4. Облік розрахунків із підзвітними особами.

Готівка видається працівникам підприємства підзвіт на відрядження та на господарські потреби за розпорядженням керівника підприємства за умови, що у працівника немає заборгованості по раніше виданих авансах.

Термін відрядження не може перевищувати 30 календарних днів у межах України і 60 днів при відрядженні за кордон.

Оплата відрядження. Без підтверджуючих документів працівнику виплачуються добові за весь термін перебування у відрядженні. Добові [5] по Україні становлять 18 грн. без харчування , за кордон — 280 грн. з перерахуванням за курсом НБУ на день отримання коштів у банку. Якщо в рахунок готелю включено харчування, то норми добових відповідно зменшуються, а саме: по Україні одноразове харчування — 80 % ; дворазове — 55 % ; триразове — 35 % від норм добових витрат.

За наявності виправдовуючих документів оплачується:

1. Проживання з урахуванням побутових послуг (прання, чистка, ремонт, прасування одягу, користування телевізором, холодильником).

2. Проїзд до місця відрядження і назад будь-яким видом транспорту крім таксі, та за місцем відрядження (міським транспортом загального користування, крім таксі). Керівництвом підприємства можуть встановлюватись обмеження щодо виду транспорту та категорії вагона, каюти тощо.

3. Інші витрати. При відрядженні по Україні відшкодовується плата за бронювання місця в готелі в розмірі не більш 50 % його добової вартості. Витрати на побутові послуги в готелях оплачуються в розмірі не більш 10 % добових за всі дні проживання. Оплачуються витрати у зв'язку з поверненням білетів з поважних причин.

Аванс на відрядження видається обов'язково. Якщо працівнику оплачуються витрати на відрядження в розмірі більше встановлених норм за розпорядженням керівника — ці виплати здійснюються за рахунок прибутку в податковому обліку, в бухгалтерському обліку ці виплати включають в інші операційні витрати (субрахунок 949). Для працівника суми перевищення включаються до його сукупного оподатковуваного доходу поточного місяця.

Підзвітна особа повинна подати звіт і повернути невитрачені залишки підзвітних сум протягом трьох днів після відрядження, а в разі видачі готівки на господарські потреби — протягом двох днів. Штраф за прострочення — 25 % від виданої у підзвіт суми (сплачує підприємство до бюджету). Особа, яка не повернула невитрачені кошти до закінчення третього банківського дня, сплачує штраф у розмірі 15 % від суми надлишкових коштів, а при поверненні коштів після звітного місяця з них, крім штрафу, утримується податок з доходів згідно із Законом про податок з доходів.

На підприємстві повинна бути призначена наказом особа, відповідальна за реєстрацію осіб, які прибули (вибули) з (у) відрядження. Для цього на підприємстві ведеться журнал реєстрації посвідчень про відрядження.

Первинні документи:

1) касові ордери (форми № К01 та К02);

2) звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт [10] з доданими виправдувальними документами (квитки, рахунки, чеки, квитанції);

3) посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття (прибуття), наказ про відрядження.

Синтетичний облік ведеться на субрахунку 372, який є активно-пасивним. За дебетом відображають отримання коштів під звіт, оплату перевитрат, за кредитом — списання витрачених коштів на відповідні рахунки витрат або матеріальних цінностей, повернення невитрачених залишків.

Видача коштів підзв.особі: Дт 372 Кт 30, витрати підзв.осіб коштів на проїзд, на проживання,добові Дт 23,92,93 Кт 372, придбане підзв.особою тов-матеріальних ціностей Дт 20,22,28 Кт 372, на суму ПДВ сплачено підзв. Особою в ціні запасів Дт 641 Кт 372, повернення в касу невитрачених коштів Дт 30 Кт 372.