- •Isbn 5-88283-048-6
- •Введение
- •3 Глава 1. Понятие информации и документ
- •1.1. Проблема понятия информации
- •1.2. Зависимость информации от характера материального носителя
- •1.3. Виды информации и документ
- •1.4. Свойства информации
- •Глава 2. Документирование информации
- •2.1. Информационные предпосылки документирования
- •2.3. Язык информации
- •2.4. Эволюция способов документированием
- •2.5. Документ в коммуникации
- •Глава 3. Текст документа
- •3.1. Характеристика текста документа
- •3.2. Текст а информационном пространстве
- •3.3. Чтение текста
- •3.4. Понимание текста
- •3.5. Текст в экстралингвистическом контексте
- •3.6. Интерпретация текста
- •Глава 4. Характеристика документа
- •4.1. Понятие «документ»
- •4.2. Свойства документов
- •4.3. Функции документа
- •4.4. Виды документов
- •Глава 5. Документная деятельность
- •5.7. Структура и сущность документной деятельности
- •5.2. Потребности в документной информации
- •5.3. Докуменгопроизводство
- •5.4. Каналы распространения документов
- •5.5. Сбор документов
- •5.6. Обработка документов
- •5.7. Хранение документов
- •5.8.Поиск документов
- •5.9. Использование документов
- •5.10. Правовые вопросы работы с документами
- •5.7 7. Современные проблемы стандартизации в области работы с документами
- •Глава 6. Теоретические проблемы документоведения
- •6.7. Статус документоведения
- •6.2. Документоведение в структуре наук и сфер практической деятельности
- •Глава 7. Документоведческие исследования
- •7.1. Задачи докумеитоведческих исследований
- •7.2. Методика научного исследования
- •7.3. Системные методы исследования документов
- •7.4. Типологический метод изучения документов
- •7.5. Информационный анализ документов
- •7.6. Метод терминологического анализа
- •7.7. Контент-анализ
- •7.8. Психолингвистический метод изучеяяя документов
- •7.9. Методы конкретно-социологических исследований
- •7.10. Метод экспертных оценок
- •7.11. Библиографический метод изучения документов
- •7.12. Наукометрический метод изучения документов
4.3. Функции документа
Все физические объекты в материальном мире дискретны и могут иметь как сходства во внутреннем строении и форме, так и различия. В процессе познания сходство физических объектов по признакам их генетического родства, внутреннего строения позволяет объединить их совокупность в род. А сходство физических объектов по принципу общности формы внутри рода позволяет разграничить вид. Внутреннее генетическое родство физических объектов обусловливает объективное наличие в них сходных свойств, которые как проявляют себя в чем-то внешнем, так и могут существовать в скрытом от познания виде.
Оперируя с физическими объектами природного или искусственного происхождения, актуализируя их свойства в процессе деятельности, человек включает их в свои системы. В системах эти физические объекты наделяются функциями. Функции впрямую связаны со свойствами, которые отражают внутреннюю предрасположенность к их выполнению.
Функцию (лат.гапсИо — исполнение, совершение) философский словарь трактует как «внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений». Функции порождаются целью объекта и реализуют себя в конкретных задачах.
Как уже было отмечено, цель документа - фиксация информации в структуре материального носителя для последующего использования. Зафиксированная информация обладает таким многообразием свойств, что их использование в практической деятельности позволяет наделить документ множеством функций. Таким образом, документ полифункционален,
80
способен удовлетворять различные социальные потребности, принести пользу в многочисленных сферах человеческой жизнедеятельности.
Все функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных — лишь для ограниченной группы документов.
К общим функциям следует отнести:
• социальную — документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе;
• информационную — документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации;
• коммуникативную — документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества;
• культурную - документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.
К специальным функциям относятся:
• правовая — документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм;
• обучающая — фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации;
• познавательная — документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата;
81
• управленческая — документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации;
• мемориальная — документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей. Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей;
• учетная — сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов;
• эстетическая — фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт;
• релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) — использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.
Таким образом, взаимосвязь между «видом», «свойством», и «функцией» документа вырисовывается следующим образом: объединение документов в вид актуализирует их соответствующие свойства, которые и используются человеком путем наделения их функцией.
Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат. Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего им соответствия, что, соответственно, видоизменяет их. Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым функциям документы приобретают качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды. Таким образом, в основе формирования
82
отдельных видов документов лежит их качественное своеобразие, которое характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие позволяет этой группе документов более оптимально выполнять социально необходимые функции.