5.7 7. Современные проблемы стандартизации в области работы с документами

Одним из важнейших средств повышения качества работы с документами является развитие стандартизации. Норматив­ное упорядочение процессов работы с документами осуществ­ляется в виде издания Межгосударственных стандартов, со­гласующихся с международными стандартами.

150

В мире существует несколько международных центров по стандартизации, крупнейшим и авторитетнейшим из которых является ИСО (International Standard Organization) — Между­народная организация по стандартизации. Она была основана в 1946 году в Лондоне с целью содействия развитию стандар­тизации в мировом масштабе. От нашей страны членом ИСО является Госстандарт России.

Основную работу в ИСО ведут технические комитеты (ТК), их подкомитеты (ПК) и рабочие группы (РГ). В области рабо­ты с документами основную работу ведет ТК 46 «Стандарти­зация в области деятельности, относящейся к библиотечному делу, документации и информационным центрам, службам индексации и аннотирования, архивам, информационной на­уке, а также издательскому делу». На основе результатов дея­тельности ТК 46 в нашей стране в 1978 г. была создана «Сис­тема стандартов по информации, библиотечному и издатель­скому делу» (СИБИД). В настоящее время она действует и в России как правопреемнице СССР.

На сегодняшний день в РФ действует более 50 государ­ственных стандартов, входящих в СИБИД. Регистрацион­ный номер стандартов, входящих в СИБИД, состоит из цифры 7, определяющей систему, числа, определяющего по­рядковый номер стандарта в системе, и двух последних цифр года его утверждения.

К основным объектам стандартизации СИБИД относят:

• организационные аспекты деятельности органов НТИ, библиотек, издательств, издающих организаций и ар­хивов;

• научно-технические термины и определения;

• представление документальных источников информации (их частей);

• информационно-библиотечную технологию.

Первая группа стандартов, регулирующих организационные аспекты документной деятельности, весьма немногочислен­на. Ее основу составляет ГОСТ 7.55-89 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Основ­ные положения». Он устанавливает назначение, область рас­пространения и состав, а также порядок координации и пла­нирования работ в целом по СИБИД. Стандарт определяет,

151

что целью и назначением СИБИД является установление еди­ных норм, правил и требований к сбору, обработке, пред­ставлению, учету, хранению, поиску и распространению ин­формации, в том числе документальной.

Значительную часть существующего массива СИБИД со­ставляют терминологические стандарты, позволяющие унифи­цировать общие понятия и определения, применяемые в биб-лиотечно-информационной и издательской деятельности. К настоящему времени терминологической стандартизацией охвачены информационно-библиотечная деятельность в це­лом, библиография, библиографоведение, поиск и распрос­транение информации, информационно-поисковые языки, каталогизация, комплектование фонда. Открывает эту груп­пу ГОСТ 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», требования которо­го согласованы с требованиями международного стандарта ИСО 5127-1-83 «Документация и информация» Словарь. Часть 1. «Основные понятия», с учетом дополнений, обус­ловленных национальной информационной практикой. Все­го в данном ГОСТе содержится 166 терминов по информаци­онной технологии и информационным ресурсам, включая биб­лиотечное дело, библиографическую продукцию, информа­ционно-поисковые системы и многие другие направления.

Издательская терминология определена в ГОСТе 7.60-90 «Издания. Основные виды. Термины и определения». Стандарт соответствует Международному стандарту ИСО 5127/2-183 в части видов изданий. Он рассчитан прежде всего на издающие организации, но необходим также и библиотекам, т.к. в нем дана типология видов изданий, а именно: по целевому назна­чению, по степени аналитико-синтетической переработки информации, по форме знакового представления информа­ции, по материальной конструкции, по объему, по составу основного текста, по периодичности, по структуре, по харак­теру информации и т.д. В ГОСТе дана также видовая характе­ристика периодических и продолжающихся изданий, т.е. опи­саны виды газет, журналов, бюллетеней, календарей.

В отношении терминологии, распространяющейся на аудиовизуальные документы, действует ГОСТ 7.69-95 «Аудио­визуальные документы. Основные термины и определения».

152

В нем содержатся 39 основных терминов, которые раскрывают такие понятия, как аудиовизуальный документ в целом, фо­тодокумент, кинодокумент, фонодокумент, документ на мик­роформах и т.д.

В эту группу входят также стандарты, определяющие тер­минологию для отдельных процессов работы с документами. Например,

ГОСТ 7.76-96 «Комплектование фонда документов. Библио­графирование. Каталогизация. Термины и определения»;

ГОСТ 7.73-96 «Поиск и распространение информации. Тер­мины и определения»;

ГОСТ 7.74-96 «Информационно-поисковые языки. Терми­ны и определения»;

ГОСТ 7.48-90 «Консервация документов. Основные терми­ны и определения».

Следующую группу составляют стандарты, представляющие документальные источники (их части). Они содержат общие требования к издательскому оформлению отдельных разновид­ностей документов. Например:

ГОСТ 7.23-96 «Издания. Выходные сведения»;

ГОСТ 7.5-98 «Журналы, сборники, информационные из­дания. Издательское оформление публикуемых материалов»;

ГОСТ 7.22-80 «Промышленные каталоги. Общие требова­ния»;

ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления»;

ГОСТ 7.36-88 «Неопубликованный перевод. Координация, общие правила оформления» и др.

Четвертая группа - это технологические стандарты, уни­фицирующие различные процессы работы с документами. Объектами стандартизации явились библиографическое опи­сание документа в целом, а также таких видов, как нотные издания, картографические произведения, аудиовизуальные материалы и т.д.

Например, ГОСТ 7.1 -84 «Библиографическое описание до­кументов. Общие требования и правила составления» устанав­ливает общие требования к библиографическому описанию до­кумента и правил его составления: набор элементов библио­графического описания, последовательность их расположения,

153

наполнение и способ представления каждого элемента, при­менение условных разделительных знаков. Стандарт распрост­раняется на текстовые опубликованные и неопубликованные документы: книги, сериальные издания, нормативно-техни­ческие и технические документы, депонированные научные отчеты, неопубликованные переводы и диссертации. Относи­тельно библиографического описания других видов докумен­тов действуют:

ГОСТ 7.16-79 «Библиографическое описание нотных из­даний»;

ГОСТ 7.18-79 «Библиографическое описание картографи­ческих произведений»;

ГОСТ 7.34-81 «Библиографическое описание изоизданий»;

ГОСТ 7.70-96 «Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характе­ристик».

В эту же группу традиционно относят стандарты, устанав­ливающие единые требования к процессам работы с докумен­тами, такие как:

ГОСТ 7.66-92 «Индексирование документов. Общие требо­вания к координатному индексированию»;

ГОСТ 7.9-95 «Реферат и аннотация. Общие требования»;

ГОСТ 7.65-92 «Кинодокументы, фотодокументы и докумен­ты на микроформах. Общие требования к архивному хране­нию»;

ГОСТ 7.68-95 «Фоно- и видеодокументы. Общие требова­ния к архивному хранению»;

ГОСТ 7.50-90 «Консервация документов. Общие требова­ния».

Одной из наиболее важных проблем стандартизации явля­ется стандартная нумерация изданий и штриховое кодирова­ние документов. Каждый изданный документ должен подле­жать четкой идентификации. При колоссальном количестве публикаций, которые производятся, распространяются и ра­зыскиваются в наши дни, четкая идентификация каждой ин­дивидуальной публикации абсолютно необходима. Наиболее перспективным и общепризнанным считается сегодня стан­дартная нумерация книг - ISBN, сериальных изданий - ISSN, музыкальных изданий - ISMN. Нумерация книжных изданий

154

регулируется ГОСТом 7.53-86 (СТ СЭВ 5128-85) « Издания. Международная стандартная нумерация книг», а также ГОС­Том 7.56-89 (СТ СЭВ 175-75; МС ИСО 3297-86) «Издания, Международная стандартная нумерация сериальных изданий».

Стандартная нумерация издания представляет собой сово­купность цифр. Например, код ISBN 5-7020-0897-9. Первая цифра 5 - код России, цифра 7020 - обозначают код конкрет­ного издательства, полученный в Национальном агентстве ISBN Российской книжной палаты, цифры 0897 - порядковый но­мер названия конкретной книги данного издательства, цифра 9 - контрольное число кода ISBN.

Стандартный код идентифицирует публикацию независи­мо от времени и места издания. Он часто успешно заменяет и библиографическое описание. Для распространителей код не­заменим в основных процессах заказов изданий, расчетов за них, книгообмена и т.п. Он становится основой для улучше­ния всей инфраструктуры книжного дела, многократно со­кращает издержки, упрощает и ускоряет все процессы созда­ния и распространения изданий.

В отличие от стандартной нумерации, имеющей только циф­ровое написание, штриховой код ЕАН-13 имеет графическое изображение, представляющее собой чередование специально нанесенных темных и светлых полос разной ширины. Штрихо­вые коды считываются специальными электронными оптичес­кими устройствами — сканерами. Штриховое кодирование по­зволяет мгновенно идентифицировать издание, повысить про­изводительность работы с документом, оперативно учитывать и контролировать получение, хранение и реализацию изда­ний, создать условия для правового регулирования информа­ционного обслуживания потребителей, облегчить реализацию книжной продукции за рубежом.

В мировой практике штриховой код проставляется внизу на четвертой сторонке обложки (переплета). Таковы же и реко­мендации ГОСТа 7.4-95 «Издания. Выходные сведения».

Стандартная нумерация и штриховое кодирование являют­ся признанным во всем мире информационным инструмен­том рационализации, автоматизации и идентификации изда­ний и используется в библиотечной, издательской и книго­торговой деятельности.

155

Список рекомендуемой литературы:

1. Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах» // Права на результаты интеллектуальной деятельности. Сб. — М., 1994-С. 111-148.

2. Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации // Собрание законодательства РФ. — 1995. - № 8. - Ст. 609.

3. Закон РФ «Об обязательном экземпляре документов»// Собрание законодательства РФ. — 1995. — 31. Ст. 1.

4. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах // Новая и новейшая история. — 1993.-№6.-С. 3-11.

5. Гречихин А.А. Стандартизация издательского дела // Уни­верситетская книга. — 1999. — 39. — С. 23—26.

6. Каган М. С. Человеческая деятельность: Опыт системного анализа. — М.: Политиздат, 1974. — 328 с.

7. Кристальный Б. Информационные права и информа­тика // Информационные ресурсы России. —1996. — № 3. — С. 4-8.

8. Организация работы с документами: Учебник. —М.: ИНФРА-М, 1998. - 575 с.

9. Смурова Н. ISBN, штриховые коды, электронный обмен данными — приметы времени // Витрина. — 1998. - № 1. — С. 24-26.

10. Стандарты по библиотечному делу: Сборник / Сост. За-харчук Т.В., Петрова Л.И., Завадовская Т.Л., Зусьман О.М. — СПб: Профессия, 2000. - 512 с.