2. Порядок изложения текста документов в советский период

В советский период изложение текста документа — цен­тральный вопрос в теории и практике документирования. Приступая к составлению документа, прежде всего следует решить вопрос, нужен ли вообще в данном случае и по данно­му поводу документ, нельзя ли обойтись бездокументным об­меном информации. Коммунистическая партия и Советское правительство упорно и настойчиво ведут борьбу с бумажной волокитой и излишеством, указывая, что это создает бюрокра­тизм, канцеля-рско-бюрократические методы руководства.

В советскомзаконодательстве есть много указаний об обя зэтсльности документирования, содержании и форме докумен­тов. Однако законом невозможно предусмотреть все случач когда документирование является обязательным и когда доку' мешт будет лишним. Этотвопрос надо решать практически исходя из критерия целесообразности, необходимости. Всегда целесообразно и необходимо составлять документы в тех сл\. чаях, когда они охраняют интересы государства и народа, по­могают правильно организовать работу, содержат сведения, имеющие научное и практическое значение, содержат отчеты о деятельности Советского государства, отдельных учрежде­ний, организаций, предприятии. Такие документы надо не только создавать, нои бережно хранить. Документы должны отражать объективную действительность. Поэтому яервое требование к его содержанию — точное, политически правиль­ное освещение событий.

Формулировки документа должны быть безупречно отрабо­таны в юридическом отношении. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.

Хорошей школой составления служебных документов слу­житизучение ленинских требований к подготовке, составлению и оформлению документов. Своп требования к документам В. И. Ленин изложил в целом ряде писем изаписок.

Прежде всего В. И. Ленин добивался твердой марксистской направленности, принципиальности и глубокого идейного со­держания при освещении любого вопроса. Двусмысленные формулировки, словосочетания, дающие возможность различ­ных толкований, он считал совершенно недопустимыми. Осо­бенно тщательно и обдуманно В. II.Ленин требовал подготав­ливать тексты законодательных актов, взвешивать каждое слово и определение. Он требовал:

«... обратить сугубое внимание на необходимость болев осторожной, тщательной и обдуманной подготовкитекста де­кретов.

Бесконечные поправки нетерпимы.

Мое впечатление тоже, что ряд декретов Малого Совнар­кома в последнее время тороплмв»⁴⁴.

В. И. Ленин очень тщательно редактировал проекты декре­тов, многие декреты он прочитывал, дополнял, изменял. На­пример, В. И. Ленин, просмотрев проект декрета «О цеитра- мзации библиотечного дела», на писал:

«Я отказался подписать, ибо размашисто и неясно. Предлагаю переделать точнее (что именно, конкретнее значит «взять в сеть»})и вместес инструкцией внести 2-ой раз»⁴⁵.

После соответствующей доработки декрет был принят Ма­лым СИ К 3 сентября 1920 г.

Основные требования В. И. Ленина к содержанию служеб­ных документов сводятсяк краткости, точностиизложения.Особенно четкоэти требования изложеныв письме В. И. Ле­нинаначальнику ЦУС ВСНХ Ежову от27 сентября 1921 г.:

«Не пришлете ли как-нибудь вместе с краткими, совсем краткими сведениями о ходе борьбы (с волокитой) краткие сведения о Вашем аппарате...

Пишите кратко, телеграфным стилем, выделяя особо при­ложения, если надо. Длинного я вовсе не прочту, наверное.

Если есть практическиепредложения, выделить их в осо­бый листок, архнкраткий, как телеграмму,с копией секрета­рю»⁴⁶.

В этом письме фактически целая программа составления служебных документов и в ней многократно повторено требо­вание краткости -изложения.

На пространной телеграмме военкома управления военных сообщений VIII армии В. И. Ленин написал резолюцию: «Объявить выговор за болтовню автору телеграммы»⁴⁷. О краткости при составлении документов В. И. Ленин пишет в письмах к Н.А. Сем^;ашко, Н. П. Горбунову, И. И. Радченко н многим другим. Так, в записке М. Н. Покровскому В. И. Ле­нин указывает: «...лучше всего, напишите ...10 строк в Полит­бюро с выводом...»^п.

Краткость документа неразрывно связана с его конкрет­ностью и точностью. Точность излагаемых фактов, конкрет­ные цифры В. И. Ленин считает основой травильного доку­ментирования. В телеграмме Комитету бедноты Еленкою уе> да 17 сентября 1918 г. В. И. Левин (пишет:

«Получил Ваши телеграммы.

Невозможно ограничиваться общими и неопределенными выражениями, слишком часто прикрывающими полный неус­пех работы. Необходимы еженедельные гочные цифры: пер­вое, какие именно волости, какую именно часть излишков хле­ба собрали и сколько ссыпали, второе, сколько именно пудов хлеба ссыпано, в каких именно элеваторах и ссыпных ам­барах.

Без таких данных (все остальное «пустая словесность. Отве­чайте точнее» ⁴⁸.

Исключительно внимательно относился І. И. Ленин к '.из­ложению содержания документов, его -стилю. Он выступал против 'чрезмерного увлечения иностранными словами. Всвоей знаменитой записке «Об очистке русского языка» он мисал:

«Русский язык мы портим.Иностранные слова употребляем без надобности. Употребляем -ихнеправильно. К чему гово­рить «Дефекты», когдаможно сказать недочеты или недостат­ки или пробелы?... Не порали нам объявить войну употребле­нию иностранныхслов без надобности?...

Не пора лиобъявить войну коверканью русского языка?»із

Интересны требования В. И. Ленина, 'предъявляемые к m четам. Им даныконкретные указания о форме отчетов:

«Надо разделить отчеты на 2 части:

а) такаячасть, «которую можно лишь рассказать (ппа условия, особенности и т. д.);

б) такая, которую можно и должно выразить їв цифрах.

Печататьобе»^и.

На отчеты распространяется ленинское требование крат­кости изложения документов. «Достаньте от (представителя ездившей туда комиссии таковой отчет к завтрашнему дню размером ни в -коем случае неболее «двух страниц. Боюсь, что у нас, как водится, отчет представляет «из себя целый том, ко­торого никто читать не будет»^|5.

Особенно любил В. И. Ленин таблицы, считая, что они де­лают информацию' сжатой, «наглядной. Таблицы, по мнению В. И. Ленина, «могут найти широкое применение їв служебной документации. В записке Рухимовичу 11 октября 1921 г. он от­мечал:

«Прочел Ваш доклад и ругаю Вас ругательски.

Доклад составлен неряшливо...

Нет таблицы нужной, а чрезмерной цифирью загроможден доклад.

Нужна таблица короткая: цена в (щуке или .в золотых руб­лях и т. д....

В подобной таблице вся суть!

А Вы ее-то и не сумели дать.

Все Ваши таблицы должны быть їв особой главке, как де­тализация <и точнейшее доказательство главнойїй основной таблицы»^,6.

Об удобстве таблиц, наглядно и компактно располагающих материал, В. И. Ленин говорит и -в іписьме по поводу сводок о сборах заграничных рабочих на помощь голодающим России:

«Нам нужны нетакие сводки. Ибо это выходит рассказ. А для «рассказов» у нас нет бумаги, нет времени их читать. Ни -к чему это.

Нужны коротенькие таблички 2 раза в месяц по следующе­муобразцу:

Сермания— 10 млн. марок = около ( ) золотых рублей Австрия 10 „ крон = около ( ) золотых рублей

Итогоколо ( ) золотых рублей

Это будет 20—30 «строк 2 раза в (месяц.

Не много.

Так, и только так, нам нужно. Итог в золотых рублях. I Очень п-рошу Васпровести это и ответить >\гне»⁴⁹.

Редактируя документы В. И. Ленин из длинных .-и сложных | предложений делал простые, коротше, самые сложные мысли выражал ясно, четко, «понятно. Наиболее часто встречаемые «а полях рукописей стилистические замечания В. И. Левина: «Излишние слова», «повторение», «это не по-русски», сне точ­но», «сжать десять слова в два» и т. п.

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, документы делятся по содержанию на простые и сложные. Простые — те документы, в которых рассматривает­ся один вопрос. Содержание сложных документов отражает несколько вопросов.

Простые документы значительно более удобны в обработ­ке, их легче регистрировать, направлять на исполнение, под­шивать в дела, использовать в последующем в архиве. Обра­ботка сложных документов вызывает ряд трудностей. Такие документы сложно регистрировать (в графу «содержание» на­до /писать «несколько вопросов); при направлении 'На пополне­ние, если вопросы касаются различных структурных частей учреждения, -приходится устанавливать очередность исполне­ния вопросов или снимать копии с документа или его части. Исполнение документа задерживается. Если исполнение вопро­сов, поднятых 'В документе взято на контроль и исполнители и сроки исполнения разные, на каждый вопрос приходится за­полнять отдельную контрольную «карточку.

Еще сложнее решается вопрос при помещении документа в дело. Если информация, зафиксированная в документе, имеет большое научное и практическое значение, іпри формировании дел иногда снимают копии или делают выписки из документа йпомещают в разные дела в соответствии с «номенклатурой. Тем не менее в ряде случаев приходится составлять сложные Документы — приказы, протоколы, отчеты. На обложках дел, сформированных из сложных документов, содержание, как правило, не раскрывается, и лишь указываются разновидностидокументов, автор и даты. іПисьма и докладные записки, т. е. наиболее 'многочисленный вид служебных документов, дол| ж.ны, как правило, составляться іпо одиому вопросу.

•Обычно содержание текстовых документов состоит из 3-х частей: -введения, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка «на какой-либо щ§1 гой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и до«- воды; заключения, содержащего суть вопроса, т. е. предложе­ние, распоряжение или просьбу. Первые две части или одна из «них могут и отсутствовать, «о заключение — обязательная часть любого текста документа.

«Основные /положения» ЕГіСД рекомендуют делить текст документа на две части.іВ первой указывается основание составления документа, во второй — излагаются выводы, пред­ложения, решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях ЕПСД допускает одну заключительную часть текста⁵ без (преамбулы с обоснованием.

3. Унификация текстов документов

По содержанию доку/менты делятся на индивидуальные -и типовые. «Типовые документы — документы, отражающие од-І нородные вопросы -и составленные по одинаковым образ-.] цам» §§ В 'настоящее время большая часть документов, со-3 здаваемых в учреждениях,іимеет индивидуальное содержа-¹ иие. Такие документы составляются каждый раз заново и их содержание не повторяется вдругих документах. Однако, не-j смотряіна многообразие документов, создающихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, диапа^ зон производственных ситуаций, дающий повод для их состав-, ления, сравнительно ограничен.іБольшое количество докумен-] гов, создающихся «при однотипности «производственныхситуа-і ций, ставит вопрос о необходимости унификации и типизации документов со стороны их содержания, разработки сборников трафаретных документов. Трафаретные документы — докумен­ты, имеющие стандартный текст (часть текста) и, дополняю-; щее его, индивидуальное содержание.

Унификация и типизация документов, начатая в дореволю­ционном делопроизводстве, в советский период проводится не только в ведомственном, но и в общегосударственном масшта­бах. Уже в 20-е «годы отдельные наркоматы разрабатывают и издают трафаретные бланки. В первых стандартах на доку­менты (деловые 'письма, телефонограммы, протоколы заседа­ний)⁵⁰наряду с унификацией формы документов частично за­трагивались и вопросы написания текстов документов.

І _:к0ішє iyt)U-X годо.в в связи с бурным ростом объемовIff НИй ^{и нео}^^{ходнмостью}механизации и автоматизации ее Кб'отки интерес к проблемам унификации документов зна- Кельно усиливается. С середины 1960-х годов -начинается Ьра-ботка сборников типовых текстов отдельных крупных Йдприятий, учреждений: Ждановскрго завода тяжелого ма- Ьностроения, Московского завода малолитражных автомоби­ли, Министерства тяжелого, энергетического и транспортного Машиностроения, Министерства автомобильной промышлен­ностиІ многих других. -Кроме того, почти в каждом учрежде­нии, предприятии и организации применяется большее или меньшее количество отдельных трафаретизнрован'ных бланков, ^держащих постоянную информацию.

| .Составление документов с -применением трафаретных тек­стов основано на использовании'часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью :письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатыва­ется-.на бланке, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки,іпечатается на пишущей машине, на пи­шущем автомате.

Наибольшая (повторяемость текстов встречается в докумен­тах, направляемых в адрес подведомственных предприятий, [организаций и институтов.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех от­раслях народного хозяйства, 'причем как в пределах одного предприятия или учреждения, так и системы однородных предприятий или учреждений одного ведомства или -группы однородных учреждений и "предприятий разных ведомств. ||| ; кой, например, сборник разработан для всех молочиоконсерв- |ных комбинатов Всесоюзного объединения Союзконсервмо- : локо.

Особенно возрастает значение унификации текстов доку­ментов в настоящее 'время в связи с разработкой автоматизи­рованных систем управления и широким, внедрением элек­тронно-вычислительных машин, работа которых базируется на і единстве (показателей и сопоставимости данных в первичных ; и обобщающих документах.

Опыт по разработке трафаретных документов, накоплен­ий в (последние /годы, -позволяет наметить основные моменты •к выявления, создания и 'внедрения. Прежде всего выягсняют- ^е| Функции и задачи структур-ных «подразделений и какая до­кументация создается в процессе их выполнения. Выявление Документов с повторяющимся текстом и подлежащих трафа-Ретизаїции проводится -путем полистного просмотра всей доку­ментации за лрошедший тод или полгода. Работа по выявле­нию текстов, -подлежащих трафаретизации, будет особенно

І 67

успешной, еслик ней'будут привлечены исполнители,хорошої знающиекаждый участок -работы. Они должны подсказать 1накакие документы следует обратить особое внимание.

Выявив документы І повторяющимсяіпо смыслу текстом',! на их основе 'составляется трафаретный текст. -При этом еле-1 дует стремиться, чтобы трафаретный бланк можно было||J пользовать при «наибольшем .количестве ситуаций.

Подготовка трафаретного-бланка должіна вестись на основе! требований (Государственных стандартов на документамию.

Разработанные проекты трафаретных документов пред- ставляются в структурные подразделения »на согласование.¹ При этом они корректируются с участием сотрудников под­разделения, так как могут содержать 'специфические профес-,¹ сиональные термины и обороты. Согласованные трафаретные документы группируются по вопросам, на них составляется классификатор, и каждый трафаретный текст получает свой номер. Затем тексты комплектуются в сборник, .который утвер­ждается руководством предприятия или учреждения. Каждый текст, как правило, в сборниках /представлен в двух экземпля­рах: первый — трафаретный бланк, второй — заполненный об­разец. Сборник снабжается 'рекомендациями по организации внедрения трафаретных текстов.

Сборники рассылаются во все структурные подразделе­ния, -где определяется необходимый тираж каждого докумен­та, исходя из месячной потребности. После определения тира­жа, каждый трафаретный текст печатается в соответствующем количестве экземпляров и передается в структурные подраз­деления и в машинописное бюро. Трафаретные тексты вво­дятся в действие приказом руководителя предприятия или учреждения.

Порядок применения таких текстов предполагает несколь­ко вариантов.

Первый вариант.У исполнителя |имеется экземпляр сборника трафаретов. При составлении письма он находит в сборнике нужный текст и заполняет бланк -заказа в машбюро с указанием номера текста и вставок.

Прошу отпечатать «в- экз.

Текст №

Адрес

Вставки 1

-3

вПр" составлении -письма онподоирает соответствующим гідрет, 'под копирку заполняет необходимое количество III Ш$ров и натравляет адресатам.

Шетий вариант.У исполнителя имеется набор трафа- в. При составлении письма он заполняет трафарет в одном £_еМ'_пляре и передает в машинописное бюро для .размноже- & Машинистка по номеру текста находит аналогичный тра-L_eT и впечатывает в него адрес и вставки или при необХоди- ости перепечатывает текст целиком. Экземпляр, заполненныйL-авителем, подшивается вдело, а отпечатанные экземпляры управляются .по адресам.

Сборник типовых писем следует иметь на каждом рабочем іесте как справочный материал.

При разработке трафаретных документов следует одновре­менно стаївить вопрос о передаче права (подписания этих доку­ментов начальникам структурных подразделений, что упроститіуть движения документа и сократит время егооформленим. Применение трафаретных текстов позволит увеличить про- звддительность труда исполнителей, повысить оперативностьіабот в сфере управления. Составитель,имеяіперед собой тра­фаретный текст, освобожден от кустарничества и раздумыва- ия над тем, как писать. Трафаретный текст предупреждаетюзможноість пропуска важных частей информации. Адресатуїблегчается ориентировка в информации, которая расположе­на в определенном порядке. Трафаретный текст, обеопечивая ючность и четкость изложения, требует минимальных затрат времени специалистов на составление и оформление докумен- гов. При использовании трафаретного текста заполняются только пропуски и адреса. Бремя на написание текста и его Редактирование -сокращается более, чем в 3 раза. Если на на­писание обычного письма затрачивается 15—20 минут, то на шолнение трафаретаіне более 3—8 минут. Кроме исключе­ния стадии составления черновика, ликвидируется и много­кратная перепечатка текста.

і Работы по методике унификации текстов документов, их ти­пизации и трафаретиза-ции в общегосударственном масштабе Делись в рамках разработки Е'ГСД. В «.Основных положениях» р€Д выделен раздел «Подготовка служебных документов», Щ Рассматриваются вопросы унификации документов,тіра.ви- ¹³их составления и оформления, и требования к текстам до­центов. Составной частью ЕГСД являются и утвержденные^1Тандарты на организационно-распорядительную документа-ЇЇ¹⁰ (ГОСТ 6.38—72 — Основные положения и ГОСТ 6.39— ^Формуляр-образец).

їіт я^ИУ^ниФ^икаини документов в общегосударственном мас- абе ЕГСД считает (целесообразным разработку схемы^стР°ения текста каждого конкретного вида документа. ГОСТ

1.38—72 и Основные положенияЕГСД выдвигают требованцЗделения текста документа на составныечасти — разделы, щтразделы, пункты и -подпунктыс обязательной нумерацийарабскими цифрамипо правилам, приведенным в ГОСТ 1.5—68. Общие требования «к текстам документов изложены в! ЕГСД. При подготовке текстов документов рекомендуется-!заменятьсложные предложения простыми, применять устойJ чивые (трафаретные) словосочетания, чаще использовать пряЗ мой «порядок слов в предложении (подлежащее, сказуемое, 1J1 полнение, определение после определяемого слова, В"ВОДНЫе слова в на-чале предложения и т. д.).

В плане дальнейшей унификации текстов документов ве-.| дутся разработки по сокращению и унификации их словарного! состава, упрощению (грамматики текстов.

4. Элементы текста

Важным элементом текста является заголовок. Заголовком документа называется обозначение его краткого содержания. В XVIII в. вместе с выделением наименования вида или раз ] новидности документа в самостоятельный элемент часто дава­лось его краткое содержание, например: «рапорт о получении указа». Позднее обозначение краткого содержания дается от-1 дельно, перед текстом, инюпда входит всостаїв бланка до.ку-1 мента, становясь таким образом обязательным элементом.

В XIX в. многие документы, в том числе и небольшие, име­ли заголовки. «(Положение о письмоводстве и делопроизводст-] ве -в военном ведомстве» отменяло составление заголовка к кратким и несложным документам. Вместе с тем указывало, что к большим и сложным текстам следовало давать такой за-1 головок, который бы мог -«служить готовой -записью во входяС щий журнал»⁵¹. Заголовки значительно облегчили ознакомле-] ние с документом и ускорили его обработку!

В советский (период уже в проекте «Общих правил доку-| ментации и документооборота» указывалось на .необходимость заголовка как элемента документа. «Перед текстом письма должно быть кратко указано его содержание в именительном падеже и в одной фразе, занимающей, как правило, не более одной строки»⁵². В ГОСТах на ОРД заголовок также назван ка-к обязательный «реквизит.

Все служебные организационно-распорядительные доку­менты формата А4должны иметь заголовок независимо от ви­да, содержания и назначения документа. Без заголовка разре­шается составлять лишь ■короткие документы на формате А5(148X210),извещения, телеграммы и телефонограммы.

Заголовок формулируется составителем документа. В нем _атко и точно | одной фразе должно быть отражено основ­ное содержание документа, например: «О поставке тары в у квартале»; «О распределении молодых специалистов».

Для документов сложных .по содержанию составляются Подзаголовки. Заголовок, помещается в левом верхнем углу документа под обозначением автора, номера и даты (рекви­зит18). Заголовок значительно упрощает обработку докумен-_та. По нему сразу, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его распределение на исполнение, контроль за сроком исполнения документа. Заголовок помога­ет правильному включению документов в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка важнейшее требование культурного составления документа.

,В ответных письмах перед заголовком после номера и даты отправляемого документа дается ссылка на индекс и дату ини­циативного документа (реквизит Л 5). Эти данные служат поис­ковым (признаком. По ним подбирается переписка по одному вопросу.

Многие служебные документы имеют приложения. В XIX в. приложения к документам стали оформляться самостоятельно. Указание о наличии приложения делалось или їв конце текста основного документа, или вблаїике, например: «С ириложени- | ем форм «письмоводства».

экз.

л. в.

Порядок оформления приложений в .советских документах до (последнего времени не был определен. Проект «Общих пра- I вил документации и документооборота» указывал лишь на не- Iобходимость обозначения числа приложений без указания ко-Iличества листов. Обычно приложения дополняют, разъясняют,І детализируют отдельные вопросы основного документа. В со­ответствии с требованиями 'ГОСТов указание на наличие при­ложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки пос­ле текста документа перед подписью по форме:

Приложение на -

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экзем«пляров.

Например:

Приложение 1. Текстплана научно-исследовательских работ на 1978 г. на 2 л. ш1 экз.

2. Отзывы по проекту плана на 3 л. в 1 экз.

Если приложениясброшюрованы, то количество листов <неуказывается. Приложениядолжны иметь все необходимыереквизиты:наименование вида документа, заголовок,датьіі подписи.(Кроме того, наприложениях в верхнем правом углу] делается отметка, указывающая на связь приложения с основу ным документом.

■Приложение і№ 1 к приказу директора завода I от 30.09.75. № 238