МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РСФСР

Московский государственный историко-архивный институт

М. П. ИЛЮШЕНКО, Т. В. КУЗНЕЦОВА, Я. 3. ЛИВШИЦ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

1977 Учебное пособие Под редакцией доцента я- 3. Лившица

Москва —

Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — пре­подавателей кафедры доиу-ментоведения и организации госу­дарственного делопроизводства Моюковюкого государственного истор и ко-архивного института.

Введение и глаїва V написаны доцентом Лившицем Я. 3., гла'ва I —доцентом Илюшенко М< П.,тла®,аІЇ — доцентомКузнецовой Т. В.,главыIII, IV —доцентами Илюшенко М. П. и Кузнецовой Т. В.

Авторский -коллектив выражает глубокую признательность профессорам їй преподав а тел ям Московского государственного историко-архивного института Ковальчук Н. А., Костомаро­ву М. Н., Люшину С. П., Мингалеву В. С., Окуневой Р. А., Ор­ловой Н. А., Селезневу Ml С., Степанову Е. А., Сшрчешо Л. Г., сотрудникам ВНИИДАД Банасюкевичу В. Д., Зайцеву А. //., Лихачеву М. Т., Соковой А. Н.тьдрушм товарищам за ценные советы и замечания ори подготовке рукописи к изданию.

Илюшенко М. П., Кузнецова Т. В., Лившиц #. 3.

документоведение'

Документ и системы документации Редактор Сушков JI. Н.

Сдано в набор 5/V1 1977 г. Л 107953 22/11-76 г. Лодп. в печ.Объем 5,25 п. л.Цена 70 icon.3|к. 972, тир. 500

введение

Документоведение — научная дисциплина, изучающая в историческом развитии закономерности образования докумен­тов, способы их -создания, становление и развитие систем доку­ментации и систем документирования.

В соответствии «с этим в учебном in о с об и и излагаются -поня­тие документ, его функции, -способы документирования. Под­робно освещается процесс складывания формулярадокумента и его реквизитов. Изложение ведется 1 историческом разрезе, позволяющем познать закономерности развития функций доку­мента, -становление его формуляра, особенности создания и оформления документа в различные периоды развития общест­ва. Далее освещаются теоретические основы классификации документов, складывание их >в шервичные и сложные «комплек­сы, возникновение и (развитие систем документации. В пособии прослеживается история становления и развития систем доку­ментирования, теоретические ©опросы научной и практической ценности документов.

Рассмотрение узловых вопросов теории документоведения в их историческом развитии имеет не только познавательное, но и большое 'практическое значение. В. И. Ленин учил: ««не за­бывать основной исторической связи, смотреть на каждый во­прос с точки зрения того, как известное явление в истории воз­никло, какие главные этапы в своем развитии это явление про­ходило, и с точки зрения этогоего развития смотреть, чем данная вещь стала теперь» | Такой подход к изучению доку­ментоведения позволяет установить причинно-следственные связи, уяснить взаимосвязь документоведения со смежными науками, его роль В место в системе наук.

В. И. Ленин указывал в связи с этим: «Весь дух /марксиз­ма, вся его система требует, чтобы ікаждое положение рас­сматривать лишь (а) исторически;|g§ лишь в связи с дру­гими;jgf! лишь в связи с конкретным опытом истории»¹.

Применение принципа историзма к разработке проблем до­кументоведения дает возможность проследить, какие измене­ния претеріпевали взгляды надокумент, системы дсжумента-ціні її документированияїв разные исторические периоды, как изменялась практика работы с документами, .какие на осно,ва« нии этого делались обобщения. Принцип (партийностиі при­менении к документоведению означает необходимость за.нять определенную позицию, идейную установку в оцен.кефаіктов, в «подходе .к решению -практических и научных задач. Диалек-тико-матеїриалистичеокий (принцип развития способствует ис­следованию вопроса о возникновении и становлении дакумен- говедения как научной дисциплины².

Особенностью становления и -развития документоведения является то обстоятельство, что оно шло от практических по­требностей, от .необходимости совершенствования организации делопроизводства. Конечно, становление документоіведения каїк научной дисциплины в XIX — начале XX в. находилось «>ще в зачаточном «состоянии.-

После Великой Октябрьской социалистической революции теоретические разработки в области делопроизводства -стали развертываться значительно шире. Стиміулом к развитию на­учных исследований послужили трудыіВ. И. Ленина,їв кото­рых содержатся многочисленные указания .по вопросам науч­ной организации управленческого труда, в частности делопро­изводства.

В 1930—< 1940 гг. проблемы документоведения стали в.се более тесно увязываться, с архивоведением. Подтотов.ка в Мос­ковском государственном историко-архивном институте кадров специалистов высшей квалификации для работы в государст­венных архивах, а затем и работников ігосу.дарствен.ного дело­производства, вызвали необходимость научной разработки проблем документоведения, ставшей одной изіпрофилирующих дисциплин учебного плана. Взиманиеік теоретическим пробле­мам документоведения особенно усилилосьі Г960—1970 гг. в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства и информационной базы автомати­зированных систем управления.

Важнейшей задачей документоведения на современно-м зтаїпе является теоретическое обоснование /процессов докумен-таїционного обеспечения аппарата управления. Сама же орга­низация документных работ: прием, распределение, регистра­ция документов, контроль исполнения, справочная работа, практические вопросы классификации документов,порядок проведения экспертизы ценности, хранение и использование документов —іпредмет делопроизводства.

Знания в области документоведения необходимы для глу­бокого и всестороннего овладения делопроизводством, органи­зацией управленческого труда в учреждениях. Не зная основ­ных теоретических положений, заложенных ев документоведе­нии, нельзя .правильно решать вопросы .подготовки, обработки документов, .классификации и использования документной ин­формации. Большое значение документоведение имеет .при раз­работке информационной базы автоматизированных систем управления. Теоретические проблемы, исследуемые в докумен­товедении, помогают .рационально организовать документаци- онное обслуживание работы аппарата управления.

Методолопической базой документоведения, как и других наук; является марксизм-ленинизм. Марксистско-ленинская методология дает возможность познать документоведение в его развитии. Основополагающими для развития документове­дения как науки являются такие категории марксистской фи­лософии, іка.к форма и содержание, количество и качество, еди­ничное, особенное и всеобщее, причина и следствие и др.³, что позволяет -не только правильно подойти к определению ключе­вых .понятий документоведения, но и наметить оптимальные пути разрешения задач, стоящихіперед научной дисциплиной.

Из общеметодологичеаких положений'вытекают частные и специальные методы, применяемые в конкретных -науках. Под частными методами понимается система приемов, способов изучения (Предметов и явлений, применяемых в той или иной науке.

В до'кументоведении получили распространение такие част­ные методы, как описание, анализ, сопоставление, классифика­ция, обобщение, измерение и вычисление и др. Широко исполь­зуются общенаучные методы: системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические ме­тоды.

Специальные -методы тесно связаны с частными. Применя­ются они только в одной или нескольких близко связанных между собой науках. Область их распространения, таким об­разом,іуже частных методов.

К специальным методам їв документоведении относятся ме­тоды унификации и стандартизации документов, минимизации путей ипроцедур документооборота, однократности в дело­производственных операциях и документировании, выявления и отбора документов, экспертизы ценности документов и др.⁴.

Единство общеметодологических положений, частных и спе­циальных 'методов составляет методологию документоведения.

Источниками изучения документоведения являются труды В. И. Ленина и решения Коммунистической партии. В этих до­кументах содержится «ряд цен-ных указаний, имеющих метоДо. логическое значение ДЛЯрешения теоретических 'вопросовдо. кументоведения.

Другой важной группой источников являются законода­тельные акты и материалы. За дореволюционный .период зако­нодательный материал, опубликованный в «Полном 'собрании законов Российской им/перии» и «Оводе законов Российской империи», характеризует системы документации и документи­рования, сложившиеся в учреждениях XVIII—XIX вв. В .совет­скую эпоху законодательство по документоведению нашло от­ражение в «Собраниях узаконений РСФСР», «Собраниях за­конов СССР», «(Собраниях '/постановлений правительства СССР» и союзных республик, в ««Ведомостях Верховного Со­вета СССР» и союзных республик. Для удобства пользования этими актами они опубликованы в учебном пособии «Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917 — 1970 гг.)»⁵.

Литература по документоведению невелика. В дореволюци­онный период некоторые теоретические обобщения в части классификации документации и определения ряда понятий из области делопроизводства ХіІХ в. были предприняты Н. В. Варадинавым⁶, а в начале XX в. И. И. Рихтером⁷.

Нет специальных работ по документоведению и в советский период. Отдельные теоретические вопросы поднимались в из­даваемой в 1920-х пг. литературе по делопроизводству, кото­рая в основном представляла руководства практического ха­рактера для работников советских учреждений. Особого вни­мания в области теоретических обобщений заслуживают рабо­ты Н. В. Русинова, С. Н. Голубова, П. В. Верховіского⁸.

Наиболее серьезно в теоретическом плане вопросы о доку­менте, его функциях, системах документирования .были постав­лены в учебном пособии К. Г. Митяева «Теория и практика архивного дела» ^,0. Этим вопросам был посвящен первый раз­дел пособия «Общее документоведение». Более углубленную и расширенную трактовку вопросы документоведения получили сначала в учебном пособии К. Г. Митяева «История и ор-гани-зация делопроизводства в СССР»", а затем в учебномлосб^ бии «.История делопроизводства в СССР» под ред. Я. 3. Лив­шица и В. А. Цикулина⁹. Отдельным «вопросам документове­дения посвящен ряд статей, помещенных в журнале «Совет­ские архивы», трудах Московского государственного историко-архиївного института, т.рудах Всесоюзного научно-исследова­тельского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и др.

Как «научная дисциплина документоведение тесно связано с архивоведением, документалистикой, информатикой, источ­никоведением, теорией управления, правовыми дисциплинами. Документоведение в настоящее время оказывает прямое и не­посредственное влияние на состояние и развитие архивоведе­ния .как науки. Это объясняется тем, что архивы, призванные хранить и использовать документальные богатства, выполняют свои задачи тем успешнее, чем более качественны документы, созданные в делопроизводстве.

С развитием общественных отношений и научно-техниче­ского прогресса возникли и начали бурно развиваться доку­менталистика, информатика, базирующиеся на, документной информации. Известное .влияние на их развитие оказало доку­ментоведение, накопившее значительный опыт в изучении до­кумента. Документалистика —кибернетическая дисциплина, изучающая динамику и структуру информационных потоков и массивов ¹⁰. В отличие от документоведения, документалисти­ка рассматриваетїдоку мент как любую фиксированную инфор­мацию. Информатика занимается «исследованием методов и средств сбора, .переработки, хранения, поиска и распростране­ния научной информации»^м.

Документоведение использует опыт исследования докумен­та, накопленный источниковедением, дипломатикой, археогра­фией, и, в свою очередь, оказывает влияние на развитие этих наук. Особенно близко к документоведению источниковедение, так как обе эти науки изучают структуру, свойства документ­ной (источниковедческой) информации в историческом раз­витии.

На развитие документоведения значительное влияние ока­зывает теория управления, поскольку в документах отража­ются функции управления. В документах фиксируется вся мно­гогранная деятельность учреждений, организаций и пред/прия­тии. Рациональнаяорганизация документных ра'оот способст­вует совершенствованию управленческой деятельности. Доку­ментоведение связано с юридическими дисциплинами, особен- но в области разработки правовых аспектов управления.

На базе теории документоведения строятся такие приклад, ные научные дисциплины, ка/к организация делопроизводства, информационное (документное) обеспечение управления, до' кументная лингвистика, оршроектирование. В этой связи «до­кументоведение призвано изучать и обобщать опыт делопроиз­водства с целью выработки научно обоснованных положений и рекомендаций, .призванных повышать эффективность дело­производственных .процессов» ¹¹.

Тесная связь документоведения с рядом, научных дисцип­лин, постоянное расширение и углубление их в связи с научно- технической революцией, означают в то же время и влияние достижений теории документоведения на развитие других наук. Разработка и совершенствование методов подготовки, обработки, хранения и использования документной информа­ции, оптимизация документных потоков, систем документации, систем документирования оказывают значительное влияние на совершенствование управления, методов исследований доку­мента и систем документации сопредельными науч'ньпми дис­циплинами.

Настоящее учебное пособие рассчитано на студентов Мос­ковского государственного истори ко-архивного института (фа­культет государственного делопроизводства; факультет архив­ного дела — специальность «научно-техническая' информа­ция»). Оно может быть использовано и студентами других ву­зов, изучающими проблемы документоведения, сотрудниками научно-исследовательских институтов, государственных архи­вов. служащими советских учреждений.

Пособие состоит из двух частей. В первой части рассматри­вается теория документа и систем документации, во второй части — развитие систем документирования.

і. ДОКУМЕНТЫ И ИХ ФУНКЦИИ

1. Понятие «документ»

Определение документа может быть дано через специфику его понимания на разных этапах исторического развития. По­нятие «документ» теснейшим образом связано с информацией, поскольку документ является ее основным носителем. «Инфор­мация» в rt^fltl^i означает новости, сведения, данные. «Поня­тие «информация», .применяемое в социально-гуманитарных науках, может быть истолковано как некоторая совокупность сведений (сообщение), определяющих меру наших знаний о тех или ины>х событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи»¹².

В технических и естественных науках, развивших особую теорию информации, существует иное, специфическое пред­ставление об информации,-которое, властности, легло в основу современной .кибернетики.

Многозначность понятия «информация», существующая в современной науке¹³, вовсе не снимает того очевидного факта, что информация есть важнейший аспект отражения матери­ального ми)ра, в том числе (когда речь идет о человеческом обществе) социального отражения. «Наиболее общим приз­наком всех без исключения особенных форм, видов информа­ции является то, что информация оказывается стороной отра­жения»¹⁴. Таким образом, суть информации может быть рас­крыта лишь на основе ленинской теории отражения.

Обмен информацией является .необходимым условием жиз­ни человеческого общества. Информация всегда помогала пра­вильно отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с .появлением начертательного способа фиксации информации — письма — можно говорить о документе.

Документы появились как дополнительное (к звуковой ре­чи) средство общения людей. Они бьілиївьізіваньї к жизни пре­жде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать

. то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово documentum (отdoceo — «учу» или «изве­щаю») означало «•доказательство», «"свидетельство».

В русском языке термин «документ» поя-вился в XVIII в. Петр I перевел ело как «письменное свидетельство»⁴. Следова­тельно, документу придавалось прежде всего правовое значе­ние. Понятие документа как письменного источника, имеюще­го юридическую силу, сохранилось и в XX в. В энциклопедиче­ском словаре Ф. Павленкова документом считается: I) вся­кая бумага, составленная законным порядком и могущая слу­жить доказательством/прав на что-нибудь (права имуществен­ного, права состояния) или выполнениекаїких-либо обязаннос­тей (условия, договоры, деловые обязательства); 2) вообще всякое письменное доказательство»⁵.

Однако в нормативных актах дореволюционной России XIX — нач. XX в. по организации управления и делопроизвод­ства термин «документ» почти не употреблялся. Так, в инст­рукции губернскому почмей'стеру (СОб., 1<807) документы на­зываются «делами» или перечисляются их конкретные разно­видности. «Общее учреждение губернское», «Общее учрежде­ние министерств» 1811 г., «Положение о іписьмоводстве и дело­производстве в военном ведомстве» 191.1 г. и др. называют до­кументы «делами», «бумагами», «актами».

■В практической деятельности учреждений понятие доку­мента также отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Так, правитель канцелярии попечителя Москов- кого учебного округа докладывал на заседании Совета «под­линные дела с нужными справками». Регистрацио-нные жур­налы назывались «журналами входящих и исходящих бумаг», и т. д. Несмотря на то, что в середине XIX в. в «Законах граж­данских» получили точное определение такие термины, как акты крепостные, явочные, домашние, нотариальные, на прак­тике и эти акты называли «бумагами», а бумаги — «делами».

Законы и документальные материалы учреждений дают возможность определить, -какой смысл вкладывается в каждое из этих понятий. Так, «бумагой», или «деловой бумагой» назы­вается всякий входящий, внутренний или исходящий документ, касающийся всех вопросов, кроме тех, которые были связаны | определением или установлением каких-либо прав и обязан­ностей. «Актом» (в первой половине XIX в.) назывался доку­мент, в -котором излагались права и обязанности одного или нескольких лиц, а также документы, могущие служить дока­зательством.

В литературе по вопросам делопроизводства также упот­реблялся термин «бумага» как синоним документа. В 1858 г. было опубликовано «Руководство к наглядному изучению ад­министративного .порядка течения бумаг в России». Называет документы «бумагами» в своих работах и И. И. Рихтер¹⁵. Н. В. Варадинов в своем труде употребляет термины «деловая бумага», «дело» для обозначения понятия документа. Само делопроизводство Н. В. Варадинов определяет как науку, «из­лагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»¹⁶.

Следовательно, если в XVIII в. в определении документа подчеркивалось .прежде всего его правовое назначение, то в XIX в. выделяется новый аспект: значение документа в управ­лении. Документом считается информация, зафиксированная по ф^рме и предназначенная для осуществления процесса уп­равления. О выделении в документе управленческой функции свидетельствует и факт появления многочисленных «руко­водств» по составлению документов¹⁷.

В советское время термин «деловая бумага» как синоним документа употребляется в некоторых законодательных ак­тах ¹⁸, повторяла его и литература 20—30-х г.¹⁹Так, в 1928 г. Наркомат внутренних дел издает приказ о классификации «исходящих бумаг в отношении порядка и подписания по вос­ходящей степени и важности».

.Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служеб­ным документом». Так, в постановлении ЦИіК и СН;К от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов»²⁰. В нормативных актах,литеїратуре, в практике работы советских учреждений прочно утвердился термин «до­кумент».

На-ряду с этим существует понятие «акт» для обозначения документов, относящихся к сфере управления и права. Они включают в себя практически все действия органов власти и государственного управления, оформленные документально. При помощи актоворганы государства в пределах -своих пол­номочий регулируют общественные отношения, организуют хо­зяйственную, государственную, культурную и общественно-по­литическую жизнь, охраняют общественный порядок, защища­ют права граждан и законные интересы учреждений и органи­заций. В актах государственного управления содержатся пред­писания для исполнения^,2.

В существовавших определениях документа подчеркива­лась прежде всего его правовая основа. В «Толковом словаре русского языка» 1935 г. документом называется: «письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя»²¹. Постепенно определение документа расши­рялось. Особо выделяются «служебные» и «счетные докумен­ты»^,4. Появляется термин '«исторические документы». Ими считаются «летописи, хроники,записки и т. п., свидетельству­ющие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т. п.».²²

Таким образом, в определении документа совершенно чет­ко можно выделить три аспекта—правовой, управленческий, исторический. Но поскольку документ является объектом ис­следования многих научных дисциплин, в определениях его обычно преобладает какой-то один а'спект, и хотя информаци­онная природа его очевидна, само понятие «документ» опре­деляют различным образом, так как за основу берут разные критерии — цель создания, форму, способ воспроизведения информации и т. д.

Документалисты, изучающие овойства документа и содер­жащуюся в нем информацию, организацию документных пото­ков и массивов, определяют документ как любой материаль­ный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом для последующего обращения в информа­ционных системах ^,6.

Ш правовой науке документы изучаются как средство доку­ментирования и доказательства правовых отношений. Истори­ческая наука рассматривает документ как важнейший истори­ческий источник. Вспомогательные исторические дисциплины, изучающие исторические источники, особое внимание уделяют группе письменных источников — документов (понятие «ис­точники» шире, чем понятие «документ». Историческим источ­никомсчитают отражающие исторический процесс предметы материальной культуры, памятники письменности, идеологии, нраеой, обычаев, языка).

Архивоведение — история и организация, теория и практи­ка архивного дела — занимается главным образом докумен­тами в их ретроспективном качестве.

Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования во Всех областях человеческой деятельности изучает научная дисциплина доікументаведение. Поэтому понятие документа у документоведав носит обобщающий характер, включает все категории документов и в то же время уточняет границы до­кумента.

По государственному стандарту на делопроизводственные и архивные термины, документ — это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.²³

В этом определении следует обратить внимание на следу­ющее:

1. Документ является результатом прежде всего созна­тельной человеческой деятельности. Закрепление информации выполняется при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация за­крепляется техническими средствами, созданными человеком.

2. Сознательно закрепляемая информация не может быть выражена без слов или каких-либо знаков или символов (ма­шинных кодов), поскольку она является мысленным отобра­жением действительности.

Таким образом, основное смысловое значение документа обобщено в определении его как средства закрепления инфор­мации. Существенно и то обстоятельство, что информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека может быть закреплена различным способом — письмом, графикой, фотографией, зву­козаписью и т. д. И, наконец, немаловажную роль играет то, что документ создается на материале, специально изготовлен­ном — папирус, пергамент, бумага, фотопленка и т. п.

2. Функции документа

Документ обладает определенными функциями. Функция документа есть его целевое назначение, органически присущее ему, независимо от того, осознана или не осознана она авто* ром. Иными словами, фиксируя в документе информацию, его автор далеко не всегда программирует какую-либо функцию.

Изучение функций имеет существенное значение, поскольку дает возможность:

1. уяснить подлинную цель создания документа и заклю­ченной в нем информации;

2. .правильно понять роль документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических и соцлалыю-поли- тических связей;

3. провести более четкую научную классификацию доку­ментов;

4. сформулировать определенные требования к их органи­зации, содержанию и форме и в известной степени — к техно­логии обработки;

5. подвести теоретическую базу под рационализацию .до­кументооборота и отчасти управления.

Не существует документов, несущих лишь одну, строго очерченную функцию. Исследования советских ученых показа­ли, что документ полифункционален, т. е. в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций. Поэтому разграничить их можно только условно, дли удобства классификации и анализа.

Критерием классификации функций является -специфика со­держания документа, которая в свою очередь определяется по­требностью в реализации той или иной общественной функции. Эта потребность и обеспечивает целенаправленный характер документирования явлений объективной действительности. Можно выделить следующие функции документа: информаци­онную, социальную, коммуникативную, культурную, управлен­ческую, правовую, учета, исторического источника.

Поскольку содержание и само понятие ^документ» нераз­рывно связаны с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией документа слу­жит информационная. С прогрессом общественного развития, углублением дифференциации общества растет количество и разнообразие информации. Для сохранения 1 передачи инфор­мации человек стал закреплять ее сначала с помощью пись­менности, затем книгопечатания, литографирования, фоноза­писи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, ЭВМ и т. д. Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи и определяет содержание информа­ционной функции. Характерная особенность информационной функции состоит в том, что она присуща всем без исключения документам, ибо необходимость фиксировать информацию (которая, в свою очередь, отражает процессы, происходящие в материальном мире)—(причина появления любого из них.

Как уже явствует из определения, информационная функ­ция имеет сложную структуру. Важнейшим качеством доку­мента, выполняющим эту функцию, является его информаци­онная емкость (или инфоірмаїционньїй потенциал), т. е. коли­чество и качество информации. Информационная емкость определяется такими показателями, как -полнота, объектив­ность, достоверность, оптимальность, актуальность информа­ции. На информационную функцию оказывают «влияние спе­цифика и способы поиска, хранения, передачи, использования информации, а также ее доступность, — лежащие, строго гово­ря, за пределами документа как такового.

Информацию, содержащуюся в документах, можно подраз­делить на ретроспективную (относящуюся к прошлому), опе­ративную (текущую) и перспективную (относящуюся к буду­щему). Существуют и другие системы классификации инфор­мации, Ц частности, разделение ее на первичную и вторичную, динамическую и статическую, по жанрам,- видам, носителям, срокам использования и т. д.²⁴

■Все остальные функции документа в принципе.можно трак­товать как различные аспекты, составные части подфункции именно этой, основополагающей функции, поскольку они бази­руются на разных модификациях или интерпретациях содер­жащейся в документе информации. Однако специфика этих ас­пектов столь существенна, что позволяет каждому из них с полным правом претендовать на . статус самостоятельной функции.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происхо­дящих в обществе. Социальная функциядокумента состоит взапечатленіии, сохранении и передаче именно социальной ин­формации. Социально значимым, т. е. выполняющим опреде­ленную социальную функцию, является любой документ, по­скольку он порожден той или иной общественной потреб­ностью. Социальная информация может содержаться кжв готовом виде, не требующемраїсшифровмн, так и в фор-ме, ко­торая позволяет извлечь ее только в результате анализа, с по­мощью применения специальных методов и приемов исследо­вания.

В то же время документ не только является продуктом оп­ределенных социальных отношений, но и сам может воздейст­вовать на эти отношения, в известной степени способствовать

формированию их. Поэтому социальная функция документа определяется, помимо всего прочего, и его местом, ролью в данном обществе, в жизни государства.

Иначе говоря, есть документы, которые лишь отражают процессы, происходящие і обществе, а есть и такие, которые сами влияют на социальное развитие. Последние могут как стимулировать это развитие, так и тормозить его. Документы этой категории как бы вдвойне социальны: они несут .социаль­ную информацию и одновременно играют конкретную роль в функционировании общественного механизма.

В том случае, когда оказывается, что данный документ фальсифицирован, содержащаяся в нем .информация не пере­стает быть социальной. Более того, таїкой документ позволяет выяснить, ка-кой общественной потребностью была вызвана фальсификация. Это проливает новый свет на характер данно­го общества, данного учреждения, группы людей или отдель­ного человека.

Изучение социальной функции документа, ее правильное уяснение помогает воспроизвести механизм действия общест­венной машины. С этой точки зрения, значение документа тем выше, чем объективнее в нем отражено функционирование общества и закономерности его структуры. Социальная ин­формация— это информация не только об обществе, но и о личности в ее социальном аспекте, т. е. о социальных связях личности. Следовательно, социальная функция документа — это также та или иная степень отражения в нем деятельности, места и роли данного человека («как существа общественного) в данном обществе.

Тесно связана с информационной коммуникативная функ­циядокумента. В какой-то степени ее можно рассматривать как частный случай информационной, но она выделяется в отдельную функцию потому, что у нее есть своя» ярко выра­женная специфика, а именно—передача информации во вре­мени и пространстве. По своему содержанию коммуникатив­ная функция есть функция организации и поддержания ин­формационной овязи междучленами общества и между раз­личными частями общественной и государственной организа­ции. Она играет, таким образом, социально цементирующую роль.

При внимательном рассмотрении обнаруживается, что* у коммуникативной функции есть две подфункции. Это позволя­ет соответственно выделить две .категории документов:

1) документы, ориентированные в одном определенном на­правлении: а) сверху вниз (т. е. от законодателя к исполните­лю, от начальника к подчиненному) и б) снизу вверх (от ис­полнителя к подчиненному).

Жі⁶

2) документы двустороннего действия, взаимосвязанные |§

между собой (служебная и личная переписка, договоры и т. д.). ,

Одна из важнейших функций документа — культурная.В данной функции он выступает в качестве средства закрепле­ния и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото- и фоно­графических способов запечатления и предназначенный для реализации определенной общественной потребности.L

Документы в этой функции фикаируют и закрепляют тра­диции, системы ценностей, поведения и деятельности, навыки, ритуалы, выработанные и сохранившиеся в обществе. В опре­деленном аспекте документы можно рассматривать как инст­рукцию по применению этих систем, навыков, образцов и т. д., а само документирование—как процесс закрепления, концен- ||

трации и трансляции культуры. Культурную функцию наибо­лее эффективно выполняет комплекс документов. Именно в нем можно проследить концентрацию культурных традиций, j систем ценностей, образцов деятельности, обычаев, ритуалов, I норм поведения.

В управленческой функциидокумент выступает как сред- | ство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, т. е. наиболее значительный массив документации. Сюда относятся как документы организацион­но -раопорядителыюго характера (положения, уставы, поста­новления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, цир­куляры, предписания и.т. д.)", так и документы еправочно-ин- формационные (справки, сводки, служебные письма, от­ношения и т. д.). Из многообразных средств управления — ор- г ан из а-ц ио н н ы х, зко номи чески х, инфор/м а ци онно - логи ч еюки х, социально-'паихолопических — только организационные мате­риализуются в документе.

Управление может быть эффективным лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей, информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные ре­шения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, — их оперативный характер. Осо­бенно наглядно это выявляется в критических ситуациях. На­пример, информация об авариях, поступившая поздно, не имеет должной ценности, поскольку ничего изменить уже нельзя. Если же такая информация поступает вовремя и со­держит прогноз событий, то она обладает большой ценностью, поскольку позволяет принять действенные профилактические меры. Опережающая информация необходима, конечно, не только в аварийных .ситуациях, но и ^ при повседневном функ­ционировании управляющих оист&м.'Требование оперативно-

2 [ J Г j иII

сти дополняется требованием качества, т. е. оптимальности §|р| шеашй и других управляющих воздействий, фиксируемых кументом.

Документы, обладающие управленческой функцией, |Э I держат необходимое количество информации. Поэтому они I играют большую роль в информационном обеспечении упра.в. I леніия. По мере расширения производства процесс управления усложняется. Возникает необходимость новых информациоц- I ных потоков.

Уровень обработки информации определяется «иерархией I функций ашарата управления. На первом уровне производит- I ся сбор первичных данных, т. е. информации о фактическом I состоянии дел, «которая вы-ражается обычно в цифровой фор. I ме. На втором уровне первичные данные подвергаются груп- I пировке и обобщению. Этот процесс реализуется в сводках, рапортах, отчетах и тому подобных документах. На третьем уровне «выделяется информация, необходимая для решения за- дач управления. Она фиксируется в документах,содеіржащнх анализ и оценку как положения дел, так и различных управ­ляющих воздействий. На болеевьґ-соких уровнях обработки информации подготавливаются варианты возможных решений. Однако окончательное решение принимается самим руководи­телем.

Информацию, обеспечивающую основную функцию управ­ления, — регулирование¹⁹, можно «разделить наідіва ©ада: осве­домительную и распорядительную. Осведомительная информа­ция формируется, главным образом, на низших уровнях управ­ления. В процессе передачи ее «вверх», т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, .происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация генерируется на выоших уровнях управления. При движении ее «вниз» средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию²⁵.

Управленческие документы имеют две основные под­функции:

1) стабилизации, нормального функционирования и совер­шенствования государственной системы в целом и каждого го­сударственного учреждения в отдельности;

19. Под регулированием понимается сохранение состояния объекта У^п' равления согласно заранее заданным нормам и предписаниям (указани­ям). (Урсул А. Д.Проблема информации в современной науке. Философ­ские очерки. М., 1975, с. 223.)

20. См. об этом, например: Глушков В. М., Доброе Г. Щ„ Tepeuft^H' ко В. И.Беседы об управлении. М., 1974, с. 33—36; Мамиконов А. Г.Управ' ление и информация. М., 1975, с. 113—116.

2) обеспечения нормального функционирования каждого члена данного социального института и данного общества в его конкретной социальной роли²⁶.

Документы, выполняющие управленческую функцию, мо­жно классифицировать в соответствии с элементами государ­ственного управления (прогнозирование, планирование, рабо­та с информацией, принятие управленческих государственно- властных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (об­щее руководство, планирование, финансирование, материаль­но-техническое обеспечение, -подготовка кадров и др.).

Управленческие документы отражают в специфической форме как структуру, так и стадии и циклы управления и в то же время сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ предстоит прежде всего в регулятивной, нормативной роли—-как регуля­тор различных сторон деятельности общества; государства, уч­реждения.

Правовая функция— функция фиксации, закрепления .и из­менения правовых норм и правоотношений. Существуют две | категории документов, наделенных правовой функцией:

1. изначально обладающие ею;

2. приобретающие ее на время.

В .первую категорию входят все документы, устанавливаю- I щие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоот- § ношения или прекращающие их действие, а также другие . документы, влекущие за собой юридические последствия. К і ним относятся, правовые акты представительных и распоряди- I тельных органов²⁷, т. е. все правовые акты органов государст- I венной власти (указы, законы, постановления и т. п.), судеб-t ные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты и, кро- I ме того, акты управления, издаваемые учреждениями, пред-.І приятиями и организациями и влекущие за собой определен- ; ные юридические последствия (приказы, распоряжения, инст- I рукции и т. д.). Сюда же следует зачислить документы, фикси- \ рующие договорные отношения: а) между государствами Г(пакты, договоры, трактаты, конвенции, соглашения и т. д.);і б) между государством и учреждением (жалованная грамота,І государственный акт на вечное пользование землей); в) меж- I ДУ учреждениями (акцепт, договор поставки, долевой дого­вор); г) между лицом и государством (жалованная, тархан­ная грамота); е) между лицом и учреждением (вкладная

грамота, подрядная за-пись, трудовое соглашение, контракт); ж) между частными лицами (данная, откупная, купчая, ка­бальная, закладная грамота, раздельная запись, расписка).

В эту же категорию входят такие документы, как метриче­ские свидетельства, .паспорта, дипломы об образовании, оправ­ки с места работы и с места жительства и т. д., и оправдатель­ные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, на­кладные, приходные ордера на поступившие материалы, сче­тно-платежные требования на отпущенную продукцию и т. п.).

Ко второй категории принадлежат все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, сберегательная книжка или опись иму­щества признаются в нотариате доказательством факта нали­чия наследственного имущества, на основании 'которого (на­ряду с другими доказательствами) выдается свидетельство о праве на наследство. Список научных трудов, сам по себе ли­шенный какого-либо юридического значения, играет сущест­венную роль при зачислении на должность, (присвоении учено­го звания, как доказательство пригодности к исследователь­ской и преподавательской работе.

В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Так, документ, признанный судом в качестве вещественного доказательства, приобретает характер юридического факта, и, следовательно, правовую функцию.

Все документы, относящиеся к первой категории в еще большей степени, чем управленческие документы, играют со­циально-регулятивную .роль.

Функция учетаближе всего стоит к социальной, но если социальная функция закрепляет какую-то качественную опре­деленность, то функция учета дает количественную ха­рактеристику информации. Функция учета есть функция репи- страции и группировки в формализованном цифровом выраже­нии информации, связанной с хозяйственными, демографиче­скими и иньими социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации.

Еще в древности документы возникали в ответ на потреб­ность © учете земли, урожая, скота, населення, долгов и т. д. Со временем происходит возрастание роли учета, в первую очередь учета и контроля за производством и распределением. Особенно усилилась эта роль с переходом к социалистическо­му хозяйствованию, что вызвало к жизни формулу: «Социа­лизм — это учет»²³.

В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно- распорядительных органов. Учет—необходимое условие не только нормального процесса общественного воспроизводства, планирования »и управления экономикой, но и правильной по­литики в области демографии, урбанизации и во мнопих дру­гих сферах социальной жизни. Поэтому документы, наделен­ные функцией учета, фиксируют в специфической форме весь­ма широкий спектр информации. Основные виды учета —ста­тистический, бухгалтерский, оперативный — находят отраже­ние в статистических и финансово-экоиомичеаких документах.

Функция документа как исторического источникаизучает­ся, так как изменяется роль самого документа в обществен- матикой, исследующими содержание документа и его форму.

Рассмотренные функции документа имеют следующие осо­бенности. Некоторыми функциями документ наделяется созна­тельно (информационной, управленческой, учета, отчасти ком­муникативной и правшой), другие присущи ему объективно и, ка/к правило, не осознаются автором (социальная, культурная, исторического источника, отчасти коммуникативная и пра­вовая) .

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, указ —информационную, культурную, коммуникативную, со­циальную, управленческую, правовую, исторического источни­ка; аттестат зрелости — информационную, культурную, соци­альную, правовую, исторического источника. Однако поли­функциональность документа не исключает доминирующей ро­ли какой-либо одной его функции. В документе (например, в акте управления) обычно преобладает одна функция (в дан­ном случае управленческая), но в то же время он выполняет и другие функции (информ«ационную, коммуникативную, со­циальную, культурную, исторического источника). Автор до­кумента субъективно наделяет его, как правило, одной функ­цией (например, учета), объективно же этот документ несет и иные функции.

Удельный вес той или иной функции со временем изменяет­ся, так как изменяется роль самого документа в обществен­ных отношениях, в данной социальной системе, в процессе управления и т. д. Например, через 30, 50, 100 лет после соз­дания документа удельный вес коммуникативной, управлен­ческой, правовой и учетной функции уменьшается, тогда как остальные функции выходят на первый план. Это связано с тем, что оперативная, деловая информация, содержащаяся в документе, со временем превращается в ретроспективную, актуальность которой резко снижается, а действенность, нор­мативное и регулятивное значение и вовсе утрачивается.

Ш

Все перечисленные функции можно подразделить на функ- 1 ции оперативного характера, .время действия которых ограни- I чено (управленческая, правовая, учета), и функции постоянно I действующие, обеспечивающие историческую I социально-1 культурную преемственность (информационная, социальная, I культурная, коммуникативная, исторического источника). Та- I ким образом, одни функции со временем полностью исчерпы- I ваются и вытесняются другими, объективно заложенными, как I и первые, при создании документа.

Следовательно, функция документа, его целевое назначе- I ние, определяются необходимостью в реализации конкретной I общественной потребности. Особенно рельефно (Выражены функции «не в единичном документе, а в комплексе докумен- К тов, в крупном документальном массиве. Классификация до-1 кументов по функциональному признаку явится предпосылкой I более глубокого их изучения.

П. СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

1. Текстовое документирование

Первым опособом заіпечатления мьгсли явилось слово. Сло­во передавало общее представление человека об окружающем мире. Однако слово как средство запечатления имеет сущест­венные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств .Этот беспроволочный телеграф достигал высокой степени совершенства. Язык бара­банов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.

В глубокой древности появились и так называемые пред­метные письма, или символы. Например, на Суматре в знак дружбы посылали соль, в знак гнева, вражды — перец; у сла­вянских народов поднесение хлеба и соли означает знак при­ветствия и дружбы.

Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Например, депеши племен Южной Амери­ки инков — кипу — «.письма», написанные узелками на вере­вочке. Ряды разноцветных шнуров (их число доходило до 200) привязывались к главной <веревке. Все имело свое значение в этом письме: цвет шнуров, число узлов, их форма, расстояние друг от друга. Точно прочитать такое .послание довольно слож­но, у индейцев существовали специальные люди, владевшие «грамотой»

Письменность как средство закрепления информации поя­вилась в искусстве и была связана с эстетическими потребнос­тями человека. Самым древним рисункам, дошедшим до нас от людей каменного века, 40—60 тыс. лет. Смысл их и сегодня во многом неясен.

Вопрос происхождения и развития письма — один из слож­нейших вопросов культуры. Письмо «прошло несколько ступе­ней развития².

Первая ступень — пиктографическое письмо (картинно-сип- гетическое, 8—І тьгс. лет до н. э.). Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм—(первобытное ис­кусство, период, когда первобытные рисунки стали применять­ся не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т. е. передачи каких-либо 'сообщений и для закрепле­ния их во времени. С .помощью пиктограмм записаны длинные истории и даже целые поэмы. Например, индейское племя де- лаваров записало с помощью пиктограмм свой эпо'с «Валум- олум».

У любого народа, стоявшего на уровне первобытнообщин­ного строя, существовало «рисунчатое письмо». Языком рисун­ков пользовались многие народы нашей страны, не имевшие письменности, іПослепобеды Великой Октябрьской социали­стической революции эти народы перешли на «настоящее письмо», которое былоспециально разработано учеными язы­коведами.

Язык рисунков нельзячитать. Информацию, написанную] пиктограммой, можно лишь толковать, понимаяобщий смысл. Пиктографическое письмо в настоящее время применяется Щ изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т. д.³Материалом для! пиктографического письмаслужили камни, кость, кора, бе-1 реста, кожа и т. п.

Вторая ступень — идеографическое (логографическое)І письмо. В этом типе письма отдельные знаки -передают уже! слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую! речь, появляется при зарождении классового общества. Его| первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двут речья.

В логографическом письме изобразительные знаки для! конкретных предметов остались картинками. А для передачи! общих понятий использовались слова со сходным звучанием] Нацример, по-египетски «ласточка» и «большой» звучат оди-f наково. Знак «ласточка» стал передавать оба эти значения!.

Если не было близко звучавшего конкретного слова, то нй помощь приходила образность. Например, «энергичный» — вы­ходящий из сердца, «щедрость» — протягивающий руки, «про­хладный»— сосуд с льющейся водой. С помощью таких пред­метных знаков стало возможно записать любой текст. Для то­го, чтобы различить значение данного знака (например, «дом» или «выходить») стали ставить над ним специальный зна­чок— детерминатив, т. е. так называемый ключ. Эти знаки са­ми не читаются, а лишь указывают, как прочесть основной знак. Рисунки древних писцов со временем постоянно упроща­лись и превратились в условные значки — иероглифы. Для на­звания имен, стран и т. д. стали применять третий тип зна­ков—фонетические знаки. Многие слова в египетском языке состоят (из одного юлога. Эти .иероглифы стал/и применять и для записи слогов.

В клинописи Двуречья происходила аналогичная постепен­ная схематизация знаков, пока они не превратились в клинья. В Китае традиции древнего иероглифического письма живы до сих пор.

Логографические знаки используются и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и т. п.). Достииствомлого- графического письма является его большая емкость (компакт­ность) і так как знак это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем русских слов. Например, В 9 = 3. Недостаток этого способа запечатле­ния мысли — в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многознаковости языка, его консервативности.

Третья ступень — слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (наїпример, ассиро-вавилонская, ура;ртская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).

Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35—40 до 200—300 знаков. Древнейшие слоговые знаки воз­никли во II тысячелетии до н. э. в шумерском письме из лого­грамм.

Четвертая ступень — буквенно-звуковое іписьмо. Возникло из слогового во II тысячелетии до н. э. Появление буквенно- звукового письма имело огромное значение для развития ми­ровой культуры. Ф. Энгельс связывал появление буквеино-зву- ковых систем с переходом от эпохи «варварства» к эпохе «цивилизации».

Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (пере­дает только согласные) и вокализованно-звуковое — (передает как согласные, так і гласные. Вокализова'.нно-звуковое письмо создано греками на базе слогового письма. От греческого ал­фавита ведут происхождение почти все последующие вокали- зован'но-звуковые системы ми;ра. Возникшее на основе грече­ского алфавита, латинское письмо -послужило основой для большинства современных систем письма.

Первоначальное славянское письмо²⁸в период формирова-1 ни я у славян племенного строя представляло собой простей. I шие знаки типа «черт и резов». В VII—VIM вв. славяне, как и] другие народы, заимствовали греческое письмо, .преобразован^! ное в протокирилловское. С конца IX в. существовали две аз-1 буки — глаголица и кириллица. По своему алфавитно-буківєн-1 ному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но на>| чертания букв были различны. В кириллице буквы были гео.1 метрически просты, а в глаголице буквы, наоборот, были за-| мысловаты.

Очень быстро более удобная кириллица почти повсеместно! вытеснила глаголицу. Этому способствовало и стремление го-1 сударства к унификации письма.

В дальнейшем русское письмо (в отличие от заиадиоевро-1 пейского) почти непрерывно развивалось. До XVIII в. разви-1 тие шло стихийно, а с начала XVIII в.— в порядке госудаїрст-1 венных реформ. Реформами 1707—1710 гг. были исключены! буквы, заимствованные из греческого алфавита и не нужные! при передаче славянской речи «пси», «кси», «омега», «юс»,| «ферт», «земля», «иже»²⁹. В связи с введением нового правопи-1 сания и, новой орфографии в 1917—'1*918 гг. были исключены! буквы —і, фита, ижица, ять. В 1935 г. были введены буквы! «й» и «ё».

Претерпела значительные изменения и графика русского! письма. Древнейшим первоначальным типом почерка был! устав, при котором каждый буквенный знак как бы рисовался,! буквы имели четкие квадратные архитектурно-геометрические! формы, писались перпендикулярно строке. В XIV в. возникает! новая форма—полуустав, когда геометрически архитектурный! принцип нарушается, появляется кривизна, наклонность букв,! остроконечность. В полууставе много сокращений, выносных! букв. Появление полуустава — результат стремления ускорить! процесс написания документов. В XIV в. возникает и декора*! тивное письмо — вязь.

На смену полууставу приходит скоропись, для которой ха-1 рактерно совмещенное изображение соседних букв. В XVIII в.1 скоропись отличается введением гражданского шрифта и но-1 вого алфавита, она продолжает развиваться в гражданской!; письменности XIX—XX вв. Завершающим этапом является! современное письмо.

С изобретением пишущей машины появляется 'машинопись! как способ текстового документирования.,Во второй половине! XIX в. (с 1867 г.) началось промышленное изготовление пи.шу-| іцих машин. Первые модели под названием «Ремингтон»полу-І чили широкое распространение прежде всего в управленче-1

ском аппарате. Машинопись быстро вытеснила ручные спосо­бы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирова­ние остается .распространенным способом первоначального со­ставления документа.

Так как человек говорит в 5—6 раз быстрее, чем пишет, из­давна у разных народов іпояшлась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письм-о. Так появилась стено­графия — скоростное письмо, ведущееся при помощи особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо з' несколько раз. Скорость в стенографической записи .приобре­тается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска эле­ментов слов, слитности написания слов и.словосочетаний. Ско­рость стенографической записи доходит до 120 и более слов в минуту. Стенография была известна в Древней Греции в 350 г. до н. э. и Древнем Риме в I в. до и. э., причем римская система стенографии применялась до XI в. Современные систе­мы стенографии сложились .первоначально в Англии в XVII в. (геометрическая и курсивная).

В СССР с 1933 г. принята единая государственная система стенографии (ГЕСС, курсивная, морфологическая), в основу которой положена стенография, разработанная доктором фи­зико-математических наук Н. Н. Соколовым.

Материал для письма⁶. Большое влияние на графику пись­ма оказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков ('клинопись). Кроме глины для письма применялась кожа, дерево, камень, на котором пись­мена высекались. Каменные столбы, .плиты, стены.и скалы ис­пользовались, главным образом, для монументальных надпи­сей государственного значения.

В Египте также широко применялись надписи на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основным материалом письма в Египте стал папирус, отличавшийся пор­тативностью, легкостью. Ломкость папируса определила фор­му древних документов—свиток. Писали на папирусе заост­ренными Камышевыми кисточками.

В сирийском городе Пергаме было организовано производ­ство нового материала для письма—пергамента, .представляв­шего собой особо выделанные кожи телят, овец, оленей. В Ки­тае древнейшие памятники письменности выполнены на чере­паховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шел­ке писал и'волосяным и кисточками специальной тушью, что та- же оказало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. II э. была изобретена бумага, широко раопространив- шаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы щЦ письма. На Руси материалом для письма был пергамент (д₀; XII в. привозной, с XII—XIV вв. было развернуто собственное производство).

Для бытовой переписки применялась береста (берестяные грамоты были найдены во время археологических раскопок в| Новгороде в Ю50 г.). С XJV в. получает распространение бу-| мата. Орудиями для письма на пергаменте и на бумаге были] гусиные перья, реже — лебединые и павлиньи. В серединеXIXв. .получили распространение стальные перья.

Письмо и письменность приняли на себя запечатление зву-1 ковой речи и сохранение содержащейся в ней информации о| явлениях объективной действительности. Письмо стало устой-1 чивым средством запечатления и передачи информации. Тек-! стовое документирование получило самое широкое распростра-1 нение. С его помощью документируется деятельность государ-1 ственных учреждений, предприятий, общественных организа-1 ций, частных предприятий и отдельных лиц. Но среди огром-1ного количества документов, создаваемых в процессе деятель-! ности человека, в связи с бурным развитиемнаучно-техниче-І ского прогресса, все большее место начинают заниматьдругиеі виды документирования.

2. Техническое документирование

Техническое документирование является способом заіпечат-І ления технической мысли. Технические документы — обобща-| ющее название документов, отражающих результат строитель-!ного и технологического проектирования, конструирования, ии-| женерных изысканий и других работ по строительству зданий! и сооружений и изготовлению изделий промышленного произ-1 водства⁷.

Возникновение технической документации относится к глу-| бокой древности и связано с развитием техники и изменениями! в организации производства. Уже в рабовладельческих госу-1 дарствах все крупные сооружения строились на основе техни-| ческой документации. В Русском государстве наиболее ранние! технические данные о способах строительства и технологии! производственных .процессов можно найти в житиях и летопи-1 сях. В XVI—XVH вв. техническая документация образуетсяі;| приказах, деятельность которых связана со строительными ра-| ботами и эксплуатацией мануфакту/р⁸. С развитием производ-1 ства происходит быстрый рост технической документации.ІІ соответствии с производственным назначением технические до-1 кументальные материалы .классифицируются на группы:

7. Краткий словарь архивной терминологии. М. — Л., 1968, с. 51.

8. Подробно история технической документации изложена в учебном по-| собии: Кузин А. А.Происхождение и развитие основных видов техниче-1 ских документальных материалов в СССР. М., 1970.

I Технические документальные материалы — результат за­писи средств производства. К ним относятся проектно-конст- рукторские документы, отвечающие на вопрос: что представ­ляет собой предмет промышленного производства (изделие) їли объект капитального строительства.

II.Технические документальные материалы —запись про­цессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос: как изготовить изделие или .построить объект капитального

строительства.

Ш. Технические документальные материалы — фиксация природы, между которой и человеком совершается процесс труда. В эту группу .входит документация, связанная с геоде­зией, картографией, гидрометеослужбой и др.

IV. Технические документальные материалы —запись про­цессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. фиксирующие некоторые юридические нормы и способствую­щие использованию технических средств³⁰.

В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, .графики, технологические .карты, карто­графические материалы, проектные документы и др.

Чертеж представляет собой изображение предмета на плос­кости, выполненное особыми графическими приемами (мето­дом ортогонального проектирования). Чертежи изображают внешний вид предмета в пространстве, его устройство и, в за­висимости от подробности и полноты изображения предмета, делятся на схемы, генеральные планы, чертежи габаритные, теоретические, общих видов, сборочные, детальные, монтаж­ные, патентные и др. Создание чертежа и его «чтение» требу­ют специальных знаний. Рисунки таїкже дают изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа на рисунке дается рельефное изображение предмета. Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изобра­жения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений ( метереологические марты, социально-эко­номические, демографические и т. д.).

На графиках даются графические изображения физиче­ских, химических и других явлений.

Техническое описание представляет собой словесное описа­ние объекта, его -внешний вид, устройство и работу. Хотя тех­ническое описание относится к технической документации, оно выполняется методом текстового документирования.

Технологические карты подробно фиксируют производст­венный процесс изготовления, формы заготовок, количество сырья, порядок выполнения работы, ее режим, время и т. д.

В них информация фиксируется как текстовым, так и изобра- з и тельньгм способом.

Технические документы изготавливаются на особых сортах бумаги (ватман, калька).

Подлинниками чертежей .в настоящее время являются чер­тежи, выполненные на бумажных 8 полотняных кальках, кото­рые получают, пропитывая бума-гу или батист специальными растворами. Текстовые технические документы выполняют Ш обычной бумаге. v

3. Фотокинофонодокументирование •

Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей дей­ствительности и вызвало к жизни новый вид документов. Фо­тография— совокупность процессов и способов получения изо­бражений на -светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фото­съемке возникает скрытое изображение, -превращаемое прояв­лением и закреплением в негативное изображение. -С негатива при печатании получают позитивное изображение Ш отпеча­ток. Открытие фотографии датируется 1839 г., когда был опуб­ликован изобретенный -во Франции художником Дагером пер-' вый технически разработанный фотографический процесс, -наз- ' ванный дагеротипией.

Фотодокумент — изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом ³¹. Фотодоку­менты отличаются существенной особенностью — этот вид до­кумента возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фо­тодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли ВЙ рокое применение во многих отраслях деятельности 'человека:з науке, искусстве, технике и т. д. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов и т. д.

Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т. д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием све­товых лучей.

Новым величайшим завоеванием мировой культуры было изобретение кино.

Кинематограф изоб;ретен во Франции братьями Люмьера­ми в 1895 г., и одновременно в Германии — Складовсіким, в России — Самарским и Акимовым.

Кинодокумент — изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплек­са последовательно расположенных на кинопленке изображе­ний,отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из .ряда отдельныхфотосниміков-кадров, т. е. кино­документ это комплекс изображений, полученных фотографи­ческим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодоку­менты возникают в момент событий. Материалом для кинодо- 'кументов служит пленка на триацетатной, нитратной или аие- датной основе. В России кинопроизводство возникает в нача­ле XX в. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы.

Кино вооружило человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируют­ся все важнейшие события жизни нашей страны. Кинодоку­мента ци я делится на три группы: 1) кинолетопись, 2) кино­хроника, 3) документальные фильмы.

Кинолетопись — документация, повседневно, регулярно фиксирующая на .кинопленку важнейшие события жизни стра­ны. Кинохроника—периодические киножурналы и специаль­ные выпуски, в которых отражаются события, 'происходящие у нас в стране и за рубежом. Документальные фильмы объе­диняют события и факты общностью идей и художественных I обобщений, дают их в виде больших .политических обобщений.

Огромное просветительное и агитационное значение имеют научно-популярные кинофильмы. Они отражают достижения науки и техники, пропагандируют их. Инициатором создания і распространения научно-популярных фильмов у нас в стране был В. И. Ленин.

К концу XIX в. относится появление еще одного вида до­кументов— фонодокумента (звуковой документ). Под фото­документом понимается документ, содержание которого пере­дано посредством оптической (фотографической), магнитной, механической или другой¹¹записи звука на специальном ма­териале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобума­ге, магнитной ленте. Первые попытки записать звук относятся к 1807 г., но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г.—«валики фонографа Эдисона.

Уже с 1888 г. механическая запись звука производится нэ плоских дисках (трамміпластинкаїх). С начала XX в. зазвуча­ла оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитая з<ву коз апис ь является самой распространен­ной. Запись звука осуществляется намагничиванием в разной степени магнитного слоя на носителе/ Сфера применения фоно- дакументов огромна, начиная с мира искусств и кончая рабо­той канцелярии. В последние годы фонозапись все чаще заме­няет тяжелый труд стенографисток.

$1 Краткий словарь архивной терминологии. М. — Л., 1968, с. 22.

В последние десятилетия в связи с огромным ростом объе­ма информации появилась необходимость механической ее об- ' работки, хранения и поиска. Однако для введения информа- ] цин в машину или механизации поиска необходимых данных і приходится .преобразовывать информацию из формы, понят­ной человеку, в форму, «-понятную» машине.

Механизированный способ обработки и поиска информа­ции основан на использовании устройств механического, элек­тромеханического и др. способов действия. Такие устройства j не могут воспринимать, хранить и разыскивать информацию, 1 зафиксированную обычным способом — текстовым, техниче-I ским, фонодокументированием и т. п. Для перевода информа- I ции в форму, понятную машине, созданы специальныемате- I риальные носители: перфокарты, перфоленты, микрокарты, I рулонные микропленки, на которых данные фиксируются спе- I циальными условными обозначениями.

Перфокарта представляет собой карточку из плотной бу-1 маги или пластического материала, на котором проставляются I отверстия или вырезы. Впервые перфокарта была применена I в 1740 г. для управления ткацким станком. Всевозможные I данные можно обозначить на перфокарте заранее обусловлен-1 ними комбинациями отверстий. Данные так же -можно зафик-1 сировать на рулонной перфоленте. На микрокартах и рулонной! микропленке данные заносятся в виде ком'бинации черныхill белых прямоугольников, уменьшенных посредством микрофо-1 токопирования. В наиболее быстродействующих системах! механизированного поиска информации последняя фиксирует-! ся различным намагничиванием специальных диаков, бараба-1 нов, магнитных лент, замыканием строго определенных участ-1 ков сложной системы электроцепей.

Таким образом, при механизации обработки информация* воспроизводится в виде физических состояний: отверстий, че.р-1 ных и белых прямоугольников, отдельных намагниченных! участков, соединенных и разъединенных проводников и т. |.t Однако для прочтения человеком информации, обработанной! машиной, требуется снова преобразовать ее в вид, пригодный!¹ для визуального восприятия.

Ш. ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА И ЕГО РЕКВИЗИТЫ

1. Формуляр документа

Отдельный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д. Различные доку­менты состоят из разного набора реквизитов. Число реквизи­тов, характеризующих документы, определяется целями созда­ния документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлин­ность или подложность, физическое состояние документа, фор­мат бумати, ее качество, цвет, способ изготовления документа и т. д.

Для многих документов число реквизитов строго ограниче­но. Отсутствие или неправильное указание какого-либо рекви­зита в служебном документе делает документ недействитель­ным. Для ряда документов, выдаваемых органами государст­венной власти и государственного управления, состав рекви­зитов документов установлен в законодательных и норматив­ных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, дипло­ма, свидетельства о рождении и т. д.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, называется типовым форму­ляром. Типовой формуляр характеризуется определенным ко­личеством реквизитов, расположенных в строгой последова­тельности. Например, в формуляр заявления входят следую­щие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (за­явление), текст, подпись, дата.

Формуляры различных видов документов складывались на протяжении многих веков. Первоначально документ представ­лял собой единый текст, в котором не были выделены какие- либо реквизиты. Так, реквизиты — автор, дата, адресат — вхо­дили во вступительную или заключительную части текста. Но вместе с тем уже в глубокой древности каждый вид документа

3

33

оформлялся по-разному. Определенная разновидность д_0ку мента приобретала -все более устойчивую форму изложений содержания, однотипное оформление его отдельных реквиз)? I тов. Постепенно к началу XVIII в. каждый реквизит приобр_е' Е тал самостоятельное значение, занимал постоянное место 1 формуляре, его оформление 1 расположение определялись I нормативными актами.

•В советский период большое внимание уделяется введению единообразия в оформление и составление документов. | 1920-е годы начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стан, дарты на документы, касавшиеся, главным образом, их формы, размещения реквизитов I

В 1960-е годы унификация и стандартизация документої выдвигается как одна из составных задач в общейпроблемі создания Единой государственной системы делопроизводства

В 1965—1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающиі требования к отдельным системам документации, применяе мым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, ор ганизационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации положен принад создания общей модели построения документов. Такие графи ческие модели или схемы построения документов получил название «формуляров-образцов».

Формуляр-образец—это совокупность расположенных в ог ределенной последовательности реквизитов, присущих все] видам данной системы документов. В нем перечисляются, реї визиты документов системы и устанавливаются границы pat положения каждого реквизита. Проектируется формуляр-Ы разец на конструкционной сетке, соответствующейпарамеї рам пишущих машин и расположенной на стандартномформі те бумаги А4—(210x297). На основе формуляра-образц бланки документов строятся с учетом межстрочных интерв» лов и шага письма .пишущих машин, что позволяет одинpal привести каретку машищш к бланку и заполнять его, пользе ясь только рычагом перевода строк. Расположение реквизи тов всегда в одном и том же месте помогает быстро найт! нужные данные при ознакомлении с документом, применит! метод однократной записи.

Применение государственных стандартов вводит единоо» разие в оформление документов, что является необходимы* условием для механизации и автоматизации работы с ним* повышает культуру управленческого труда.

і ОСТ 2479—248! — Деловые письма. ОСТ 1780 — телефонограммы. ОСТ 1781 — протоколы заседаний. ОСТ 1782 —извещения о заседаниях.

В 4972г. утверждены первые два стандарта на организа­ционно-распорядительную документацию: ГОСТ 6.38-72- «Основные положения» и ГОСТ 6.39—72—«Формуляр «обра­зец»- Приразработке стандартов на организационно-распоря­дительную документацию прежде всего был определен макси­мальный состав реквизитов этой категории документов.

В государственном стандарте ГОСТ6.39—72—«Формуляр- образец»—перечислены следующие реквизиты:

І Государственныйгерб СССР или союзнойреспублики.

2. Эмблема организации или предприятия.

3. Изображение правительственных наград.

4. Коды.

5. Наименование министерства или ведомства.

6. Наименование учреждения, организации или предприя­тия.

7. Наименование структурного подразделения.

8. Адресат.

9. Резолюция.

10. Гриф утверждения.

Н Индекс предприятия связи, почтовый или телеграфна,і адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер те­лефона, номер счета в банке.

12. Название вида документа.

13. Дата.

14. Индекс.

15. Ссылка на индекс и.дату входящего документа.

16. Место составления или издания.

17. Отметка о контроле.

18. Заголовок к тексту.

19. Текст.

20. Отметка о наличии приложения. ' 21. Подпись.

    22. Гриф согласования.

    23. Отметка о заверении копий.

    24. Визы.

    25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    26. Отметка о .поступлении.

Стандарты закрепляют за каждым реквизитом строго опре­деленное место, что особенно важно при механизации работ с документами. Каждому реквизиту с постоянной информаци­ей отводится место с учетом максимального набора печатных знаков при его написании. Место каждого реквизита показано графически в ГОСТе 6.39—72—«Формуляр-образец». Рекви­зиты в формуляре-образце расположены с учетом последова­тельности операций по подготовке, оформлению и использова­нию документа.

3* 35

В XIX в. автор документа обозначался в бланке. Бланки писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля, располага­лись в левом верхнем углу листа документа. Бланки были двух видов. Один вид включал: наименование ведомства, уч­реждения, структурной части, от которой исходил документ, дату отправления документа, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Кроме того, в состао бланка иногда входил заголовок к документу:

Министерства духовных дел и народного просвещения.

Департамента народного про­свещения.

Секретарский стол.

В Санкт-Петербурге 3 ноября

1820 г. Щ 3587. С приложением форм письмо­водства.

Другой вид бланка состоял из обозначения штатного наз­вания должности лица, от которого документ /исходит.

На бланках писали обычно письма, иногда на бланках пи­сали и отпуски писем. В этом случае на левом поле документа указывались подписи («подписал», «скрепил»), что отличало отпуск от оригинала.

Указы, журналы, протоколы, записки и др. писались на чистых листах бумаги, без бланка.

Некоторыми нормативными актами было определено, ка­кие документы пишутся на бумаге без бланка, какие на блан­ках. Так, в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» указывалось, что на бумаге без бланка пишутся только «всеподданнейшие» рапорты и прошения.

В советских организационно-распорядительных докумен­тах автор чаще всего обозначается в бланке. Под бланком в настоящее время понимается лист бумаги с воспроизведенны­ми на нем реквизитами, содержащими постоянную информа­цию. Одним из таких реквизитов и является название учреж­дения, организации, предприятия, т. е. автор документа.

Присоставлении формуляров конкретных ВИДОВДОКум_ЄїЗ тов необходимо исходить из требованийформуляра-образці причем, естественно, ряд реквизитов, перечисленных В форзи? ля'ре-образне, может отсутствовать.

2. Автор документа

Каждый документ имеет своего автора. Авторами могу быть учреждения или отдельные лица. Авторами служебны (официальных) документов являются учреждения, орган'йза ции, предприятия.

Подписывающие служебные документы должностные лиц) выступают не в качестве самостоятельных авторов, а лицц представителями учреждений, организаций, предприятий. Пс этому не следует смешивать лиц, подписавших документ, сaj торами документов. Письмо в министерство подписал директЛ завода, но автором письма является завод. Распоряжени Исполнительного комитета Свердловского районного Совев депутатов трудящихся подписал заместитель председател автором же распоряжения является Исполком.

Авторы могут быть индивидуальными и коллективными.

До XVIII в. автор документа не выделялся в самостоятелі ный элемент формуляра. Указание автора давалось в нача) текста или в конце текста, в одну строку с ним. В некотори документах автор повторялся на обороте. Большинство дом ментов составлялось от имени царя или царя и боярской |1 мы, хотя они за редким исключением не являлись автора! документа.

В XV—XVI вв. служебные документы имели подпи («ирипись») дьяка, которая не свидетельствовала об автору ве, а лишь подтверждала правильность изложения факт! событий в документе учреждения, представителем котор! выступал дьяк. В таких случаях автора документа можі выяснить путем анализа текста, выяснения вопроса ифункці управления и соотнесения их с учреждением, путем сопост! ления документов друг с другом или группой документов, 4 тем изучения автографов отдельных дьяков и подъячих.ИІ чение автографов помогает отнести документы к отдельн! учреждениям, в которых работали дьяки и подъячие,извеі ные по их автографам.

В документах XVIII в. обозначение автора отделяется! текста. Обычно автор указывался дважды: в подписи Ч указании должности и в начале текста вслед за обозначенії

Форма бланка советских учреждений была установлена в указании должности и в начале текста вслед за аоовнач_С»*|₉₁₈/обязательными реквизитами бланка были определены: адресата-наименования учреждения. В подписи указь«л|_паз_{Вание ве}д₀мства, название учреждения, структурная часть, фамилия, имя и отчество автора и слова: «Раб твои»,«^Jдата, №>, адрес учреждения. Бланки могли иметь и должност- твои», если документ адресовался царю или какому-то^лДиые лица. С небольшими изменениями эти же реквизиты вхо- В документе, адресованном в государственное учреждение.|_{Дят в бланк и сегодня}Перечислив реквизиты бланка, декрет обозначении автора указывалась должность.

не указывалих точногораепол-ожвніия на листе бумаги, §11 степенно складываются две формы: бланк по верхнему полю" и в верхнем левом !углу.

В 1920-е годыпроводились работы по ведомственной ущ,.| фика-дии бланков и в некоторых наркоматах в этом вопросу было достигнуто единство.

Государственные стандарты ввели полное единообразие в бланк документов. Каждое учреждение, организация, пред­приятие должны иметь два вида бланков организа'циоино-ра^ порядительной документации — отдельно бланки для служеб­ных писем и отдельно бланки для всех других видов докумен­тов. Это объясняется тем, что служебное письмо является видом документа, который сам себя не называет. Все осталь­ные документы имеют название вида. Но служебное письмо в то же время являетоя единственным документом, в которое есть .реквизит — адрес учреждения, предприятия, организа­ции— автора документа. Во всех остальных видах документові этот реквизит отсутствует.

При разработке стандартов на организационно-распоряди­тельную документацию такая взаимоисключаемость ряда рек-j визитов документов была учтена.

В бланке служебного письма под обозначением автора — учреждения* организации, предприятия — стоит адрес с номе­рами телефонов, телетайпов, счета в банке. В бланке на все! другие виды документов на этом месте указывается название вида документа — приказ, а<кт, докладная записка и т. д.

Все основные виды документов должны, как правило, печа­таться на бланках. Не на бланках печатаются документы, создаваемые от имени двух и более учреждений, организаций,; а также некоторые -внутренние документы.

•Применение бланков повышает культуру управленческого! труда, придает юридическую силу документам, облегчает ис­полнение и дальнейшее использование документа.

Государственные стандарты допуокают бланки с продоль-j ньгм и угловым расположением реквизитов. При продольном| бланке название учреждения дается вдоль верхнего поля до­кумента, при угловом варианте бланка основная часть рекви­зитов располагается в левом верхнем углу. Наиболее удобным для обработки документов и экономичным с точки зрения ис­пользования площади листа является угловой вариант блан­ка. Особенно удобен этот -вариант бланка для документов, подлежащих утверждению, например, протоколов, актов, т. к- гриф утверждения располагается в правой верхней части Шщ кумента. Удобен он и для писем — правый угол используется для адресования. При угловом варианте правый угол исполИ зуется также для резолюции и различных пометок.

Набланках документов учреждений, организаций ипред­приятий союзных и автономных реапублик автор иего адрес могут печататься на двух языках—'национальном и русском. Бланки документов печатаются только в одну краску.

В документах, создаваемых не на бланках, автор указыва­ется в начальной части документа перед текстом. Например, в заявлении—после адресата перед названием вида документа; в планах, отчетах автор указывается в заголовке — «Отчет о работе (название организации) за 1975 год».

3. Вид документа

Вид документа — классификационное понятие, употребляе­мое для обозначения группы документов одного наименова­ния, имеющих общее назначение и единый формуляр (напри­мер, протоколы — один вид, приказы—другой, отчеты — третий). Разновидность документа более узкое, частное поня­тие. Разновидность детализирует, уточняет характер деятель­ности, документируемой данным видом. Например: акт экспер­тизы, акт приема, ,акт инвентаризации и т. д.

Указание вида — один из обязательных реквизитов форму­ляра документа. Указание вида дает нам первое самое общее представление о документе, его целевом назначении, формуля­ре, юридическом значении и характере изложения инфор­мации.

Поскольку появление документа «было вызвано необходи­мостью документировать те или .иные явления общественной жизни, постольку каждый из них имел свое определенное на­значение и наименование. Оно всегда подразумевалось авто­ром документа.

Для раннего .периода развития документирования — XIII— XVII вв. — характерны так называемые беззаглавные доку­менты, наименование вида которых, ікаїк правило, не обозна­чалось перед текстом документа. Документ называл себя в тексте: «а как к ва;м ся наша прамота .придет». Иногда наиме­нованием разновидности начинался текст документа: «(Память послам Князю Дмитрию Елецкому да Роману Васильевичу Алферову...».

В XIII—XV вв. для обозначения вида документа чаще все­го употреблялся термин «грамота». Под ним понималось «я официальный документ и частный юридический акт и просто письмо»³².

Наименование вида документа можно определить по спе­цифике изложения его содержания. Так, уже вXIV-XV вв. в документах встречаются устойчивые словосочетания: в купчей

грамоте-— «и куіпило» [такой-то] у [такого-то]»—в данной «а дая[такой-то] серебро [такому-то]». Некоторые документу!XIV—XV вв.называют себя челобитными, в нихпишется ф₀п I мула «бить челом».Но под челобитными в тот периодпашщ_а'ш ются и послания, и судебные иски, иіпросьбьі, и обращения за.Iвидимыхлюдей³³.

В XVI—XVII вв. собразованием иерархии учреждений по.І является и иерархия документов. Грамотой стали называть до-1 кумент, который (Посылался вышвстоящимучреждением іподчи-1 ненному. Равностоящие учреждения и лица сносились между! собой памятями. Нижестоящиеучреждения посылали выше-1 стоящим отписки.

В XVI—XVII вв. количество видов документов было срав-1 нительно невелико. Распорядительными документами была! указы царя, приговоры Боярокой думы, граімотьі, наказныела-І мяти. Переписку составляли отписки, челобитные частных лиц 1 памяти. Внутренними документами были приговоры, сказ-1їси (записи допроса), сметные списки. Много видовдоку-І ментов оформляло феодальные отношения. Это — жалован-» ные, правые и бессудные грамоты; купчие, дельные и отдель-1 ные грамоты; кабалы .порядные, ссудные записи и др.

В XVIII в .наименование вида оформляется в отдельный! реквизит и обозначается сначала вместе с заголовком к текст)! («(Ведомость о городовых строениях») и л.и вместе с адресатом!. («•Правительствующему Сенату от военной коллегии рапорт»)! К концу XVIII .в. наименование вида выносится над текстом документа: Доіюшение, Рапорт. Все документы имеютназва! ния.

В XVIII в. возникло большое количество новых докумен! тов. Старые виды документов получили новые 'наименования! Законодательные и распорядительные ачсты назывались указа! ми, инструкциями, регламентами, протоколами, резолюциями! приговорами. Переписка оформлялась несколькими видами документов, которые определялись СОП ОД'Чи не НІН остью учреж­дений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения илг| должностного лица вышестоящему учреждению или лицу наг швалось доношением или донесением. Сообщение низшегс| должностного лица высшему оформлялось рапортом. Выше! стоящее учреждение или должностное лицо посылалиТребОІ вания. Сообщение одного учреждения другому, не связанного ^подчиненностью, называлось ведением.

Появились такие виды, «как диплом — документ, удостове» ряющий принадлежность лица к дворянскому сословию, ^па! ге>нт — свидетельство о чине, сане, воинском звании или У^че§ ной степени.

Челобитные назывались нередко прошениями или проше­ниями челобитчиковымн. Грамота сохранилась лишь как доку­мент, обращенный к иностраннымгосударствам. В Генераль­ном регламенте была названаизобразительная документа­ция— ландкарты или чертежи государства, содержащиеопи­сание границ, рек, городови пр.

В XIX в. у потребление наименования видов документов рег­ламентировалось законом. Вид документов группы сноше­ний — отношений, предписаний, представлений определялся положением корреспондентов на иерархической лестнице.

Наименование видов таких документов, -как представление, рапорт, донесение, объяснение и т. п., а также прошений, жа­лоб, доносов, подаваемых должностным лицам, обозначалось вместе ;с указанием автора.

Законодательными актами определялись названия реест­ров, настольных журналов, ведомостей, книг, описей, росписей и пр.

В XIX в. количество видов документов увеличилось. По'ха- рактеру составления и исполнения их делили на четыре .пруп- пы: 1) внутренние документы, 2) переписка, 3) «проситель­ские» документы, 4) акты.

К внутренним документам относились докладные записки, справки, журналы заседаний. Особой категорией внутренних документов являлись отчеты: финансовый, отчет о деятельнос­ти учреждения. Отчетом называли план улучшения работы ми­нистерства («отчет в видах и предположениях»). Новыми ви­дами внутренних документов были устав и положения, опре­делявшие функции, права и обязанности учреждения. К внут­ренним документам относились также должностные инструк­ции, регистрационные журналы, описи.

Перепиской («сношениями») назывались документы, посы­лаемые учреждениями или должностными лицами другим уч­реждениям или лицам; предложения, сообщения, ведения, от­ношения, уведомления, представления, рапорты.

«Просительские» документы: прошения, жалобы, отзывы - подавались частными лицами в присутственные -места и властям.

Большую группу документов в делопроизводстве учрежде­ний XIX в. составляли акты.

Новые явления экономической и политической жизни вто­рой половины XIX — на-ч. XX в. произвели большие изменения в процессе документирования и в составе документов, коснув­шиеся прежде всего актовой документации. С изданием поло­жения 19 февраля 1861 г. появились документы, оформлявшие отношения помещиков с крестьянами: добровольные условия, акты увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты. Акты, засвидетельствованные нотариусом, стали на­зываться нотариальными.

С появлением новых средств связи и документационной техники возникли такие виды документов, как телеграмма, те. лефонограмма, стенограмма и др.

Такимобразом, обозначение вида документа в дореволю,ционныегоды претерпело большие изменения. Они выражались в увеличении их многообразия. Это было связано с уа_е.личєниєм и усложнением функций управления, с появлением }, развитием новых способов документирования.

После победы Великой Октябрьской социалистической р_с. волюции, со сломом старой государственной машины и созда. нием нового советского аппарата управления появляются ц новые документы, качественно отличные от документов доре­волюционного периода н своим содержанием, и оформление*. Октябрьская революция, уничтожившая иерархию «властей и мест», соответственно уничтожила и иерархию документов. Следствием этого было значительное упрощения переписки между учреждениями. Отошли в прошлое такие виды докумен­тов, как прошение, доношение, отношение, представление, ве­дение, рескрипт и т. д., характерные для бюрократического аппарата дореволюционной России. Появляются .документы, отражающие демократическую сущность государства, — де­креты. мандаты, заявления и т. д.

Первые советские конституции 1918 и 1924 гг. определяют виды актов, издаваемых высшими органами. Однако в этом вопросе не было еще нужного единообразия. Так, декреты и постановления издавались как ВіЦИіК, так и СНК, а позднее ЦИК СССР И СНК СССР. По Конституции СССР 1936 года, внесшей в этот вопрос строгий порядок, право издания зако­нов, имеющих силу на всей территории ССОР, принадлежит исключительно Верховному Совету* СССР (ст. 14).

Президиум Верховного Совета как постоянно действующий' высший орган государственной власти СССР издает указы ¹ (ст. 49). Совет Министров СССР на основании и во исполне­ние законов издает постановления и распоряжения.

По важнейшим, вопросам политической и хозяйственной жизни страны издаются совместные постановления ЦК КПСС и Совета Министров СССР или Совета Министров СССР и ВЦСПС.

В соответствии со статьями Конституции СССР (ст. 73, 85) и общим положением о министерствах (ст. 17) министрам и руководителям центральных ведомств СССР предоставлено право издания приказов и инструкций. Директора предприя­тий (объединений, комбинатов, заводов и фабрик) издают приказы в соответствии с п. 90 Положения о социалистическом государственном предприятии. Руководителям других учреж­дений и организаций право издания приказов устанавливается соответствующими центральными ведомствами. Приказ изда­ется для решения основных и оперативных задач, стоящих пе­реД данным органом. Для установлення правил, регулирую­щих организационные, научно-технические и иные специаль­ные стороны деятельности учреждений, организаций, пред­приятий, должностных лиц, — издаются инструкции.

Конституцией СССР определены также виды актов, изда­ваемых местными Советами депутатов трудящихся и их Ис­полкомами (ст. 98). Это решения и распоряжения. Решения принимаются в коллегиальном порядке для разрешения наи­более важных вопросов их компетенции. Аналогичные указа­ния об издании актов органами государственной власти и го­сударственного управления даны и в Конституциях союзных реапублик,

Помимо актов, указанных в Конституциях, в деятельности советских учреждений, организаций, предприятий, создается большое количество других видов документов. Некоторые ВИ­ДЫприсущи многим системам, например, протоколы, акты, отчеты, справки; другие — только своей системе, например, фондовые извещения, верительные грамоты, больничный лист, вексель и т. д.

Успешные .попытки определения основных видов докумен­тов даны в подготовленном ГАУ при СМ СССР кратком сло­варе видов и разновидностей документов, а затем в Основных положениях ЕГСД. Вид документа или его разновидность предъявляют определенные требования к Изложению текста документа и его форме.

4. Обозначение адресата

На документах, предназначенных к отправке в другие уч­реждения, обозначается адресат.

Развитие этого реквизита формуляра также имеет свою историю. Постепенно установились его конкретность, структу­ра, определяемые той ролью, которую играли для автора до­кумента лицо или учреждение — адресат.

В документах XII—XV вв. адресат обозначался в самом тексте. В написании адресата документа XI.I—XV вв. нет чет­кого различия по отношению к происхождению документа: по адресу нельзя определить личный это документ или служеб­ный, социальный статус адресата.

В XVI—XV.II вв. адресат еще не выделяется из текста до­кумента, но его составлению придается особое значение. Чаще всего он повторялся дважды: в начале текста документа (вслед за обозначением автора в царских грамотах и докумен­тах распорядительного характера) и на оборотной стороне до­кумента. Обычно все документы адресовались на имя царя, хотя предназначались к исполнению различными учреждения­ми. На оборотной стороне столбца в середине первого сстава, вдоль его писался адрес.

В XVI11 в. написание адресата,как и других реквизитовформуляра, регламентируетсязаконом. Происходят сущест­венные измененияв адресовании документа. Если в XVI —XVII вв. любойдокумент, в какое бы учреждение он ни посту,пил, писалсяна имя царя с указанием царского имени и пол­ногоего титула, то в 1700 г. издается специальный указ «О неподаче просьб -мимо присутственных »мест государю, кроме великих государственных дел». Адресат обозначался в начале текста, выделялся в отдельную строку в виде заголов­ка («ВПравительствующий сенат», «В государственную Берг- коллегию»).

Обозначение адресата в XIX в. имелось на сношениях, про­шениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определя­лись соподчиненностью учреждений. В сношениях разных уч­реждений и низших с высшими адресат начинался с предлога «в»: «В Правительствующий сенат», «В Палату гражданского суда». В отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже, что означало: такому-то присутственному месту что-то предписывается или предлага­ется. Например: «Уездному суду», «Губернскому -правлению».

Если документ адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул — «его превосходительству», «его высокоблагородию», «его благородию» и т. д.

В сношениях равных между собой властен и старших с младшими титул опускался.

В проектах рационализации делопроизводства во II поло­вине XIX — нач. XX в. адресованию документов уделялось осо­бое внимание. Так, «Положением о письмоводстве и делопро­изводстве в военном ведомстве» 1911 г. предусматривалось на­правление документа непосредственно к исполнителю.

В советский период до издания ГОСТов на организацион­но-распорядительную документацию точный порядок адресова­ния документов в законодательных и нормативных актах не определялся. Проект «Общих правил документации и докумен­тооборота» 1931 г. подробно указывал лишь порядок написа­ния почтового адреса адресата: город, название железнодо­рожной станции, ближайшее отделение связи, улица, номер до­ма и т. п. В связи с этим, в инструкциях по делопроизводству разных ведомств мы находим различные указания на порядок адресования на учреждение или на конкретное должностное лицо. Примерная Инструкция о делопроизводстве, утвержден­ная постановлением Совета Министров РСФСР 30 сентября 1961 г., рекомендовала адресовать документы только в учреж­дение, организацию, предприятие, что значительно усложнило путь этих документов к исполнителям. ГОСТы на ОРД впер­вые в практике советского документоведения дают точные и

конкретные указания о порядке адресованиядокументов. Адресат располагается в верхнем правом углу документа (рек­визит 8). Вадресате название учреждения и структурной части пишутсяв именительном падеже. Например:

Министерство связи СССР Управлекие кадров

Для ускорения направления документа и его исполнения, если известна фамилия руководителя, который будет рассмат­ривать документ, можно адресовать корреспонденцию кон­кретным должностным лицам. В этом случае наименование организации пишется в именительном падеже, а наименование должности .и фамилия получателя — в дательном. Например:

Свердловский государственный университет Заведующему кафедрой т. Смирнову Н. В.

Еслидокумент адресуется руководителю учреждения, ор­ганизации, предприятия, то их название входит в наименова­ние должности и пишется в дательном падеже. Например:

Ректору Свердловского государственного университета профессору...

Составные части адресата: наименование учреждения, наи­менование структурного подразделения, наименование долж­ности, фамилия получателя--пишутся каждая с новой етроли.

На одном Документе ГОСТы рекомендуют проставлять не более трех адресатов. Бели документ направляется более, чем в три адреса, составляется описок на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Адрес корреспон­дента обозначается в соответствии с правилами, установлен­ными органами овязи и на многих документах дается вслед за адресатом. Вначале указывается почтовый индекс, затем со­юзная республика, край, область, город, улица, номер дома.

5. Дата документа

Одним из реквизитов формуляра документа является его дата. Прежде всего выделяются авторские даты. К ним отно­сятся даты составления или подписания документа. Особую роль в характеристике документа играют даты, относящиеся к содержанию. Есть даты визирования документа, даты опубли­кования и в-ступления .в силу, даты помет и резолюций. Дата­ми обработки документов являются даты получения, регистра­ции, направления, исполнения, перепечатки.

Дошедшие до насмногие ранние документы XII—XV вв например,берестяные грамоты, совсем не имели дат. ТолыДнекоторые изних имели признаки датирующего характера* указания на известных лиц, события. Поэтому установить точную или даже приближенную дату таких документов щ представляется возможным. Хронологию берестяных грамот определили только по каллиграфическим особенностям и по' стратиграфическим признакам. Такие даты называются веро-і ятными. Лишь немногие документы XVI—XVII вв. имели ав­торскую дату. Она обозначалась в самом тексте документа в единую строку первой («Лета 7158 генваря в 15 день...»), или последней фразы («Писан в Дмитрове. Лета 7020, апреля в 16 день»).

Точные даты на документах XVI—XVII вв. обозначались в отметке о его получении, которая делалась на обратной сто­роне столбца «1566 года геиваря в 8 день подал отписку...».

Чаше же даты документов XVI—XVII вв. можно опреде­лить приближенно: носодержанию (факту, событию, иногда датируемых в тексте: «Лета 7059-го, майя в 17 день. Царь д великий князь Иван Васильевич вся Руси сеи гра'моты слу­шал...»), по тому времени, к которому относится деятельность их составителей или участников событий (исторических лиц).

Установить дату документа помогают и другие дополни­тельные признаки: наименования учреждений, употребление титулов представителей верховной власти, упоминание о цер­ковных праздниках.

Наконец, время создания документа помогают установить водяные знаки.

-При определении времени составления документов до XVIII в. следует иметь .в виду, что в России применялась эра (система счета лет от того или иного исходного момента или событий), часто фиктивная — «от сотворения мира» или ви­зантийская эра. С 1700 г. времяисчисление велось по «эре Дионисия» — «от рождестваХристова». Считалось, что от со­творения мира до рождества Христова прошло 5508 лет. По­этому для перевода даты с византийской эры на современную следует вычесть из этой даты 5508. Например, в документе упоминается 7148 год. Эта дата от сотворения мира, по совре­менной эре событие или документ датируется 1640 г. (7148— —5508).

Кроме того, нужно еще помнить, что до XVII в новый год начинался не с января. До 1492 г. (7000 г.) новый год начи­нался с марта («мартовский стиль») с 1492 г. — с сентября («сентябрьский стиль»). По мартовскому стилю цифра 5508 вычитается из тех исторических событий, которые произошли в один из месяцев с марта по декабрь включительно. Если же событие случилось в январе или феврале, то вычитается чи-сло 5507. Е-сли событие датировано по сентябрьскому стилю, то для перевода даты на нашу эруиз даты события, произошед­шего с января ло автуст, вычитается 5508.Для событий, пада­ющих на период с сентября ло декабрь — 5509.

Помимо этото, для всех документов, созданных до 14 фев­раля 1918 г., требуется перевод дат с юлианского календаря («старый стиль») на григорианский календарь («новый стиль») ³⁴.

При переводе дат с юлианского календаря на григориан­ский надо помнить, что в XVI—XV«II вв. отставание юлианско­го календаря от тропического года равнялось 10, в XVIII в.- И, XIX в. — 12, в XX в. — 13 суткам.

Дата составления документа в XVIII в. везде обозначает­ся. Она ставилась в начале илиїв конце текста часто в одну строку с ним: «Июля 27-го 1708 году».

В конце XVIII в. дата написания документа отделяется от текста и ставится в конце: «Генваря 19 дня 1775 года». Обоз­начение дат имеется в отметках об отправлении: «Послано из местечка Горок, июля в 11 день 1708 г. с прапорщиком Ники­тою Молявиным»³⁵. Дата получения и регистрации проставля­лась ло верхнему полю документа на лицевой стороне перво­го листа.

В XIX в. дата составления документа обозначалась отдель­ной строкой ■внизу документа с левой стороны или в бланке до­кумента после наименования структурной части учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном штампе), даты резолюций, дата направления на исполнение («С. Я. Никитинскому, 26 января 1910 г.»), дата исполнения документа, дата подписания документа к печати и дата его опубликования.

В советский период при оформлении служебных докумен­тов дате придается большое значение. Дата ставится при под­писании и отправке документа (эти даты должны совпадать), при написании резолюций, визировании, утверждении, согла­совании документов, их получении и регистрации. Дата слу­жит поисковым признаком и употребляется при ссылках на документ. В состав даты входит число, месяц, год. Дата на советских документах оформляется различными способами: например, 15 мая 1975 года; 15.05.75. Наиболее рациональ­ным следует признать обозначение всех частей даты арабски­ми цифрами: 15.07.76 — (15 июля 1975.года).

На число, месяц, год отводится по две цифры; -при наличии одной цифры, перед ней ставится ноль: 08.03.75. Такой унифи­цированный способ написания дат исключает необходимость их кодирования при обработке документа на вычислительных машинах.

6. Состав удостоверения

Особое значение имеет такой реквизит формуляра, щ состав удостоверения. В него ВХОДЯТ ПОДПИСЬ,печать и гриф; утверждения. От того, как удостоверендокумент, зависит его юридическая сила. Поэтому оформлению состава удостоверен ния документа всегда уделялось большое внимание.

Своеобразным было подписание документов до XVIII в. Чаще всего документы подписывали служилые люди: дьяки и подьячие. Обычно подпись («припись») ставилась на обороте документа по слову или слогу на каждом сставе, а кончалась на лицевой стороне листа в последней строке текста. Если столбец был длинный, то подпись повторялась несколько раз. Она писалась так, что половинки букв были на обоих концах бумаги. Современники считали: «Даже если клей держался не-1 достаточно крепко, никто не мог подделать грамоты и не мог приписать в ней -что-нибудь еще»³⁶.

Кроме того, на документе ставилась «скрепа», т. е. под-1 пись подьячего, отвечавшего за соответствие беловика черно-1 вику и правильность его оформления.

Очень редко документы подписывали авторы. Та-к, напри-! мер, подлинный список Соборного Уложения 1649 г. подписа­ли 315 человек — представители духовенства, бояіре, дворяне, посадские люди и др.³⁷. Подписи помещены, на обороте столб­цов. Некоторые документы, относящиеся к освободительной войне украинского народа в середине XVII в., подписаны Бог­даном Хмельницким³⁸. Однако, как правило, авторы, видимо, считали недостойными себя подписывать документы.

Кроме подписей, документы удостоверялись печатью. Пе­чать свидетельствовала о подлинности документа. Еще в нача­ле X в. русские князья употребляли печати с изображением родовых знаков Рюриковичей³⁹.

В Русском государстве употреблялись две государственные печати — большая и малая. Они отличались размеро-м, допол­нительными изображениями и надписью. Изображение на го­сударственной печати оформилось к концу XV в. Главным эле­ментом изображения был двуглавый орел — герб Византии ской империи— «как символ преемственности власти из Рима! и Византии московскими князьями.

Кроме того, воеводы имели печати города. Свои печати име-1 ли центральные государственные учреждения—приказы.!

«сетные учреждения. Существовали печати должностных лип. Они имели самыеразнообразные изображения.

Приложением -печати ведали печатники. В XVII в. сущест­вовал специальный Печатный приказ. До XV в. применялись вислые (привешивались к документу) печати. Материалом для _них были металл (золото, серебро), воск, (черный, желтый и красный), смола. С «оица XVII .в. входят в употребление сур­гучные печати. В конце XIV в. появились прикладные печати (прикладывались к документу). Для торжественных случаев до конца XVI в. применялись древние печати — серебряные, вызолоченные вислые печати. Например, грамота Бориса Го­дунова к королеве английской 1598 г. послана «за золотой пе­чатью»^,0.

В XVIII в. в оформлении состава удостоверения произошли большие изменения. Прежде всего они коснулись (ПОДПИСИ:до­кументы подписываются его автором. Петр I после возвраще­ния из первого заграничного путешествия сам стал подписы­вать акты, исходящие от верховной власти. В .грамоте англий­ской королеве по случаю «бесчестия» (ареста), нанесенного российскому послу Матвееву, указывалось, что подпись Пет­ра 1 была «■собственноручной)» Щ

Правила удостоверения документов были подробно описа­ны в Генеральном регламенте. Так, протоколы должны были I подписывать ївсе члены коллегии. Документы, составленные на основе принятых решений, подписывались членами коллегий, оказавшимися в момент подписания налицо. Кроме подписи,j каждый документ имел «скрепу» (подпись) секретаря, что свидетельствовало о правильности составления документа и соответствии его закону. Указом 30 декабря 1701 г. было за­прещено подписываться уменьшительными именами (вместо «Коська Дементьев» — «Касьян Дементьев»).

В состаїв подписи документов, направленных царю, .входи­ла формула: «Раб твой...», «Вашего величества нижайший раб...». В письмах к вышестоящим учреждениям или лицам были такие словосочетания: «эВашего сиятельства, милостиво­го государя, всепокорнейший слуга...». В состав подписи вхо­дили имя и фамилия: «оПетр Салтыков», указание должности или чина: «Адмирал», «Титулярный советник», «граф», «князь», «Секретарь Тайного совета» и т. д.

Документы правительственных и частных лиц в XVIII в удостоверялись печатью. Широкое распространение получили печати сургучные и так называемые «копченые» (материалом

10. ЛихачевЯ. Дело о приезде в Москву Антония Посеевина. СПб., 1903, с. ИЗ.

11. «Письма и бумаги Петра Великого», т. 8, вып. 2, М., 1951, с. 1073.

4 49

для получения их являлась сажа). На Печатях оставалось основное изображение—двуглавы А орел со вгадником ц_а груди. Глава 13 Генерального регламента устанавливала по* рядок пользования печатями. Для каждой коллегии предуЭ матривалась печать с изображением государственного герба ч' надписью наименования коллегии. Приложение печати должно было производиться в присутствии двух свидетелей.

В XIX в. правилаподписания усложнились. Право подписи документов имели начальствующие лица. Характер подписи зависел от адресата. Документы, посылаемые присутственным местом в Сенат, подписывались председательствующим и все­ми членами; все прочие — председателем и одним из членов] присутствия. Каждый вид документа имел свою специфику подписи. В подписи официальных писем не указывались чин и служебное положение, но письмо кончалось обычной форму­лой: «Примите, милостивый госуда-рь, уверение в совершен- ном почтении и преданности* и далее — имя и фамилия.

Журналы заседаний подписывали все члены присутствия с указанием своего чина и служебного положения. Иногда под­писи помещались под каждой статьей. На протоколах (поста-j новлениях, определениях, решениях), мнениях и приговорах! подписывались также все члены присутствия.

Особое внимание обращалось на оформление выписок копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: «Подлинный подписали...» или «На подлинном надписано». За- веряли копии должностные лица: «Верно: вице-директор...».I Часто подпись ставили и лица, сверявшие копию с подлинни­ком: «Сверяли: начальник отделения..., столоначальник...».

Кроме подписи, документы скреплялись. Скрепа ставилась на официальных отношениях, подготовленных в канцелярии, на отчетах. Обязательно скроплялись все документы, посылае-, мые в высшие инстанции. Делопроизводитель ставил скрепу под каждой статьей журнала, на описи, ведомости. Окрсша де­лопроизводителя на отпусках означала, что отпуск правильно списан .с отправленного документа.

В конце XIX в. употреблялись три государственные печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго рег­ламентировано в зависимости от вида и назначения доку­мента.

В советских документах подпись — обязательный реквизит документа. В первые годы Советской власти на документах проставлялось не менее 2—3 подписей. В последние годы, на­оборот, в ряде инструкций по делопроизводству рекомендует­ся подписывать документ одним должностным лицом. Под­пись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки,

Сели документ готовится на бланке учреждения, в долж­ности подписывающего липа название учреждения не новто- іяется. например: Директор завода (личная подпись)

И.Иванов.

Если документ изготовлен не на бланке, в состав должнос­тивойдет полное наименование учреждения, организации илипредприятия.Например: Директор школыN? 867 (подпись) р П. Петров. Заместитель директора фирмы «Заря» (под­пись) И. И. Иванов.

При расшифровке подписи следует указывать оба иници­ала должностного лица. Подписывается обычно первый эк­земпляр документа, изготовленный иа бланке.

Подписание .различныхкатегорий служебных документов регламентируется нормативными актами, регулирующими ра­боту учреждения. Документы, направляемые в вышестоящие организации, партийные и советские органы, в редакции газет и журналов, все распорядительные и наиболее важные внут­ренние документы подписывают руководители учреждений иихзаместители. Руководители структурныхподразделений подписывают документы в пределах своей компетенции. Если документ посылается по нескольким адресам в вышестоящие инстанции и в неподведомственные учреждения, руководитель подписывает все экземпляры, а в делах остается заверенная копия. При направлении документа нескольким подведомст­венным учреждениям, подписывается только оригинал, оста­ющийся в делах учреждения.

Две подписи и более ставятся гюд документом тогда, ког­да ответственность надает на несколько лиц. Например, на протоколах ставятся подписи председателя и секретаря, на договорах — подписи договаривающихся сторон; на докумен­тах, связанных с денежными и материальными ценностями,— подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т. д.

В целях повышения юридической силы документа на них проставляется печать. Печати бывают гербовые и простые. Первоначально, после победы Октябрьской социалистической революции, первые советские учреждения пользовались ста­рыми печатями с двуглавым орлом.

Советская гербовая печать была создана в 1918 г. Для нее составлен герб Советской республики, изображение кото­рого было описано в Конституции 1918 г. 26 июля 1918 г. В. И. Ленин, получив первую советскую гербовую печать, сде­лал ее оттиск на письме к К. Цеткин^,2. 3 августа В. И. Ленин Дал задание И. П. Горбунову:

51

«1. Отбить оттиски новой печати и раздать каждомуна­родному комиссару под его расписку.

¹² Ленин В. И.Поли. собр. соч., т. 50, с. Щ

4»

2. Заказать такие печати (в меньшем размере) для всех советских учрежденийиліи внести в Малый Совет для объеди. нения практических шагов (может быть, выработать общий тип малого размера печати с надписями отдельныхкомисса­риатов)» Ч

В этот же день СНК РСФСР принял специальное поста­новление о воспрещении советским учреждениям употреблять печати с гербом царской России. Все учреждения, согласно декрету, должны бы ли применять печати с новым, советским гербом.

Гербовая печать — круглая, с изображением в центре герба СССР или Союзной республики, а по окружности пол­ное название учреждения. Правд пользования печатью огова­ривается в положении об учреждении. Гербовая печать ста- ' аится на подлинных документах, содержание которых требует особого удостоверения: договорах; документах, связанных §| получением денег или материальных ценностей(чеки, дове-і ренности и т. д.);документах, удостоверяющих личность, тру-J довой стаж, квалификацию (паспорт, трудоваякнижка, дип­лом и др.).

Простые печати могут быть различной формы — /круглые, квадратные, прямоугольные, треугольные. На них герб не] изображается. Простых печатей в учреждении, организации,] предприятии может быть несколько. Простые печати пірїименя-І ются для внутренней документации учреждения, на размно­женных экземплярах распорядительных документов, на справ­ках, пропусках, при опечатываниибандеролей, пакетов. По] характеру материалов, из которых изготовлена печать, они де­лятся на каучуковые и металлические. Металлические печати используются для наложения сургучных печатей на пакетах, при опечатывании сейфов и дверей. Оттиск печати ставится на документе так, чтобы затрагивалась часть подлинной подписи и названия должности.

Кроме подписи, нормативными актами предусмотрена не-1 обходимость утверждения некоторых видов документов: уста­вов, положений об учреждениях и их структурных частях, штатных расписаний, инструкций, некоторых разновидностей! протоколов и др. Утверждение документа производится после его подписания. Утверждение санкционирует содержание доЛкуімента или распространяет его действие на определенный! круг организаций.

В соответствии с требованиями ГОСТовгриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, должности лица, утвержда| ющего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты- Располагается гриф в правом верхнем углу по образцу:

із Ленин В. И.Поли. собр. соч., т. 50, с. 1'34,

УТВЕРЖДАЮ Начальник Главного управле­ния машиностроения Мини­стерства промышленности стро­ительных материалов УССР (личная подпись) И. И. Ива­нов

05.03.73

При утверждении документа постановлением, решением или приказом гриф утверждения оформляется по форме:

УТВЕРЖДЕНО -приказом директора фабрики «Швея»

от 01.04.76, № 34

\

Тексты наиболее важных документов обычно перед подпи­санием согласовываются с заинтересованными должностными лицами, струїктуїрньїміи подразделениями, учреждениями. В хо­де согласования определяется правильность зафиксированных в документе решений, их соответствие действующему законо­дательству, учитываются интересы различных структурных подразделений или учреждений. Внутреннее согласованиедо­кумента оформляется визой. Виза состоит из должности визи­рующего лица, его подписи, расшифровки фамилии и даты. Например:

Декан химического факультета (подпись) В. П. Соколов

18.02.75

При внешнем согласовании документа, в соответствии с требованием стандарта ставится гриф согласования, состоя­щий из слова Согласовано, наименования должности лица, с которыми согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, на­пример:

СОГЛАСОВАНО Начальник финансового Управ­ления

(личная подпись) И. И. Ива­нов і 25.05.73

Гриф согласования располагается ниже .подписи на послед­ам листе документа или на отдельном листе согласования, "исьма визируются на копиях, остающихся в делах учрежде­ния. Внутренние документы визируются на первом экземнля- рєчподлиінникє.

7. Отметки на документах

Особуюнагрузку в формуляренесут отметки на докумен­тах. Для документов раннего периода, до XVII в., они помога­ли определить дату их составления, способ передачи и степеньсекретности.Самой распространенной была отметка о времениполучениядокумента. Учреждение, получившее документ, д». л ало на нем отметку обычно на обратной стороне под адресом На исходящих документахделали отметки о времени от­правления по назначению. Кроме того, имелись отметки с ука­занием имени подъячего, переписавшего документ набело Встречаются отметки о секретности! «написано о тайныхде. пах».

В XVIII в. отметка о получении документа пишется по верхнему полю первого листа документа над текстом: «Полу­чено июня 8 дня 1782 году». Имеются отметки о рассмотрении документа («Слушан 8 день июня»; «Докладов а но того же июня І 7-го дня»), о характере пересылки документа («послано с смоленским денщиком с Петром Кирилловьвм сыном Ботки­ным, Меусова полку»; «послана через Москву по почте»). В XVIII в. появились заверительные отметки: «За подписа-1 нием тайного секретаря Петра Павловича Шафирова».

В XIX в. в правилах оформления документов большое мес-1 то отводилось «особым пометкам». Они подчеркивали степень I важностидокумента: «нужное», «весьма нужное», «секрет-1 ное», «в собственные руки». Эти отметки делались на правой I стороне первой страницы документа. Другого рода отметки! фиксировали дату поступления документа и егорепістрацич.І В конце документа, на последней его странице указывалось,! когда и за каким номером документ был исполнен.

Важное значение для характеристики документа имеютI резолюции — надписи о характере и способе разрешения вон-1 роса, затронутого в документе. На документах XVI—XVIIвв.1 такая надпись делалась дьяком («дья-чья помета») на оборотеI сверху. Если документы не требовали дальнейших действий с| ними, то писались такого рода пометы: «вклеить в столп», «взять отписку к отпуску», т. е. подклеить к отату оку того до­кумента, ответом на который являлась полученная отписка.

В XVI11—XIX вв. резолюции писались на лицевой стороне документа. В них выражалось отношение начальствующего лица к существу разрешения вопроса: «разрешить», «откло­нить...», «утвердить» (в должности) с 1 февраля ...»; или сооб­щалось о последующих действиях с документом: «к сведению», «к делу», «к докладу со справкой».

В советских учреждениях прохождение и исполнение до­кумента также сопровождается проставлением на нем соот­ветствующих отметок. При получении документа на нем про­ставляется регистрационный штамп. По государственному

стандарту ui»«.«.. иучл.іавляется внизу оправа на первомлисте документа(см. реквизит 26). Регистрационный штамп вклю­чает название учреждения, организации, предприятия, в кото­рое поступил документ, дату получения и регистрационный номер.

Порядок и характер исполнения документа указывается в резолюции.Резолюция должна отражать отношение руково­дителяк вопросу, затронутому в документе, и указывать «а порядок решения его. Интересно замечание В. И. Ленина по поводу резолюции, сделанной в записке Н. П. Горбунову:

«Излишне и нелепо, что, просмотрев бумаги, Вы пишете «на просмотр В. И.» (!??) ((это и так ясно)) или «полагал бы то-то».

Надо писать в 3-х строчках суть дела. Иначе не к чему Вам смотреть» ^м.

Место для резолюции определено стандартом в правом верхнем углу (см. реквизит 9). На письмах резолюция распо- іагается между адресатом и текстом документа. Резолюция.І должна быть подписана и датирована. Написание резолюций к на отдельных листочках не рекомендуется.

Отметка о взятии документа на «контроль помещается на К полях слева (см. реквизит 17).

После исполнения документа на .нижнем поле лицевой сто- Iроны слева (реквизит 25) должна быть «проставлена отметка К об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка I об исполнении должна содержать краткую справку обігспол- І нении или указание на посылку ответного документа, словаI «вдело» и указание номера дела по номенклатуре, в которое I данный документ подшивается.

8. Подлинность документа

Помимо реквизитов документ характеризует ряд призиа- і ков. К ним прежде всего относятся оригинальность (подлин­ность) иікопийность.

Слово «оригинал» происходит от латинского слова «origi- I nalis», что означает — первоначальный, самобытный. Как си­ноним этого слова употребляется слово— подлинник, что п переводе с латинского означает достоверный. Следовательно, I чтобы оригинал стал подлинником, он должен быть заверен. Несмотря на уникальный характер оригинала нередки «ум­ноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составляемые в не- | скольких экземплярах. Например, договор между государст- [ вами с древнейших времен составляется в количестве экзем­пляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, и каждый экземпляр является оригиналом (подлинником).

¹⁴ Ленин В И.Поли. собр. соч., т. 50, с. 159

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик — это документ в предварительной (редакции. Документ -в окончательной ре­дакции соответствующим образом оформленный и подписан­ный называется подлинником.

Беловик — это последняя, переписанная или перепечатан­ная набело редакция документа. Для служебных документов оригиналом являетсябеловик, подписанный должностными ли­цами, с приложением в ряде случаев печати. Оригиналы слу-■ жебных документов печатаются на бланке и подписываются должностным лицом.

С современной техникой передачи документов на расстоя-! ние связано пояівлєниє двукратных оригиналов. Так, при те-1 леграфной, телефонной и радиопередачах, если телеграмма, телефонограмма и радиограмма не диктуются, создаются два] документа: один—предъявляемый для передачи, другой — полученный. Хотя основнойтексту них одинаков,предъявлен­ный и полученный документы различаются по своей характе­ристике.

Среди подлинников различают кроме того автографы — до-! кументы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

іПризнак уникальности сохраняется также за документами, полученными не текстовымиспособами документирования.] Для чертежей оригиналом считается первоначальныйнабро-і сок на ватмане и чертеж на кальке. Оригиналом фотодокумен-] га являются негативы, фонодокументов—первоначальная за-1 пись звука, т. е. матрица граммзаписи, валики фонографа,] ленты электрической и магнитнойзаписи.

(Повторные воспроизведения подлинников (в целях разміно-І жения) являются копиями. Само понятие копия(соріа —лат, | множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. Копия — точное воспроизведение че­го-либо.

Необходимость повторять текст документа возникает, ве-1 роятно, вместе с документами. Первоначально копия списыва­лась от руки и так и называлась — список. Например, список! «Слова о полку Игореве» или список летописи. Для копирова­ния документов в аппарате учреждений содержался большой] штат копиистов.

ш

•Среди копий различаются: выписки — копия части доку­мента; отпуск — копия, оставляемая в составе служебной до-; кументаїции учреждения, т. е. подшиваемая в дело, когда ори­гинал отослан. Понятие «отпуск» — чисто канцелярское и при-, меняется только в делопроизводстве. Следует помнить, что многие документы отсылаются в другие учреждения не в ори­гиналах, а в копиях.

При .печатании на пишущей машине копия автоматически „олучается вместе с оригиналом (т. е. это 2, 3 и т. д. машино­писныеэкземпляры). Первый экземпляр обычно печатается на бланке, его подписывают, на нем ставят печать, он регист­рируется, а остальные экземпляры остаются копиями.

Копии по способам получения делятся на ручные и автома­тические. Ручные получаются при переписке оригинала от ру­ки или перепечатке на пишущей машине. Автоматические (факсимильные) копии — точное воспроизведение текста до- •^мента средствами фотографии или печати.

Особый вид .представляют фото- и светокопии, отличитель­ной чертой которых является точное воспроизведение ориги­нала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий.

іВ ручных копиях их идентичность оригиналу гарантирует­ся в меньшей мере, так как при перепечатке или переписке документа часто допускаются ошибки. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, или полученных автоматически, т. е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии и т. д.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены. Советским законодательством установлен порядок снятия и удостоверения (засвидетельство­вания) копий документов. В соответствии с этим порядком снятие копий для внутренних нужд с документа, выданного учреждением, производится данным же учреждением. Удосто­веряется такая копия подписью ответственного лица (чаще всего начальником канцелярии) и если необходимо —прило­жением печати. Такая копия называется официально заверен­ной. Может быть просто заверенная копия — удостоверенная без соблюдения необходимых формальностей. Например, вы­писка из документа заверяется подписью секретаря. Незаве­ренные копии не имеют подтверждения о своем соответствии оригиналу.

Удостоверение копий с документов, предъявляемых другим учреждениям, например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке, документов, связанных с получением материальных ценностей, производится нотариальными конто­рами. Такие копии называются нотариальными. Их соответст­вие оригиналам подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом.

Особый вид .копий представляет дубликат. Дубликат — это копия, имеющая юридическую силу оригинала. Сверху на до­кументе делается надпись—«дубликат». Обычно выдается при утере подлинника и тем же учреждением, где он был создан, или, в крайнем случае, аналогичным учреждением.

IV. ТЕКСТ ДОКУМЕНТОВ

1. Требования к тексту документов учреждений дореволюционной России

Основным элементом формуляра документа является его текст, ради которого он и составляется. Форма изложения текста определяется способом создания документа, его назна­чением. Текст документа имеет свою логическую структуру,, определяемую временем создания документа, ©го происхожде­нием, местом возникновения, видом. Уже на раннем этапе раз­вития документирования (XII—XIV вв.) каждый вид докумен­та имел свои устойчивые особенности изложения содержания, четкую структуру текста: введение, основную часть с изложе­нием существа вопроса и заключительную часть.

В XV—XV.N вв. эта четкость сохранилась в изложении со­держания, увеличилось количество устойчивых словосочета­ний, по которым часто различались документы. Каждый вид документа имел введение. В нем обозначалось лицо, от кото­рого исходил документ, адресат, или же документ начинался с приветствия. Так, законодательные акты начинались посто­янной формулой с изменением лишь титула царя для ра-зных периодов. В царскихграімотах .во введении указывались автор и адресат документа («От великого князя Ивана Васильевича в-сея Руси боярам нашим...»), в челобитных, отписках и па­мятях во введении сначала указывалось, кому адресуется до­кумент, а затем обозначались авторы документа обычными (для челобитных и отписок) уменьшительными именами (■«хо^; лопи твоя Иванец Мстиславский»). Во введении грамот, оформлявших феодальные отношения (купчих, закладных, уставных, кормленных) указывались участники сделок и т. д.

Основная часть документа состояла из описания, распоря­жения, пожалования, завещания, предмета дарения, существа сделки и ее объекта, существа просьбы, описания события и т. д. В заключительной части документа говорилось о наказа­нии за нарушения, указывались имена свидетелей, место и время написания, сообщалось о подписях составителей доку­мента и послухов, и печатях.

На составление документов в XVIII в. большое влияние оказала проведенная в 1708 г. реформа азбуки: кириллицу заменила гражданская азбука,'значительно упростившая цер-

Генеральный регламент 1720 г. большое внимание уделил порядку составления документов. В нем давались,общие пра­вила их составления, регламентировалось написание отдель­ных реквизитов. Многие разновидности документов имели до­вольно устойчивую форму. Так, в протоколе вверху перед тек­стом указывались: дата заседания, состав присутствующих Такие документы, ікак дипломы, патенты, составлялись по «ге­неральным формулярам», т. е. образцам.

Обязательность составления документов по образцам пре­дусматривалась многими законодательными актами. Так, в «.Регламенте или уставе Главного магистрата» от 11 января 1721 г. была дана детальная схема «генерального репорта», представлявшаія собою целую программу статистико-экономи- ческаго описания городов. В марте 1702 г. была издана фор­ма прошений. В указе от 5 ноября 17.23 г. «О форме суда» да­вался образец составления челобитной. Содержание ее должно было излагаться .по пунктам. Это облегчало чтение докумен­та и его наполнение.

•Каждая разновидность документа в XVIII .в. имела еще большее число устойчивых формулировок и словосочетаний. Доношения царю, например, имели стереотипное следующее начало: «•Всемилостивейший государь. Вашему царскому вели­честву доношу...». Письма сановников друг другу начинались обращением: «Мой государь...», в письмах к военным чинам, духовным лицам и др. указывались в начале текста соответст­вующие чины и звания: «Благородный господин генерал-май­ор...». Памяти начинались формулой: «Лета (такого-то), меся­ца (такого-то) в (таїкой-то) день государь царь и великий князь Петр Алексеевич вся Великие и Малые России самодер­жец...». Ведомости имели графление и однотипные наименова­ния граф.

•В XIX в. законы подробно описывали правила составления документов. Каждая разновидность имела свои особенности изложения содержания. Так, текст сношений (писем) делился на три части: «приступ, изложение обстоятельств и заключе­ние». В «.приступе», или введении, излагалась причина созда­ния документа: «іпо встретившейся надобности», «намере­ваясь», «до сведения моего дошло» и т. д. «Изложение об­стоятельств» давалось в повествовательной форме, «в посте­пенном логическом порядке и неразрывной связи»!., В заклю­чении излагалась сама просьба,даівалось распоряжение или предписание, высказывалось мнение.

Текст прошений, жалоб давался попунктам, в первом изкоторых указывалась причинанаписания документа, в после­дующих излагалось «самодело». В конце документа писаласьпросьба щ

Изложение содержания актов было непрерывным, без аб­зацев. Акт начиналсяуказанием времени его составленияобозначенияимен и званий лиц, вступивших в договор. Далее' говорилось о«самом обстоятельстве» — купле, продаже, зай­ме, найме и т. л.

Большоеместо в документировании деятельности учреж­дений XIX в. занимализаписки: докладные («пространные»), «дополнительные», «краткое изложение», записки и представ­ления, вносимые в Государственный совет и Комитет минист­ров, конфиденциальные и служебные записки. Они составля­лись по особым правилам. Докладная записка, например, должна была «содержать в себе: изложение дела, справку ивыпискуиз законов»⁴⁰.

В законах об учреждении Государственного совета, Коми­тета министров, министерств были даны формы реестров, ве­домостей, журналов, отчетов. Изложение их содержания дава­лось ,по графам и разделам. Причем указывалось, что каждая новая или произвольно опущенная графа лишала документ его официального, законного характера.

Служебные документы были ДЛИННЫМИ И МНОГОСЛОВНЫМИ, несмотря на то, что законы требовали «краткого и ясного из­ложения», «точности фактов». Содержание документа, гово­рилось в Положении о письмоводстве и делопроизводстве в во- ей ном ведомстве 1911 г., должно быть «ясно, кратко и точно, без неидущих к делу фраз учтивости (господин, имею честь...), титулов, без заключительных фраз (о вышеизложенном доно­шу), без ссылки в тексте на то, что вызвало переписку»⁴¹.

Тяжелым «канцелярским» оставался стиль документов. Еще в XIX в. некоторые авторы в своих работах по делопроиз­водству ратовали за правильный, ясный, «легкий деловой слог» документов, за искоренение таких канцелярских выражений, как: «следующие мне деньги», «долгом поставляю уведомить», «честь имею покорнейше просить», «таковой», «каковой», «вы­шепоименованный» и т. д.

Характерно высказывание В. И. Ленина о стиле докумен­тов дореволюционной России в статье «Борьба с голодающи­ми»: «... на три четверти... — какое! на девять десятых — цир­куляр наполнен обычным казенным пустословием. Разжевыва­ние вещей давным-давно известных и сотни раз повторенных даже в «Своде законов», хождение кругом да около, раснисы- jjaHHC нидри^писісп лпюпилиш цсус.пипнсиїи спишсгшп .vicm._iv

мандаринами, великолепный канцелярский стиль с периодами в 36 строк и с «речениями», от которых больно становится за родную русскую речь...»⁴²

Стремление облегчить процесс составления документов вы­разилось в создании документов с элементами трафаретных текстов—унифицированные отдельные фразы или части тек­ста, содержащие идентичную и постоянно повторяющуюся информацию. Такие документы встречаются уже в XVIII в. и получают довольно широкое распространение в XIX —начале XX в. Это прежде всего свидетельства, различные ведомости, основная часть документов бухгалтерского и статистического учета, письма (чаще всего письма-ответы и сопроводитель­ные). Например, «покорнейше прошу Ваше высокородие сде­лать распоряжение о .выдаче из Московского губернского каз­начейства из § ... ст. ... финансовой сметы Министерства народ­ного просвещения сего года...».

Трафаретные документы были пригодны для многократно­го использования. Поэтому разработка их предписывалась нормативными актами, например, «Положением о письмовод­стве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. «для часто повторяющихся бумаг с однообразным текстом заготов­лять печатно или литографированные или другим способом воспроизведенные бланки с неизменяемой частью текста»⁴³.

Кроме трафаретных, создавались типовые тексты (тексты- образцы, тексты-стереотипы, на основе которых могли быть построены тексты аналогичного содержания): «препровожда­ется с покорнейшею просьбой сообщить при возвращении на­стоящей бумаги начальству округа надлежащие сведения и заключения».

Создание типовых и трафаретных текстов свидетельствова­ло о начавшемся процессе унификации документов.