Глава 5. Документная деятельность

5.7. Структура и сущность документной деятельности

Человек в деятельности выступает как личность, движимая определенными мотивами и преследующая какие-то цели. Деятельность отличает предварительная продуманность. После того, как цель поставлена, человек анализирует ситуацию, в которой ему приходится действовать, и выбирает способы и средства достижения цели, намечает последовательность своих будущих действий. Деятельность всегда связана с трудовым процессом, в результате которого создается продукт труда. В зависимости от многообразия производимых конечных продуктов различаются и многочисленные виды деятельности. Переплетаясь между собой, они образуют сложную структуру, определенное место в которой занимает документная деятельность.

Профессиональная документная деятельность представляет собой некую функцию в обществе, сформировавшуюся исторически в виде характерной для того или иного этапа развития технологии сбора, переработки, хранения и распространения документов. Последовательность операций и использование средств детерминированы уровнем материального и духового развития общества, объективными условиями деятельности, зависящими от господствующих материальных носителей информации.

Сфера профессиональной документной деятельности пронизывает все виды деятельности, где имеются документы, независимо от того, в каком качестве они выступают. В некоторых видах деятельности документ является не результатом, не конечной целью, а функцией, необходимым условием ее осуществления. Например, в управленческой, научной, производственной деятельности сам документ не является целью, а служит хоть и важным, но лишь побочным средством, используемым наряду с другими для достижения главной цели. В таком плане документная деятельность выступает как один из побочных процессов, способствующих осуществлению основной деятельности, а документ — как промежуточная цель. Основной же целью документ выступает для социальных

113

институтов, занимающихся их подготовкой, сбором и хране­нием, поиском и организацией использования, т.е. для редак­ций, типографий, книжной торговли, библиотек, архивов, музеев, органов научно-технической информации.

Документная деятельность состоит из четырех основных компонентов:

• деятельность практиков, работающих с документами;

• административная деятельность, регулирующая и направ­ляющая работу документоведов-практиков;

• научная деятельность, нацеленная на поиск рациональ­ных методов работы с документами;

• информационная деятельность по распространению ре­зультатов научных исследований и передового опыта ра­боты с документами.

Научные знания, трансформированные в принципы, пра­вила, практические рекомендации, а также в современные методы работы с документами, выработанные в процессе до­кументной деятельности, составляют методику документове-дения. Методика документоведения базируется на научной ос­нове и состоит из множеств структурных частей, каждая из которых представляет собой эволюционно выработанную тех­нологию работы с отдельной разновидностью документа. Обоб­щенно технология работы с документами представлена после­довательностью осуществляемых процессов сбора документов, от качественного отбора по специальным критериям класси­фицирования до организации хранения, поиска и использо­вания.

Но каждая разновидность документа решает свою задачу в информационной инфраструктуре общества, что обусловли­вает специфику ее формы и содержания. Наличие такой спе­цифики предопределяет необходимость по-разному хранить документы, их обрабатывать, систематизировать, организо­вывать их поиск в массиве и т.д. В этом плане методика рабо­ты с книгами отличается от работы с периодикой, методика работы с традиционными документами отличается от мето­дики работы с машиночитаемыми документами, а методика работы с управленческими, экономико-финансовыми доку­ментами отличается от работы с патентными документами.

114

Процессы работы с документами регулируются правила­ми, учитывающими их специфические особенности. Эти пра­вила — итог научных исследований и корректировки их ре­зультатов в практической работе. Т.е. они представляют собой концентрированное выражение накопленного опыта работы в этой области. В целом методика документоведения разработана довольно детально и представлена методическими разделами библиотековедения, архивоведения, делопроизводства, патен­товедения, научно-информационной деятельности, а также технологией обработки и хранения проектно-конструкторской, финансово-экономической и другой документации.