5.7. Хранение документов

Хранение — это комплекс мероприятий, обеспечивающих наиболее рациональное размещение документов и их длитель­ную сохранность с целью использования. Хранение включа­ет: подготовку помещений и оборудования для размещения документов, расстановку их на полках, создание оптималь­ного физико-химического и биологического режима. Под фи­зико-химическим и биологическим режимом понимается пре­дохранение документов от повреждения посредством созда­ния и поддержания оптимальных условий хранения, т.е. оп­тимального освещения, ограничения прямых солнечных лу­чей, поддержание необходимой температуры, влажности, проведение комплекса противопылевых мероприятий, обес­печения противопожарной безопасности, защиты от биоло­гических вредителей.

Хранение документов осуществляют архивы, библиоте­ки, музеи, центры научно-технической информации, отдель­ные предприятия и организации. Различают постоянное (бес­срочное) хранение документов, имеющих особую историко-культурную ценность, и временное хранение, ограниченное конкретным промежутком времени, после истечения кото­рого документы подлежат уничтожению. Необходимость уничтожения документов диктуется ограниченностью площадей, моральным устареванием их содержания и изношенностью,

135

ветхостью материального носителя, не позволяющим каче­ственно его использовать. Чтобы упорядочить этот процесс в архивной и библиотечной деятельности сформированы кри­терии, согласно которым определяется ценность документа и сроки хранения его конкретных разновидностей (от 3 до 75 лет).

Организация хранения документов предполагает постро­ение общей структуры хранилищ таким образом, чтобы от­дельные ее звенья или все звенья в совокупности могли удов­летворять потребности в документах организаций, предпри­ятий и каждого конкретного потребителя. Это достигается координацией их комплектования, базирующейся на соче­тании универсальных (федеральных и региональных) хра­нилищ со специализированными (комплектующими лишь отдельные разновидности документов) и отраслевыми. К уни­версальным хранилищам относятся в основном крупные библиотеки (РГБ, РНБ, универсальные областные, крае­вые и республиканские библиотеки). Примерами специали­зированных хранилищ могут служить: ВНТИЦентр, соби­рающий на федеральном уровне неопубликованные доку­менты, ВИФС, комплектующий фонд стандартов и техни­ческих условий, ВПТБ и др. Отраслевые хранилища ограни­чивают профиль комплектования документами отраслевого содержания.

Средства хранения развиваются и совершенствуются с каждым годом. К традиционным формам хранения в виде рукописных или печатных документов на бумажной основе прибавились микрофильмы, магнитные пленки, оптические диски и другие средства, позволяющие длительное время сохранять информацию. Микрофильмирование — это получе­ние фотографическим путем на специальном носителе су­щественно уменьшенных (иногда в сотни раз) микрокопий документов-оригиналов - микрофильмов. Основное назна­чение микрофильмирования - обеспечить создание емких хранилищ документов с сокращением необходимой для хра­нения площади в десятки раз, облегчить процедуру поиска документов. Системы хранения информации на микрофиль­мах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации.

136

Микрофильмы по видам и технологическим особенностям можно подразделить на:

• рулонные микрофильмы, информация на пленке в ко­торых располагается последовательно по всей длине рулона;

• микрофильмы в отрезках — отдельные кадры микро­фильмов, которые помещаются в прозрачные конвер­ты, из которых потом формируются картотеки;

• микрокарты — плоские карточки определенного фор­мата. Основа карточки может быть прозрачной и не­прозрачной. Микрокарты на прозрачной основе назы­ваются диамикрокартами (микрофишами).

В настоящее время проблема хранения значительно видоиз­меняется в связи с активным переводом документов на маши­ночитаемые носители. Этот процесс имеет две стороны: хране­ние документов, которые изначально создавались в машиночи­таемом варианте; перевод традиционных документов в маши­ночитаемые формы. Если первая сторона вопроса упирается в проблему создания необходимых условий хранения машиночи­таемых документов, то вторая касается решения дополнитель­ной задачи — определения вида документов, которые могут быть полностью или частично переведены на машиночитаемые но­сители, а также видов, которые нецелесообразно переводить.

Перспективным направление развития хранения является голографирование документации - создание голографической копии документа (голограммы) методом его съемки на спе­циальные пластинки или пленки с помощью лазерного луча. На одной голограмме размером 102x126 мм можно поместить более тысячи микроголограмм диаметром 1-2 мм, что соот­ветствует нескольким тысячам страниц текста.