Порівняння документів

На практиці часто виникає потреба порівнювати документи між собою. Якщо, наприклад, у великий за обсягом і вже перевірений вами документ були внесені якісь зміни, то не варто перевіряти весь документ заново. Краще порівняти його з початковою версією даного документу та перевірити лише фрагменти, що зазнали змін.

Для цього треба відкрити перший документ, вибрати в меню Сервис опції Исправления, Сравнить версии… та вибрати файл другого документу. Якщо другий документ було сформовано внаслідок внесення змін до першого, то додані фрагменти відображатимуться підкресленими, а вилучені – викресленими.

Користуючись описаними вище панеллю інструментів Рецензирование або вікном діалогу Просмотр исправлений можна швидко переглянути усі відмінності між документами. При потребі можна, наприклад, сформувати третій документ, у якому частина виправлень буде прийнята, а частина відхилена.

Збереження версій документу

Word дозволяє зберігати різні версії документу в одному файлі. Це значно економить пам’ять, бо в кожній версії зберігається не весь документ, а лише відмінності від основної версії документу.

Для роботи з версіями треба вибрати в меню Файл опцію Версии… В результаті відкриється вікно діалогу, в якому можна зберегти в файлі поточну версію документу, відкрити іншу версію чи вилучити її. В списку версій документу відображається хто і коли її записав, а також примітки, що пояснюють її зміст.

Швидке збереження документу

Документ, над яким ви працюєте, час від часу треба зберігати на диску, щоб не втратити результати вашої праці внаслідок збою комп'ютера, виключення електроживлення тощо. Якщо документ великий за обсягом, а ваш комп'ютер не дуже потужний, то періодичне збереження документу на диску віднімає чимало часу, протягом якого ресурсів комп'ютера може не вистачати для виконання інших функцій, навіть для вводу інформації з клавіатури. Щоб уникнути такої ситуації застосовують швидке збереження, коли на диску зберігають не весь документ, а лише дописують у файл останні зміни, внесені в документ. Режим швидкого збереження включається і виключається в вікні діалогу, що відривається при виборі меню Файл – Сохранить как…– Параметры.

Однак, негативним наслідком такого вирішення проблеми є те, що постійне дописування у файл змін та змін до змін приводить до невиправданого зростання розміру файла. На жаль, з причин, які достеменно відомі тільки авторам програми Word, подібне явище певною мірою спостерігається і при виключеному режимі швидкого збереження.

Тому включати режим швидкого збереження ми радимо тільки у випадку, коли ви бачите, що вашому комп'ютеру справді не вистачає ресурсів для того, щоб зберігати файл на диску, не гальмуючи вашої роботи з документом.

Також ми радимо після завершення тривалої роботи над великим документом виділити весь документ, скопіювати його в буфер обміну та вставити у порожній документ. Ця нескладна процедура дозволяє зняти з файлу описані вище нашарування і суттєво (інколи в декілька разів) зменшити об’єм файла.

Порожній документ має бути створений на основі того ж шаблону, що і документ, який ви в нього вставляєте. Інакше після цього вам доведеться вносити зміни у форматування документу, розміри полів, параметри стилів тощо. Якщо такого порожнього документу у вас нема, його легко створити. Для цього вилучіть з вашого документу весь текст, графіку і запишіть результат у файл під іншим іменем.