О ведении делопроизводства на предприятии «Энергосбыт» оао «Татэнерго»

Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на отдел документационного обеспечения (ОДО). ОДО осуществляет централизованную форму делопроизводства: прием, учет, регистрацию, оформление, рассылку и отправку корреспонденции, формирование дел документов до сдачи их в архив. Контроль за работой ОДО осуществляет помощник генерального директора – референт.

Поступившая в ОДО корреспонденция сортируется на следующие категории:

• подлежащая регистрации и контролю;

• подлежащая учету и регистрации в отделах;

• не подлежащая регистрации.

Все документы регистрируются централизованно в день поступления и каждый документ должен регистрироваться только один раз. На все поступающие документы наносится регистрационный штамп, на первой его странице в правом нижнем углу проставляется дата поступления документа и порядковый номер. В целях систематизации документов каждому структурному подразделению присвоен свой индекс согласно Отраслевого классификатора структурных подразделений предприятий и организаций электроэнергетики.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

-юридическую силу документов;

-оперативное и качественное составление и исполнение документов;

-организацию быстрого поиска документов;

-более активное использование ЭВМ при составлении документов.

Ответственность за правильное и грамотное изложение содержания документов, а также его оформление несет руководитель структурного подразделения. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами.

Максимальный набор реквизитов для документов управления – 29. Каждый вид документов (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

Выделяют основные группы документов:

- организационные документы (устав, штатное расписание);

- распорядительные документы (приказы, указания);

- документы по личному составу предприятия, личные дела, карточки;

- финансово-бухгалтерские документы (годовые отчеты, главная книга);

- информационно-справочные документы (справки, докладные записки);

- нормативные документы вышестоящих органов.

Программа совершенствования системы управления предприятием.

Основные направления программы:

1. Внедрение системы стратегического планирования деятельности предприятия «Энергосбыт» в целом и с разбивкой по отделениям предприятия. Данные работы позволят определить стратегию, миссию и план развития предприятия для своевременного реагирования на значительные изменения внешних (в политике, экономике государства и т.д.) и внутренних факторов деятельности.

2. Мероприятия по оптимизации организационной структуры. Данные мероприятия обеспечат оптимальное, не допускающее дублирование распределение функций между подразделениями и сотрудниками предприятия, а также выявление функций, не закрепленных за звеньями предприятия. Введение понятия «внутренний потребитель»

3. Разработка системы логистики на предприятии. Описание бизнес-процессов, разработка единого документооборота, форм отчетных документов и регламента их движения для последующей автоматизации деятельности предприятия «Энергосбыт». В результате снизится трудоемкость и повысится производительность труда управленческого персонала при обработке излишней документации и сократится длительность цикла обработки всей совокупности циркулирующих в процессе управления документов. Разработка данной системы позволит в значительной степени сократить документооборот как внутри предприятия, так и с внешними пользователями, выявить только необходимый объем несущей информации, а также определить единый стиль и регламент документооборота.

4. На основании разработанных бизнес-планов внедрение на предприятии системы бюджетирования и управленческого учета и отчетности, контроль выполнения, а также корректировка бюджетов предприятия. В 1999 году в ОАО «Татэнерго» была введена система бюджетирования. Приказом по предприятию «Энергосбыт» от 14.09.99 № 101 за предприятием закреплены бюджетные формы и регламент их представления в ОАО «Татэнерго». В финансовой структуре ОАО «Татэнерго» предприятие «Энергосбыт» определено как Центр доходов.

5. Разработка системы оплаты и мотивации труда. Обучение и аттестация персонала в целях повышения квалификации. При проведении данных работ планируется разработка матрицы закрепления функций за сотрудниками структурных подразделений и карт функциональных обязанностей сотрудников, документов, регламентирующих вопросы оплаты труда и порядке их вознаграждения.

6. Автоматизация системы управления предприятием, ведение контроля и учета денежных средств, а также дебиторской и кредиторской задолженности по «системе» в целом. Автоматизация системы управления предприятием на базе технологий Корпорации ПАРУС (далее СИСТЕМА). В рамках автоматизации планируется:

• уточнение схемы информационного обмена между подразделениями, подлежащие автоматизации;

• разработка инструкций для администратора и каждого рабочего места СИСТЕМЫ; планы обучения персонала и технического перевооружения предприятия;

• разработка электронных форм первичных и отчетных документов, действующего макета системы управления;

• доставка и установка СИСТЕМЫ на все рабочие места;

• обучение сотрудников предприятия на рабочих местах и необходимые консультации по использованию СИСТЕМЫ.