12Ошибки и незаконные действия

Ошибки, пропуски и другие отклонения от правильного ведения учета могут быть обнаружены на любых этапах учет-но-финансовой работы и в любых документах: первичных до­кументах, учетных регистрах, отчетах. Среди них можно вы­делить следующие.

Первую группу нарушений при создании первичных доку­ментов составляет отсутствие обязательных реквизитов.

Их перечень дан в Законе о бухгалтерском учете, это наи­менование документа, дата его составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, ее изме­рители в натуральном и денежном выражении, наименова­ние должностей лиц, ответственных за ее совершение и пра­вильность оформления, личные подписи указанных лиц. Боль­шинство первичных документов имеют унифицированную форму, которая помещена в издающихся и поступающих в продажу журналах и унифицированных форм первичной учет­ной документации. Если по каким-либо операциям эти фор­мы не преду-смотрены, то они должны быть утверждены в приказе об учетной политике. Отсутствие обязательных рек­визитов делает первичный документ недействительным. На­пример, выдача денег из кассы по неправильно оформленно­му кассовому ордеру считается недостачей, которая должна быть покрыта из личных средств кассира как материально ответственного лица.

Во вторую группу нарушений входит отсутствие юриди­ческой доказательности первичной информации.

Например, если из кассы выдается материальная помощь или ссуда работнику организации, то к расходному кассовому ордеру должно быть приложено соответствующим образом офор­мленное и подписанное заявление, если в кассу поступили день­ги как взнос в уставный капитал, то их сумма должна соответ­ствовать уставным документам организации и лицо, которое внесло деньги, должно числиться в составе учредителей, если по платежному поручению проверяемая аудитором организа­ция перечислила деньги другой организации, то должен суще­ствовать договор между организациями, соответствующий ха­рактеру операции.

Третью группу нарушений составляет подделка подписей. Могут быть подделаны подписи должностных лиц, а также лиц, получающих деньги. Для выявления таких нарушений аудитор проводит выборочную сверку подписей с кадровыми документами (приказами, контрактами, содержащими эти п о д -писи).

Могут быть и другие нарушения при создании первичных документов, например, наличие исправлений в тех докумен­тах, в которых это недопустимо (в банковских и кассовых пер­вичных документах), или неоговоренных исправлений в дру­гих документах. Неправильная запись или сумма должна быть зачеркнута одной чертой так, чтобы можно было прочесть на­писанное, сверху делается правильная запись или ставится правильная сумма, все это подтверждается, подписью лица, сделавшего исправление, с указанием даты исправления.

Ошибки, связанные с записью незаконных хозяйственных операций (связанных с нарушениями гражданского, налогово­го и валютного законодательства, в том числе установленных законодательством правил ведения и организации бухгалтер­ского учета и отчетности).Прочие виды нарушений, например:

• не все операции, которые были в действительности, за­регистрированы .

• зарегистрированы хозяйственные операции, которых не было в действительности.

Как правило, ошибки первой и второй группы взаимосвя­заны. Случайны ошибки в разноске операций по счетам. При ручном ведении бухгалтерского учета бухгалтер может оши­биться, записав операцию по дебету одного счета, забыв запи­сать ее по кредиту другого счета или исказив сумму. Суще­ствующие в бухгалтерском учете способы контроля обычно позволяют выявить такие ошибки, но не все они иногда при­меняются (например, оборотная ведомость по синтетическим и аналитическим счетам), а в балансе при округлении до ты­сяч рублей они «тонут». При автоматизированном ведении бухгалтерского учета может быть введена неправильная про­водка. Обычно бухгалтерскими программами предусматрива­ются стандартные проводки, но они могут игнорироваться бух­галтером или программа может своевременно не корректиро­ваться в соответствии с изменениями в бухгалтерском учете.

Случайные пропуски операций. Эта ошибка особенно рас­пространена при ведении учета на персональных компьютерах недостаточно квалифицированными бухгалтерами. Чаще все­го встречаются случаи, когда, отразив перечисление денег с расчетного счета согласно платежному поручению, бухгалтер забывает их начислить. Обнаружить такую ошибку аудитор может, вызвав в компьютере оборотную ведомость по отдель­ным счетам расчетов.

Арифметические ошибки, связанные с неправильной или неточной записью суммы. (Например, при введении налога на добавленную стоимость (НДС) встречались случаи, когда он был указан в платежных поручениях исходя из его величины 16,6, а не 16,67, как это должно быть. Эта сумма значилась в платежном поручении при поступлении денег на расчетный счет и шла в учетные записи без проверочного пересчета.)

Ошибки в расчетах, связанные с применением неправиль­ной расчетной формулы.

Незавершенность учета хозяйственных операций. (Напри­мер, не ведется аналитический учет по каждому покупателю и заказчику.)

Хозяйственные операции учтены не за тот период, к кото­рому они в действительности относятся. Например, в январе месяце перечисляется сумма арендной платы, причитающаяся за год, и в том же месяце она полностью включается в себестоимость, вместо того, чтобы быть распределенной на каждый месяц года.

Хозяйственные операции не соответствуют учетной поли­тике предприятия на текущий год.

Нарушения в отчетности:

• несоответствие между данными статей отчетности с ос­татками по счетам в учетных регистрах;

• неполное заполнение отчетности;

• отсутствие взаимной увязки статей отчетности;

• неправильная оценка статей баланса. Несоблюдение сроков представления отчетной информации

(часто это грозит штрафами, например, опоздал принести рас­четную ведомость в ПФР — плати штраф в размере 10 процен­тов от суммы взносов).

В соответствии с вышеуказанными группами ошибок при­меняются процедуры контроля: процедуры, выявляющие ре­альность совершенных операций, проверка соответствия хо­зяйственных операций законодательству и действующим ин­струкциям, проверка точности расчетов, наличия аналитиче­ского учета, проверка правильности отнесения затрат к перио­дам, проверка соблюдения учетной политики.

Хозяйственные операции, выполненные в противоречии с действующим законодательством или с документами, регули­рующими деятельность данного предприятия, квалифициру­ются как незаконные действия. Они могут быть случайными или непреднамеренными (вызванными низким уровнем подго­товки бухгалтеров, незнанием последних нормативных докумен­тов и инструкций, невнимательностью) и преднамеренными.