9.Внутренние факторы или «болевые точки» фирмы.

Основными внутренними переменными организации являются: структура, задачи, технология и люди. Цели - это желаемый результат, который стремится достигнуть человек или организация. В ходе управления руководство разрабатывает цели и сообщает их исполнителям. Цели являются мощным мобилизующим фактором. У каждой организации есть множество целей. В качестве целей на предприятиях торговли могут возникать увеличение объема товарооборота, увеличение каналов сбыта продукции, увеличение доли на рынке, повышение имиджа предприятия и т. д. Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Структура основывается на делегировании полномочий, т. е. работа закрепляется за теми работниками, которые могут лучше выполнить эту работу с точки зрения организации как целого. Задачи - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задача предписывается не работнику, а его должности. Предполагается, что если все задачи организации будут выполняться определенным способом в установленные сроки, то деятельность организации будет успешной. Технология - это средство преобразования входов, будь то люди, информация или материалы, в исходящие результаты. Люди, различаются своими способностями. Организации всегда пытаются воспользоваться различными способностями при решении вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник. В этом и заключается использование выгоды от специализации.

10.Внешняя среда и ее роль в деятельности фирмы. Представление о необходимости учитывать внешние по отношению к организации факторы появилось в конце 50-х годов 20 века в связи с развитием системного подхода к организации, которую стали рассматривать как открытую систему, действующую во внешней среде. Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для руководителей. Им приходится учитывать среду в силу того, что организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок различных ресурсов, а так же от потребителей и других условий её функционирования. Внешняя среда- это факторы прямого и косвенного воздействия, влияющие на организацию из вне. К среде прямого воздействия относятся такие факторы внешней среды, которые влияют на организацию и её цели непосредственно. К ним относятся поставщики, закон и государственные органы, потребители, конкуренты.

Факторы внешней среды косвенного воздействия влияют на организацию не прямо а опосредованно. К ним относятся технология, состояние экономики, социокультурные факторы, политические факторы, отношение с местным населением. Внутренняя среда и ее факторы. Внутренняя среда – это ситуационные факторы внутри организации, в основном зависящие от управленческих решений. Факторы внутренней среды:1.Цель- это конкретное конечное состояние или желаемый результат, к которому стремиться организация. Цели обычно разрабатывают в ходе стратегического планирования. Различают разнообразие целей и целеподразделение.2.Задачи- это предписанная работа, серия работ которая должна быть выполнена в установленные сроки и надлежащим образом. делятся на работу с людьми, с предметами, с информацией. Так же различают частоту повторения задач и время её выполнения. 3.Структура- это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, т.е. подразделений построенные в оптимальной форме для эффективного достижения цели организации.4.Технология- это способ позволяющий преобразовать сырье в, ресурсы в искомый продукт или услугу. 5.Люди- это центральный фактор организации, имеющий три основных аспекта: 1.поведение отдельных людей2. поведение людей в группах3. характер поведения руководителя.

11.Особенности управления организациями малого бизнеса. Больше половины малых предприятий не доживают до двух лет, а десятилетнего возраста достигает лишь одно из десяти. Причиной тому в большинстве случаем является неэффективное управление. Рассмотрим особенности управления в малом бизнесе. Финансовые успехи, мобильность, новые разработки, быстрота реагирования и создание новых рабочих мест — все это составляет сильную сторону малого бизнеса. Однако, следует отметить и слабую его сторону. Организация собственного дела не является трудоемкой операцией, требующей больших финансовых вложений, если рассматривать формальную часть этой процедуры. Чаще всего малые предприятия терпят неудачу, потому что менеджеры не могут справиться с постоянно возрастающими требованиями к управлению. Как точно подметил один их выдающихся исследователей менеджмента Питер Друкер, современным менеджерам приходится управлять дискретным хаосом. Адаптация к стремительно меняющейся внешней среде организации малого бизнеса требует принятия быстрых и точных решений. А это, в свою очередь, определяет необходимость не столько в быстрой адаптации организации к новым условиям хозяйствования, сколько в изменении концепции малого бизнеса и его управленческой парадигмы. Поэтому самой актуальной задачей современного менеджмента является непрерывное профессиональное образовании. Следует отметить, что образование, оторванное от производственного процесса, не принесет должного результата. Отсюда ряд требований к современному руководителю. Руководитель малого предприятия должен быть компетентен в той сфере деятельности, в которой осуществляется его бизнес. Это означает, во-первых, что он должен хорошо знать отрасль, ее структуру и особенности перемен, которые в ней происходят. Во-вторых, он должен быть компетентен в области технологии производства продукта и обладать достаточным опытом организации процесса производства. В-третьих, он должен достаточно ясно представлять основные этапы развития организации и необходимые действия на каждом из них. В-четвертых, современному руководителю не обойтись без знаний в области менеджмента. Построить эффективную управленческую деятельность без учета закономерностей организационного развития практически невозможно. В-пятых, для того, чтобы управленческая деятельность была результативной, руководителю необходима хорошая экономическая подготовка.

12.Личный менеджмент – управление собой. Питер Друкер в книге «Задачи менеджмента в ХХI веке» отмечает, что одной из центральных задач нового времени становится решение проблемы повышения эффективности управления на уровне отдельного человека, то есть персональный менеджмент. Причин тому достаточно много: это и большая зависимость успеха любой организации от результативности использования времени руководителем, и все большая «интеллектуализация труда», когда от эффективности деятельности одного высокопрофессионального специалиста зависит иногда успех целой организации, и острый недостаток времени и сил, особенно когда человеку приходится в течение одной жизни строить свою вторую карьеру и т.д. Время бежит очень быстро, для персонального менеджмента и его развития особенно. Еще 25-30 лет назад, несмотря на высокий интерес к повышению эффективности использования своего времени и очевидный интерес к проблемам персонального менеджмента в целом, можно было по пальцам пересчитать книги, вышедшие по данной проблематике («Техника личной работы» Г. Попова, публицистическое произведение Д. Гранина «Эта странная жизнь» и ряд других). А сегодня мы наблюдаем скорее избыточное количество литературы, посвященной проблемам управления на уровне отдельного человека, когда рядовому читателю становится уже трудно разобраться в потоке нарастающего количества информации, посвященной деятельности на уровне отдельного человека. Актуальной становится проблема систематизации увеличивающегося почти в геометрической прогрессии количества информации. Давайте попробуем, если не разобраться, то, по крайней мере, сделать в этом направлении первые шаги.

13.Взаимодействие менеджера с неформальными лидерами. Формальные отношения а трудовом коллективе устанавливаются исходя из функциональных обязанностей каждого лица на основе должностных инструкций, приказов и распоряжений руководства. Неформальные отношения основаны на личных контактах, знакомствах в работниками других подразделений, общении во время отдыха, симпатии и антипатии работников, их интересах. Лидером неформальной группы становится человек, способный выражать и отстаивать интересы группы. К существованию неформальных групп следует относиться как к должному. -руководитель должен знать о сущ. неформальных групп, знать лидеров —учитывать мнение лидеров, убеждать их в случае расхождения мнений -наладить деловой контакт с лидером, в случае необходимости — компромисс -в случае отказа от сотрудничества - борьба с лидером -не допускать обособления неформальных групп -поддерживать неформальную группу, если ее интересы не идут вразрез с интересами организации. Руководитель должен учитывать неформальные отношения и стараться использовать их в интересах дела.

14.Основные элементы («узлы») системы управления. для того, чтобы социальная система была всячески и динамически устойчивой, а следовательно, жизнеспособной, она должна обладать управляющим элементом, осуществляющим контроль за поступлением ресурсов, функционированием остальных (управляемых) элементов, результатами и т.п. и способным на основе обратной связи корректировать эти процессы. Управляющий элемент социальной системы является весьма сложным образованием, которое мы будем называть системой управления. Она представляет собой совокупность взаимосвязанных органов управления, реализующих его методы, технику, технологию, и установленного набора правил и предписаний, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий. К управляемой подсистеме относятся элементы, которые воспринимают управляющее воздействие в преобразуют в соответствии с ним поведение тс объекта, на который оно направлено. В нее входят, например, личные интересы, цели работников и т.п. К нему следует относить все те элементы организации (а не только системы управления), которые воспринимают управленческое воздействие и подчиняют е свое поведение и развитие. Так, а качестве объекта можно рассматривать группу, отдельную личность, процесс, отношения людей и пр.

15.Роль баз данных в эффективности управления фирмы. База данных — совокупность данных, хранимых в соответствии со схемой данных, регулирование которыми выполняются в соответствии с правилами средств моделирования данных. База данных — некоторый набор перманентных (постоянно хранимых) данных, используемых прикладными программными системами какого-либо предприятия. База данных — совместно используемый набор логически связанных данных (и описание этих данных), предназначенный для удовлетворения информационных потребностей организации. Наиболее часто используются следующие отличительные признаки 1. БД хранится и обрабатывается в вычислительной системе. Таким образом, любые внекомпьютерные хранилища информации (архивы, библиотеки, картотеки и т. п.) базами данных не являются. 2. данные в БД логически структурированы (систематизированы) с целью обеспечения возможности их эффективного поиска и обработки в вычислительной системе. Структурированность подразумевает явное выделение составных частей (элементов), связей между ними, а также элементов и связей, при которой с типом элемента (связи) соотносится определенная схематика и допустимые операции. 3. БД включает метаданные, описывающие логическую структуру БД в формальном виде (в соответствии с некоторой метамоделью). В соответствии с ГОСТ Р ИСО МЭК ТО 10032-2007, «постоянные данные в среде базы данных включают в себя и базу данных. Схема включает в себя описания содержания, структуры и ограничений целостности, используемые для создания и поддержки базы данных. База данных включает в себя набор постоянных данных, определенных с помощью схемы. Система управления данными использует определения данных в схеме для обеспечения доступа и управления доступом к данным в базе данных». Из перечисленных признаков только первый является строгим, а другие допускает различные трактовки и различные степени оценки. Можно лишь установить некоторую степень соответствия требованиям к БД. В такой ситуации не последнюю роль играет общепринятая практика. В соответствии с ней, например, не называют базами данных файловые архивы, Интернет-порталы или электронные таблицы. несмотря на то, что они в некоторой степени обладают признаками БД. Принято считать, что эта степень в большинстве случаев недостаточна (хотя могут быть исключения).Многие специалисты указывают на распространённую ошибку, состоящую в некорректном использовании термина «база данных» вместо термина «система управления базами данных», и указывают на необходимость различения этих понятий.

16.Роль совершенствования отдельных элементов и оптимизация системы управления в целом. Прежде чем проводить оптимизацию организационной структуры управления руководству компании надо задаться вопросом, с какой целью оно будет ее проводить в условиях кризиса? Причин может быть несколько: • > соотношение доходов и расходов не в пользу первого, что заставляет руководство обратить внимание на снижение затрат в Компании; • > в компании в сложившейся кризисной ситуации резко меняется (сокращается) направление бизнеса (меняется стратегия, Руководство ориентируется на кризисную ситуацию в экономике); • > в компании относительно стабильное положение, но все же Руководство хочет воспользоваться ситуацией и обновить (улучшить) персонал путем высвобождения части своего персонала и заменой его на более квалифицированный. Ранее у Руководства не хватало времени для начала кардинальных изменений. В практике для оптимизации организационной структуры (снижении численности персонала) компании используются следующие подходы: • > Функциональный подход: перераспределение функций в рамках одного или нескольких структурных единиц (подразделений) Компании (путем объединения нескольких функций в рамках одной должностной позиции, которые ранее дублировались, выполнялись двумя и более сотрудниками, но в условиях сокращения деятельности, функция выполняется меньшими трудозатратами); • > Организационный подход: реструктуризация организационной структуры как в рамках подразделения (снижение уровней подчиненности, управления), так и Компании в целом (укрупнение нескольких подразделений в одно); • > Процессный подход: построение системы управления компанией, основанной на бизнес-процессах; • > Проектный подход: создание системы управления компанией, основанной на проектной структуре управления; • > Бенчмаркинг: оптимизация системы управления компанией на основе анализа опыта аналогичных компаний, которые работают на тех же рынках.

17.Место и роль планирования во внутрифирменном управлении. Планирование — это процесс экономического обоснования рационального поведения субъекта хозяйствования для достижения своих целей. Планирование представляет собой процесс формирования целей, определение приоритетов, средств и метолов достижения. Сущность внутрифирменного планирования состоит в обосновании целей и способов их достижения на основе выявления комплекса задач и работ, определения эффективных методов и способов их выполнения, необходимых для этого ресурсов, распределения их между членами организации. Основной целью плана является реализованное событие, а основной задачей планирования — выбор волевых ответственных действий в условиях имеющихся ресурсных ограничений, сбалансированных по исполнителям, времени, ресурсам. Основная цель планирования — интеграция всех членов фирмы для решения комплекса задач и выполнения работ, обеспечивающих достижение конечных результатов на основе единства целей. Внутрифирменное планирование представляет собой набор действий, предусматривающий определение целей, параметров взаимодействия между задачами, работами и членами организации, способов и методов выполнения этих задач, а также распределение ресурсов и выбор других организационно-технологических, экономических и мотивационных решений, обеспечивающих достижение целей. Необходимость планирования обусловлена масштабом, сложностью и комплексностью хозяйственных задач; возрастающим значением времени; ограниченностью финансовых, материально-технических ресурсов и необходимостью их эффективного использования; необходимостью поиска оптимального решения этих задач с учетом внешних условий; объединением членов организации единством целей; созданием основ контроля. В настоящее время приняты следующие виды планирования: стратегическое (перспективное); тактическое; текущее, которое подразделяется по временным периодам и функциональным областям. Объединив все виды внутрифирменного планирования в организации, можно определить функцию планирования как внутрифирменное планирование стратегии, тактики и управленческой политики.

18.Значимость делегирования полномочий для повышения эффективности работы организации. Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых сотрудников на выполнение определенных задач (фактически командовать людьми).Полномочия бывают двух типов: 1. Линейные полномочия - это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному. Линейные полномочия предоставляют руководителю узаконенную власть воздействия на подчиненных. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организацией.2. Штабные полномочия - это полномочия, основанные на выполнении определенной функции. Штабной аппарат может быть:• Консультативным (консультирование линейного руководителя);• Обслуживающий аппарат (маркетинг, кадровые службы, снабжение и сбыт и т.д.)• Личный аппарат линейного руководителя (секретарь, личный помощник).Делегирование как термин означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей организации. Делегирование является одной из наиболее непонятых и неправильно применяемых концепций управления. Для эффективного осуществления делегирования необходимо понимать связанные с этим концепции ответственности и организационных полномочий. Имеются две концепции процесса, посредством которого передаются полномочия:1.Согласно классической концепции полномочия передаются от высших к низшим уровням организации. 2.Если подчиненный не принимает полномочий от руководителя, то передачи полномочий не происходит. Полномочия являются ограниченным правом использовать ресурсы и командовать людьми. Внутри организации эти пределы обычно определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями. Лица, выходящие за эти пределы, превышают свои полномочия, даже когда это необходимо для выполнения делегированных задач. Пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления организацией. Но даже полномочия высшего руководства ограничены. Большая часть полномочий руководителя определяется традициями, нравами, культурными стереотипами и обычаями общества, в котором организация функционирует. Люди подчиняются приказаниям начальника частично из - за того, что это социально приемлемое поведение. Эти факторы, с одной стороны, ограничивают полномочия, а с другой стороны - поддерживают их. Ограничения, налагаемые на полномочия, часто нарушаются на практике. Чтобы лучше это понять надо рассмотреть разницу между полномочиями и властью. Полномочия и власть часто путают друг с другом. Полномочия определяются как делегированное, ограниченное, присущее данной должности право использовать ресурсы организации. В отличие от этого власть представляет собой реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию. Можно иметь власть, не имея полномочий. Существует пять причин нежелания руководителей делегировать полномочия:1. Заблуждение - "Я сделаю лучше". Руководитель в данном случае приходит к выводу, что эту работу он сделает лучше, чем его подчиненный, и стремится заменить подчиненных, не выполняя четко своих функций. 2. Отсутствие способности руководить. Такие руководители, как правило, решают лишь сиюминутные, текущие задачи и практически не занимаются перспективными проблемами, от решения которых, в сущности, и зависит эффективность работы менеджера. 3. Отсутствие доверия к подчиненным. Отсутствие доверия к подчиненным создает адекватное отношение с их стороны, что приводит к потере инициативы и предприимчивости, сотрудники постоянно в своей работе будут ориентироваться на действия своего руководителя. Социально-экономические последствия такого стиля работы предугадать не составляет трудности. 4. Боязнь риска. Подчиненные, выполняя задание руководителя, не будут чувствовать ответственности за те проблемы, которые возникают в их деятельности, зная, что за это не придется отвечать. 5. Отсутствие выборочного контроля, необходимого для предупреждения руководителя о возможной опасности. Для делегирования полномочий руководитель должен разработать механизм контроля для получения информации о результатах работы подчиненных. Получение такой информации позволяет направить деятельность на выполнение конкретной цели. Вместе с тем не надо строить иллюзий, что подчиненные стремятся к повышению ответственности, к расширению ее границ. Наоборот, в большинстве случаев они избегают ответственности и даже выдвигают контрмеры для ее ограничения. Таких принципов несколько: 1. Подчиненный считает, что лучше спросить руководителя, чем самому решать проблему. 2. Подчиненный боится критики за совершенные ошибки, так как большая ответственность увеличивает возможность допущения ошибки. 3. У подчиненного отсутствуют информация и ресурсы, необходимые для успешного выполнения задания. 4. Объем работы подчиненного достаточен и большего сделать он не может. 5. Подчиненный недостаточно квалифицирован и у него нет уверенности, что он сможет выполнить порученную работу. 6. Подчиненному не предлагают дополнительных стимулов в связи с повышением ответственности.

19.Стиль управления (руководства) и его влияние на эффективность организации. Стиль управления - типичная манера и способ поведения менеджера. Стили могут классифицироваться по разным критериям. А. Критерий участия исполнителей в управлении. Наиболее четко здесь различают три стиля:- авторитарный (единолично менеджер решает и приказывает - сотрудники исполняют);- сопричастный (сотрудники участвуют в той или иной мере в принятии решений); - автономный (менеджер играет сдерживающую роль - сотрудники решают сами, обычно большинством) Авторитарный стиль управления имеет разновидности:- диктаторский стиль (менеджер все решает сам, сотрудники исполняют под угрозой санкций);- автократический (менеджер имеет в своем распоряжении обширный аппарат власти);- бюрократический (авторитет менеджера покоится на формальных иерархических положениях системы);- патриархальный (менеджер имеет авторитет «главы семьи», сотрудники неограниченно ему доверяют);- благосклонный (менеджер использует свои неповторимые личные качества и пользуется высоким авторитетом, сотрудники поэтому следят за его решениями). Сопричастный стиль тоже имеет варианты:- коммуникационный стиль (менеджер затрудняется в принятии решения и информирует сотрудников, последние задают вопросы, высказывают свое мнение, однако в конце концов должны следовать указаниям менеджера);- консультативный стиль управления (то же самое, но решения принимаются совместно совещательно);- совместное решение (менеджер выдвигает проблему, указывает ограничения, сотрудники сами принимают решение, менеджер сохраняет право вето). Б. Классификация стилей управления по преимущественному критерию функций управления: - управление через инновацию (разработка инновации - как руководящее задание);- управление с помощью задания цели (на каждом иерархическом уровне задают цели, имеется свобода в методе ее достижения, ограниченная сметой и контролем);Преимущества: свобода реализации, осуществление личных целей, ответственность за результат. Недостатки: жесткая система планирования, интенсивный контроль, отсутствие сопричастности сотрудников, издержки на контроль.- Управление через согласование цели (Это смешанная форма управления через задание цели и через сопричастность сотрудников. Сотрудники принимают участие в установлении целей).Преимущества: согласование целей - лучшее условие их достижения, свобода в реализации, ориентировка на цель, а не на способ, осуществление личных целей в работе, общий контроль, ответственность, сопричастность. Недостатки: жесткая система планирования, затраты времени на согласования, противоречия с иерархической системой, интенсификация контроля.- Управление через правила решения;- управление через мотивацию;- управление через координацию;- управление только в исключительных случаях (менеджер оставляет за сотрудниками решения, связанные с выполнением задач. Вмешательство происходит в исключительных случаях - особо критических ситуациях, игнорирование возможности решения, отклонения от заданных целей).В. Критерий ориентации на сотрудников или на выполнение задач.