3.1.2. Исследование потоков информации

При анализе информационных потоков большое значение приобретает метод матричного моделирования. Эта методология позволяет формализовать многие процедуры и операции по обработке материалов обследования в целях решения основных задач анализа существующих потоков информации практически на любом объекте управления.

Матричная информационная модель (рис. 3.1) представляет со­бой таблицу, отражающую соответствующие взаимосвязи между всеми подразделениями предприятия и его окружением (через движение документов и показателей), а также формирование но­вых данных в процессе функционирования системы управления. Модель состоит из четырех квадрантов и двух вспомогательных разделов, каждый из которых имеет свое специфическое содержа­ние и назначение.

				Наименование документов		Наименование подразделений потребителей
				Наименование показателей
	Наименование документов		1 квадрант		II квадрант
Наименование подразделений поставщиков	Наименование докумен­тов		III квадрант		IV квадрант

Рис.3.1. Матричная информационная модель.

В квадранте I информационной модели отражаются все доку­менты и показатели, которые разрабатываются в данном подраз­делении. Он имеет представление квадратной матрицы, т. е. одинаковое на­именование документов и показателей по строкам и столбцам. Этот квадрант характеризует процессы проведения всех планово-экономических расчетов в подразделении: формирование докумен­тов (показателей) и использование их для составления других до­кументов (вычисление показателей).

Столбцы квадранта I содержат сведения о том, какие докумен­ты (показатели) используются для формирования других доку­ментов (показателей), а строки—сколько раз и для создания каких документов (показателей) используются показатели из до­кументов данного подразделения.

В квадранте II информационной модели отражается передача документов, разработанных данным подразделением, в другие от­делы, а также во внешние организации. Здесь же показывается передача документации в архив подраз­деления. Таким образом, квадрант II характеризует связи рас­сматриваемого подразделения со всеми другими, а также внешни­ми организациями по линии передачи своей документации.

В квадранте III отражаются все документы, поступающие из других подразделений, а также направления их использования. Следовательно, этот квадрант характеризует связи данного под­разделения со всеми другими по линии получения необходимой документации, т. е. вход данного подразделения. Кроме того, может вводиться специальный вспомогательный раздел для ха­рактеристики подразделений поставщиков.

Квадрант IV отражает передачу входящих документов, дан­ные которых используются в подразделении и передаются для по­следующей обработки в другие подразделения. Таким образом, раздел IV характеризует проходящие через рассматриваемое под­разделение документы.

Итоговые результаты квадранта I характеризуют:

• по столбцу—количество разработанных в подразделении до­кументов или показателей, используемых для формирования до­кументов или показателей данного столбца;

• по строке—степень использования данного показателя в фор­мировании других показателей этого документа или в создании показателей каких-либо других документов подразделения.

Итоговый столбец квадранта II отражает количество докумен­тов (показателей), передаваемых данным подразделением всем другим. Итоговая строка характеризует использование показате­лей или документов данного подразделения во всех других под­разделениях. Итоговый столбец квадранта III характеризует при­меняемость поступающих показателей, итоговая строка—коли­чество входящих показателей для формирования показателя квад­ранта I или простое их перенесение в новый документ.

Итоговый столбец квадранта IV отражает использование по­ступающих показателей всеми другими подразделениями.

Построение информационных моделей предполагает, что в ка­честве элементов информации, отражаемых в той или иной модели, используются документы, показатели, подразделения предприя­тий и люди, участвующие в обработке информации.