4.4. Информационные системы документооборота и делопроизводства

 Документом принято называть материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Деятельность же по созданию документов (документированию) и организации работы с документами называют делопроизводством.

Когда заходит речь об автоматизации делопроизводства, то имеется в виду автоматизация именно административного делопроизводства, как основы, базовой платформы для построения корпоративной информационной системы любого учреждения.

За время жизненного цикла (ЖЦ) документ проходит различные стадии и попадает к его исполнителям в различных качествах. На этапе создания документа он не имеет юридической силы и является проектом документа.

После того, как документ создан, согласован, подписан, утвержден, после того как поставлены печати и штампы, проект становится собственно документом и имеет с этого момента и до конца ЖЦ юридическую силу. Он может использоваться для доказательства в суде и т.п.

Системы ведения электронного делопроизводства могут быть классифицированы по следующим признакам:

1. По отношению к делопроизводству системы могут быть ориентированными на отечественное и на западное делопроизводство.

2. По отношению к задачам делопроизводства такие системы автоматизируют: ·        делопроизводство в целом; ·        только документооборот; ·        только архивные и поисковые функции; ·        контроль и учет документов.

3. По отношению к авторству будем рассматривать системы западного и отечественного производителей ПО.

4. По отношению к задачам делопроизводства и применяемым ИТ системы подразделяются на:

·        СУД – Системы управления документами (DMS);

·        САДП – Системы автоматизации деловых процессов (WMS);

·        СОГП – Системы организации групповой работы (GroupWare);

·        Электронные архивы;

·        АСКИД – Автоматизированные системы контроля исполнения документов.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией:

·        Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

        Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

        Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).

        Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

        Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия.

        Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

        Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т.к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота - организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии.