации,

отчетов.

2. Чтение специальной литературы, статей, прессы и т. п.

3. Обработка корреспонденции.

4. Обдумывание.

5. Написание проектов, приказов, докладных записок и т. д.

6. Общение.

7. Работа с техническими средствами, например, с компьютером.