Тема 6. Классификация и систематизация документов, формирование дел

Студенты выявляют и изучают применяемые в организации классифи-кационные спра­вочники (классификаторы, номенклатуры дел и др.), записы-вают в дневниках тип классификатора, схемы классификации.

Выясняется структурное подразделение, ответственное за ведение номен-клатуры дел (архив, канцелярия). Студенты анализируют порядок оформления дел, самостоятельно проводят группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Если есть недостатки в оформлении номен-клатуры дел или при оформлении дел, они отражаются в дневниковых записях.

Практические задания

1. Провести анализ номенклатуры дел организации, определить ее качество, наличие всей необходимой информации.

2. Проанализировать порядок оформления дел.

Тема 7. Экспертиза ценности документов, подготовка дел к сдаче в архив

Студенты выясняют, создана ли в организации экспертная комиссия, есть ли положение о ней.

При подготовке документов для сдачи в архив в период прохожде­ния прак-тики студенты могут подготовить дела за предыдущие годы: прове­ряют пра-вильность оформления дел и их формирования. При необходимости подготав-ливают внутренние описи и листы-заверители, нумеруют листы, оформляют обложки дел. На подготовленные к сдаче дела студенты составля­ют описи и по ним производят сдачу дел в архив учреждения.

Практические задания

1. Изучить процедуру оформления результатов экспертизы ценности документов.

2. Проанализировать ранее составленные описи дел за прошлый год, их соответствие установленным формам.

Требования к составлению отчета

На основе записей в дневнике каждый студент составляет письменный отчет о своей производственной практике, который включает титульный лист (приложение № 4), оглавление, введение, несколько глав (две – три), заключе-ние и приложения (не менее 10 страниц). Структура отчета определяется прог-раммой практики. В отчете обоб­щаются результаты самостоятельной работы изучения делопроизводства в соответствии с тема­ми программы, перечисляются приемы и методы выполнения отдель­ных технологических операций, приводится перечень работ, осуществляемых студентами самостоятельно.

Студенты отмечают особенности сложившейся в организации системы делопроизводства и вносят предложения по ее совершенство­ванию. В качестве приложений к отчету могут быть даны бланки, ре­гистрационные формы, копии документов, номенклатуры дел и т. п.

На титульном листе должны быть подпи­си руководителей практики от организации и от кафедры. Страни­цы отчета должны быть пронумерованы, на последней странице тек­ста отчета должна быть подпись составителя.

Обязательным приложением к отчету является характеристика работы студента за время прохождения производственной практики, составленная руководителем практики от организации. Подпись руководителя заверяется печатью органи­зации. Характеристика выдается студенту на руки. Структура текста характеристики приведена в приложении № 5. В характеристике указы­вают, какая работа проведена студентом, уровень его профессиональ­ной подготовки, отношение к работе, индивидуальные особенности практиканта. Характеристика содержит оценку по пятибальной системе.

Приложение 1

Дневник практики студента

Фамилия_____________________________________________________________Имя_________________________________________________________________

Отчество____________________________________________________________

Факультет___________________________________________________________Курс, группа_________________________________________________________

Наименование базы практики __________________________________________ Руководитель базы практики от академии (Ф.И.О., должность, кафедра)

____________________________________________________________________Руководитель базы практики от организации (Ф.И.О., должность)

____________________________________________________________________

Примерная схема дневника

Дата	Содержание и объем работы	Количество часов, дней	Структурное подразделение	Замечания и предложения практиканта	Замечания и предложения руководителя
1	2	3	4	5	6

Примечание: Дневник практики систематически заполняется студентом. В нем раскрывается содержание проделанной работы, анализируется практика осуществления различных видов деятельности, регистрируется время, затраченное на выполнение отдельных заданий. Записи в дневнике служат характеристикой уровня теоретических знаний, практических умений и. навыков студента и являются основой для оценки его деятельности во время практики.

Приложение 2

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ

Уральский региональный институт культуры и искусства

и дополнительного образования

ОТЧЕТ

о производственной практике по курсу

«Документоведение и организация документационного обеспечения управления»

в _________________________________________________

(наименование организации)

Студента группы ДОУ

______________________

(ФИО)

Руководитель практики:

от организации _____________

(ФИО)

Сургут 2006

Приложение 3

Бланк организации

Характеристика

Студент(ка) группы ДОУ заочного отделения __________________(ФИО) проходил(а) произ­водственную практику по курсу «Документоведение и организации документационного обеспечения управления»

в___________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(название структурного подразделения)

с _____________ по ______________ .

Во время прохождения практики студент(ка) изучил(а) нормативные документы, регламентирующие структуру, функции, должностной состав орга­низации, порядок документирования и организации работы с документами.

Им самостоятельно выполнялись________________________________________

____________________________________________________________________

(вид работы)

Студент(ка) проявил(а) себя________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(отношение к работе)

Практика оценивается _______________________________________________

(оценка)

Наименование должности

руководителя практики (подпись) ФИО

Приложение 4

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ