Тема 1. Знакомство с учреждением, его историей, задачами, функциями и его структурой

На знакомство с учреждением отводится один день. В ходе беседы с руководящими работниками учреждения студенты знакомятся с историей создания организации, ее задачами, направлениями деятельности, структурой и организацией делопроизводства в целом. Если учреждение имеет архив и историческую справку о фондообразователе, студенты изучают ее для ознакомления. В результате студенты должны получить представление о взаимосвязи структуры организации и ее делопроизводственной службы. Полу-ченные во время беседы данные фиксируются в дневнике практики (приложение №3). В конце занятия студенты распределяются по рабочим местам, где они знакомятся с сотрудниками.

Практическое задание

1. Составить структурную схему организации, так как структура учреждения определяет его документооборот.

Тема 2. Функции, структура и должностной состав службы делопроизводства (службы доу)

Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы дело­производства и принятую технологию работы с документами. В составе этих документов могут быть положения, инструкции по делопроизводству, долж­ностные инструкции, номенклатуры дел и др.

Особое внимание студенту необходимо обратить на степень автоматизации делопро­изводственных процессов в организации: наличие компьютеров на рабочих местах, объединение их в сеть, использование специализированного про­граммного обеспечения.

Практические задания

1. Разработать графическую схему структуры делопроизводственной службы организации. При отсутствии в организации названных документов схема делопроизводственной службы создается на основе использования методов опроса и наблюдений.

2. Методом опроса выявить должностной и численный со­став службы делопроизводства и соответствие функций и должностных обя­занностей ее сотрудников должностным инструкциям.

3. Выявить названия и версии компьютерных программ, имеющихся в организации.

Весь материал по выполнению практических заданий фиксируется в дневнике практики. Кроме того, в дневнике отмечается наличие или отсутствие основных нормативных документов учреждения, степень регламентации производственных процессов, особенности организационной структуры службы ДОУ, название автоматизированных делопроизводственных операций (регистрация, контроль исполнения, движение документов, хранение, информационно-поисковая работа и т.д.).

Тема 3. Особенности документирования деятельности учреждения

Применяя знания, полученные в процессе изучения курса "Доку-ментоведение" и прохождения учебной практики, студенты выявляют систе­мы документации, используемые в организации, и основные виды докумен­тов, которыми оформляются различные функции. Отмечается правильность оформления документов и их особенности. Кроме того, изучается техничес­кая оснащенность процессов документирования, определяются технические и программные средства, используемые для изготовления документов, пере­дачи информации, степень оснащенности рабочих мест сотрудников органи­зации и службы делопроизводства компьютерами, организационной техни­кой и средствами связи. Все полученные данные фиксируются в дневнике практики.

Практическое задание

1. В соответствии с имеющимися в организации системами документации и видами документов проанализировать по одному документу из каждой группы.