Тема 4. Организация документооборота

На основе схемы организационной структуры организации студенты ана-лизируют движение входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Они определяют способы получения доку­ментов и их отправки (почта, курье-ры, факс, электронная почта), изучают основных корреспондентов. При изуче­нии документооборота выясняется состав видов документов каждого доку-ментопотока. Студенты изучают порядок первичной обработки поступающих документов (централизованный, децентрализованный, смешанный), знако­мятся с правилами приема, сортировки и отправки документов. Особое вни­мание уде-ляется порядку передачи документов внутри организации.

В случае, если студент работает секретарем-помощником руководителя, он дополнительно изучает функции секретаря по документному и бездокумент-ному обслуживанию руководителя и т.д.

К анализу делопроизводства в учреждении или структурном подраз­делении практикант должен подходить критически, сопоставляя конкретную систему работы с документами с действующими требованиями нормативно-методической базы. Замеченные недостатки и несоответствия в документацион-ном обеспечении управления студент обговаривает с руководителем прак­тики от учреждения и свои замечания вносит в отчет.

Практические задания

1. Описать порядок учета документов, определить про­цент коррес-понденции, получаемый организацией по почте, факсу и компьютерной почте.

2. Обобщить результаты изучения документо­оборота и рассчитать его объем за предшествующий месяц по организации в целом или по структурному подразделению, в котором студент работает.

Тема 5. Регистрация документов и построение информационно-поисковой системы

Изучение системы регистрации документов начинается со знакомства с ее организацией: централизованно или децентрализованно проводится регистра-ция, какие документы в каких структурных подразделениях подлежат регистра-ции. Студенты выясняют, существует ли деление документов на регистрируе-мые и нерегистрируемые, закреплено ли это деление в инструкции по делопро-изводству.

При наличии в организации автоматизированной системы регистрации студенты выявляют состав реквизитов, вносимых в карточку в автоматическом и полуавтоматическом режимах, изучают созданные базы данных, устанавли-вают ведение параллельных форм регистрации.

Студенту необходимо выяснить какое структурное подразделение (или отдельный сотрудник) выполняет функции контроля за сроками исполнения документов. Ему также необходимо выявить документы, регламентирующие данную систему контроля (например, инструкции по делопроизводству). По инструкции студенты определяют функции инспектора по контролю, технические операции, проводимые с контролируемыми документами, и аналитические по результатам контроля.

Полученные данные, их соответствие установленным требованиям фиксируются в дневнике практики.

Практические задания

1. Изучить применяемые в организации регистрационные формы документов, состав реквизитов, фиксируемых при регистрации, порядок запол-нения форм. Образцы регистрационных форм привести в дневнике практики.

2. Выявить: на каких носителях в организации создан справочно-информационный фонд, кто отвечает на запросы, какие категории сотрудников имеют право пользоваться информационно-справочной системой.

3. Проследить взаимосвязь регистрации и контроля документов.

4. Проанализировать перечни документов, подлежащих контролю, уста-новить количественные дан­ные и сроки исполнения документов.