52

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

БУДІВНИЦТВА І АРХІТЕКТУРИ

Основи практичної роботи в середовищі microsoft access

Mетодичні вказівки

до виконання лабораторних робіт з дисципліни „Інформатика та обчислювальна техніка”

для студентів спеціальності 6.010100

“Комп’ютерні технології в управлінні та навчанні”

Київ 2008

Укладач: О. І. Болдаков, канд. техн. наук, доцент,

Рецензент С. В. Цюцюра, докт. техн. наук, професор

Відповідальний за випуск В.Б. Задоров, канд. техн. наук, професор, завідуючий кафедрою інформаційних технологій

Основи практичної роботи в середовищі Microsoft Access. Методичні вказівки до виконання лабораторних робіт " /Уклад.: О.І. Болдаков. - К.:КНУБА, 2008. - 48 с.

Містять варіанти тем лабораторних робіт, короткі теоретичні відомості, контрольні запитання, завдання для виконання.

Призначено для студентiв спецiальностi 6.010100 “Комп’ютерні технології в управлінні та навчанні”.

ЗМІСТ

Загальні положення і порядок виконання робіт. 4

Лабораторна робота № 1 5

Основи роботи в системі Ms Access. 5

Короткі теоретичні відомості. 5

Системи управління базою даних та Ms Access. 6

Проектування бази даних. 7

Робота з базами даних в системі Ms Access. 8

Контрольні питання 10

Завдання для виконання. 11

Лабораторна робота № 2. 12

Створення таблиць. 12

Теоретичні відомості 12

Контрольні питання 24

Завдання для виконання. 25

Лабораторна робота № 3. 28

Створення запитів 28

Теоретичні відомості 28

Контрольні питання 35

Завдання для виконання. 36

Лабораторна робота № 4. 38

Створення форм. 38

Теоретичні відомості 38

Контрольні питання 45

Завдання для виконання. 46

Лабораторна робота № 5. 47

Створення звітів. 47

Теоретичні відомості. 47

Контрольні питання 49

Завдання для виконання. 50

Теми лабораторних робіт. 51

Література. 52

Загальні положення і порядок виконання робіт.

Дані методичні вказівки охоплюють основні аспекти практичного використання засобів програмногопродуктуMicrosoft Access.

У контексті роботи з пакетом Microsoft Access як реляційною системою управління базами даних (РСУБД) розглянуто поняття бази даних та системи управління базою даних (СУБД), практичні аспекти проектування бази даних, робота з базами даних, створення таблиць, створення запитів, створення форм, створення звітів, підтримка даних, кінцевим продуктуктом яких є створення потужних комп’ютерних мережевих технологій з архітектурою клієнт/сервер.

Відповідно послідовному виконанню даних методичних вказівок кожний студент створює, підготовляє і проводить демонстрацію лабораторних робіт в системі Microsoft Access на індивідуальну тему.

Темалабораторної роботи визначається іузгоджується кожним студентомразом з викладачем. Варіанти тем для виконання лабораторних робіт наведені.

Виконання лабораторної роботи зараховується студентам, що успішно справилися з усіма без винятку пунктами завдань і здатними дати вичерпні пояснення про хід виконання роботи.

Лабораторна робота № 1 Основи роботи в системі Ms Access.

Короткі теоретичні відомості.

Програмний продукт Mіcrosoft Access - це могутня реляційна система керування базами даних (РСУБД). Вона призначена для створенняприкладних програмнихпродуктів з використаннямяк невеликих баз даних, так і могутніх мережевих додатків архітектури клієнт/сервер.

Структура баз даних Mіcrosoft Access унікальна. Усі таблиці і зв'язки між ними, індекси, форми, звіти, макроси і код VBA об'єднані в один файл бази даних, що має стандартне розширення .mdb. Але зараз стало загальноприйнятою практикою розділяти цей файл на два файли, в одному з них зберігати об'єкти даних, а в іншому - сам додаток. При цьому з додатка баз даних установлюють зв'язку з таблицями файлу даних.

Mіcrosoft Access може імпортувати й експортувати дані електронних таблиць, текстових файлів і баз даних усіх найбільш популярних форматів. Можна використовувати Mіcrosoft Access як засіб створення додатків архітектури клієнт/сервер, установлюючи її і на робочих станціях,як мережевогоклієнта, і на серверах.

Mіcrosoft Access можна назвати як повноцінної реляційноюСУБВ так і наймогутнішим засобом розробки додатків.

СУБД Mіcrosoft Access має велика кількість спеціальних програм, що одержали назва "майстра", наприклад, майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм і т.д.

Mіcrosoft Access має розвиту систему запитів, що дозволяє одержувати на екрані різні зведення з таблиць. Користувач може формувати умови запиту, відповідно до яких з базиобираютьсянеобхідніданічиформується нова таблиця.

За допомогою майстра форм користувач може сам визначити форму видачі даних на екран. Форма - це основний засіб створення інтерфейсу користувача, що забезпечує зручний спосіб роботи з базою даних.

У системі Mіcrosoft Access широко вживається поняття "звіт". Звіт - це гнучке і эфективное засіб для організації даних при посторінковому виводіїх на друк.

Системи управління базою данихта Ms Access.

База даних - це систематизована сукупність інформації.

У комп'ютерній базі даних інформація зберігається у таблицях, дуже схожих на електронні таблиці. Стовпці цих таблиць мають назву полів, а рядки даних - записів.

Комп'ютерна СУБД - це програма, призначена для запису, пошуку, сортування, обробки (аналізу) та друкування інформації, що міститься в базі даних.

Існують два типи СУБД: системи управління файлами і системи управління реляційними базами даних. В системах управління файлами (File management systems) дані заносяться і зберігаються без індексування, а під час пошуку та створення звітів обробляються послідовно. Тому ці системи недостатньо гнучкі при маніпулюванні даними. Іншим суттєвим недоліком таких систем управління даними є тенденція до накопичення зайвої інформації.

Системи управління реляційними базами даних (Relational database management systems) дозволяють користувачам вільніше маніпулювати даними завдяки збереженню всіх даних тільки один раз та опису зв'язків між ними.

Microsoft Access - це програма, якапризначена для роботи з реляційними базами даних в середовищі Windows. Працюючи з Access, можна: розбивати дані на логічно пов'язані частини; вводити, змінювати та знаходити необхідні дані; знаходити дані за умовами, що задаються; автоматизовувати виконання стандартних задач; встановлювати зв'язки між даними; створювати власні готові до роботи з базою даних програми, що містять меню, діалогові вікна та командні кнопки.

В Access поняття "база даних" стосується одиничного файла, що вміщує всю інформацію. Кожна база даних може складатися з таких об'єктів: таблиці; запити; форми; звіти; сторінки; макроси; модулі.

Таблиця - це основний об'єкт бази даних, призначений для збереження даних.

Запит - вибирає дані з таблиць згідно з умовами, що задаються.

Форма - відображає дані з таблиць або запитів відповідно до форматів, описаних користувачем. Форма дозволяє переглядати, редагувати та друкувати дані.

Звіт - відображає і друкує дані з таблиць або запитів згідно з описаним користувачем форматом. У звіті дані редагувати не можна.

Сторінка - забезпечує роботу з базами даних з комп'ютерної мережі Internet.

Макрос - автоматизує стандартні дії на основі команд, обраних користувачем.

Модуль - автоматизує складні операції, які не можна описати за допомогою макрокоманд.

Проектування бази даних.

Перед тим, як створювати базу даних, її необхідно спроектувати:

проаналізувати існуючу базу даних (переглянути форми та звіти, що використовуються; визначити джерела даних; ознайомитися із завданнями, які вирішуються за допомогою бази даних; визначити завдання, які необхідно вирішити в майбутньому);

розділити дані на групи, які в подальшому стануть таблицями;

визначити групи даних, що будуть зберігатися в кожній таблиці (поля);

визначити загальні елементи таблиць - ключові поля;

продумати оформлення звітів і форм;

визначити умови вибору для запитів;

продумати автоматизацію стандартних завдань баз даних, таких як виконання запитів та друкування звітів;

забезпечити безпеку даних за допомогою створення копій, шифрування даних, розділення даних та обмеження доступу під час роботи в мережі.

Спроектувавши базу даних, можна перейти до її створення, а також до роботи з об'єктами створеної бази даних.

Робота з базами даних в системі Ms Access.

При запуску Microsoft Access з'являється діалогове вікно Microsoft Access. У цьому вікні можна вибрати існуючу базу даних (БД) або створити нову.

Для створення нової БД можна використати один із способів:

вибрати пункт Мастера, страницы и проекты баз данных і натиснути ОК, щоб запустити майстра БД, який візьме на себе весь процес створення БД;

вибрати пункт Новая база данных і натиснути ОК, щоб створити нову БД.

Якщо вибрати існуючу БД, з'явиться вікно, в якому будуть представлені її об'єкти. За умовчанням активним є об'єкт Таблицы. Можна переглянути інші об'єкти БД Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули.

З об'єктами можна працювати, вибравши їх і натиснувши кнопку Открыть (або двічі натиснувши на об'єкті). Для створення нового об'єкта використовують кнопку Создать. Кнопка Конструктор використовується для зміни структури вже існуючого об'єкта і застосовується до будь-якого об'єкта вікна БД.

Якщо створюється БД для виконання простих операцій, то можна використати майстер БД. За його допомогою створюються таблиці, необхідні для розв'язку простих задач управління БД, і автоматично встановлюються зв'язки між таблицями. Для створення БД за допомогою майстра слід виконати команду Файл/Создать БД. З'явиться діалогове вікно Создание, в якому треба відкрити вкладку Базы данных. На вкладці зображені піктограми майстрів баз даних. Вибираємо будь-який, натиснувши на піктограмі і на кнопці ОК для його запуску (або двічі натиснувши на піктограмі майстра в списку).

Після запуску майстра з'являється діалогове вікно Файл новой базы данных, в якому треба вказати ім'я нової БД і її місцезнаходження. В рядку Имя файла діалогового вікна вводимо ім'я БД і вибираємо папку, в якій буде зберігатися БД. Після цього натискаємо Создать.

Майстер видасть на екран ряд діалогових вікон. Набір цих діалогових вікон залежить від того, яка база створюється. Але в будь якому випадку майстер чітко прокоментує варіанти вибору на кожному кроці створення БД. У першому діалоговому вікні вказані пункти, які буде містити БД.

Якщо натиснути кнопку Далее, майстер запустить друге діалогове вікно, в якому запитуються додаткові поля для таблиць, які створив майстер БД. Вибираємо будь-яку таблицю зі списку, розміщеного в лівій частині діалового вікна.

Як тільки виберемо таблицю, у правій частині діалогового вікна з'явиться список полів цієї таблиці. Поля, які включені на даний момент в таблицю, позначені прапорцями.

Вибравши поля, натискаємо кнопку Далее. З'явиться 3-є діалогове вікно. В ньому можна вибрати вигляд оформлення екрана БД. Після вибору вигляду в лівій частині діалогового вікна з'явиться його зразок. Вибираємо потрібний вигляд і натискаємо кнопку Далее.

4-е діалогове вікно містить вигляди оформлення звітів. Як і в попередньому випадку, тут можна побачити зразки. Вибираємо вигляд і натискаємо кнопку Далее.

5-у діалоговому вікні вводиться назва БД, а також вказується, чи потрібний декоративний малюнок у вікні головного меню і у звітах. Вводимо заголовок (або приймаємо за умовчанням) і вибираємо режим включення малюнка. Потім натискаємо кнопку Далее.

6-е діалогове вікно майстра БД пропонує запитання, чи запустити БД після її створення і чи треба показувати на екрані довідку про використання БД.

Встановивши необхідні параметри, натискаємо кнопку Готово для закінчення процесу створення БД. Після цього Access повідомить, що почалося створення БД і розпочне створювати всі необхідні таблиці, форми, звіти. Також буде створена так звана головна кнопкова форма - різновид головного меню, що прийнятий в Access, який полегшує використання БД.

Якщо включити режим запуску БД в останньому діалоговому вікні майстра, то при запуску можна побачити головну кнопкову форму, створену БД. На ній містяться кнопки для роботи з даними, друку звітів, налаштування головної кнопкової форми і виходу з БД. Всі інші дії залежать від типу БД.

Контрольні питання

1. Призначення системиMicrosoft Access ?

2. Структура баз данных Microsoft Access ?

3. Які назвита призначення спеціальних програм СУБД Microsoft Access ?

4. Що таке комп'ютерна СУБД ?

5. Які існують типи СУБД ?

6. Яке призначеннясистемиуправління реляційними базами даних ?

7. Зяких об'єктів може складатися база даних вAccess ?

8. Якатехнологія проектуваннябазиданих ?

9. Створеннянової БД базиданих вAccess з використанням „майстра”?

10. Створеннянової БД базиданих вAccess без використання „майстра”?

11. Як вибрати існуючу БД вAccess ?

12. Яка структуравікна існуючої БД вAccess, її об'єкти ?

13. Як можна працювати з об'єктами БД вAccess ?

14. Як створюється новий об'єкт вAccess ?

Завдання для виконання.

Завдання для виконання лабораторної роботи ми розглянемо на прикладі виконання варіанту теми № 1 „Облік послуг по ремонтних роботах оргтехніки и комп’ютерної периферії”. Замовлення може бути виконано чи не виконано. Якшо замовлення не виконано протягом одного місяця, то вважається недійсним.

1. Виконати постановку задачі.

2. Виконати проектування бази даних усіх її даних і зв’зку між ними на логічному рівні.

3. Створити порожнюбазу даних заназвою"Практикум".

Для того, щобстворитибазу данихдляпотрібноїнам фірмизапускаємоMicrosoftAccess.Удіалоговомувікні, що з’явилося,клацнутина: "Новая база данных" -> далі -ОК(чикнопкаСоздать... на панели База данных). MSAccessпропонуєвідразу же створитиізберегтипорожню базу даних. Намцеіпотрбно.Зберігаємозаназвою"Практикум". Післяцьогоз’являєтьсяосновневікно базиданих.УMsAccessліворучрозташованитакі об’єкти:таблицы, запросы, отчёты, формы, страницы, макросыіт.д.