1.2. Арм специалистов

Вторая группа – это специалисты в конкретных направ­лениях юридической деятельности - работники юридических учреж­дений, которые формируют интеллектуальный базис учреждений. Для таких специалистов характерно следующее распределение вре­мени в течение рабочего дня: деловые контакты - 23 %; работа с документами - 42 %; телефонные переговоры - 17 %; аналити­ческая работа - 12 %; прочее - 6 %.

Эффективность функционирования учреждения в основном оп­ределяется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации. Творческий аспект в ра­боте специалистов высокий и варьируется в достаточно широких пределах в зависимости от конкретного содержания текущих за­дач.

Специалисты обеспечивают практически всю информационную подготовку для принятия решений руководителем. Они являются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы различна и при рациональной технологии должна быть очень незначительной (хотя на практике это проис­ходит не всегда).

Таким образом, основу АРМ специалиста ОВД должны составлять следующие подсистемы:

- обработки деловой информации;

- обеспечения профессиональной деятельности;

- рутинных работ;

- коммуникаций.

1.3. Арм технических работников

Третью группу представляют - технические работники (обс­луживающий персонал), которые выполняют всю рутинную работу. В эту группу входят младшие специалисты (clerks) - секретари, инспектора и т.п., работа которых регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. К этой же группе относят­ся работники, обладающие чисто производственными навыками (ма­шинистки, стенографистки и т.п.), ведущие регламентированную работу, не требующую полного понимания обрабатываемой информации. Основной критерий продуктивности их работы - оперативность и своевременность информационной обработки, а также поддержа­ние высокой пропускной способности учреждения с минимальным количеством сбоев и ошибок.

Наиболее многофункциональными работниками данной группы являются секретари. Они подготавливают письма, памятные запис­ки и другие документы, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные, факсимильные, сете­вые контакты и т.д.

Для этой группы работников характерен следующий расклад времени: работа с документами (файловые операции, копирование, составление писем, подшивка документов, составление таблиц и др.) - 68 %; телефонные и иные связные переговоры - 20 %; ведение учетов - 6 %; прочее - 6 %.

В общем случае АРМ технического работника включает под­системы:

- обработки деловой информации;

- рутинных работ;

- коммуникаций.

2. Процесс подготовки и принятия решений

Профессиональная деятельность человека направлена на достижение определенных целей в функционировании организаций, в бытовой сфере и т.д. При этом постоянно могут изменяться исходные данные, влияющие на развитие конкретного процесса, а также возникают разнообразные проблемы и ситуации, требующие принятия определенных решений для поддержания выбранного направления действий. В обобщенном виде отметим, что в основе каждого практического (физического) действия лежит то или иное решение. Таким образом, процесс подготовки и принятия решений является основным содержанием информационного уровня деятельности человека.

Можно обозначить этот процесс как заранее не определенную последовательность (систему) действий, которая позволяет перейти от исходных данных к требуемому результату.

В зависимости от круга (объема) разрешаемых вопросов различают общие, частные и локальные решения. Общие (или глобальные) охватывают всю управляющую или управляемую систему (или обе сразу). Частные относятся к отдельным направлениям деятельности. Локальные касаются функционирования конкретных элементов системы - подразделений, групп, некоторых работников.

Управленческими называются решения, обеспечивающие достижение целей, к которым стремится организация или подразделение.

Практика свидетельствует, что, несмотря на разновидности решений, процесс их подготовки и принятия имеет общие черты, осуществляется в определенной последовательности и состоит из ряда стадий (или этапов):

1) выявление и формулирование проблемы, задачи;

2) сбор и анализ информации для решения;

3) подготовка вариантов (проектов) решения;

4) выбор окончательного варианта (принятие решения). Процесс подготовки и принятия решений является многоступенчатым и использует множество различных информационных функций, таких как: сбор, накопление и хранение информации в различной форме, расчет разнообразных статистических показателей, оценка критериев эффективности решения, разработка план-графиков для выполнения решения, оформление текстовых документов и т.д. В сложных системах и ситуациях процесс принятия решения требует значительных трудозатрат и времени. В тоже время, например в юридической деятельности, напротив имеются существенные ограничения по времени принятия решения и по трудозатратам на его подготовку.

Кардинальным направлением разрешения этого противоречия является использование современных компьютерных технологий. Применяемое и перспективное программное обеспечение позволяет в различной степени автоматизировать значительную часть информационных функций, образующих процесс подготовки и принятия решений.

Этап выявления и формулирования проблемной ситуации, ее первичной оценки является наименее формализуемым и мало поддающимся автоматизации. Это связано с тем, что для «опознания» и определения последующих целевых установок человек использует значительный объем общих, но неявных (часто, подсознательных) сведений. Это знания о мире в целом, о данной предметной области, о мотивации человеческой деятельности, об объективной и субъективной значимости отдельных параметров проблемной ситуации и т.д.

На этапе сбора и анализа информации для подготавливаемого решения имеется больше возможностей для формализации, в частности, с использованием систем управления базами данных, о которых говорилось выше. Они обеспечивают автоматизацию функций сбора информации и ее первичного (элементарного) анализа. Из наиболее популярных и массовых программ такого рода можно отметить следующие: 1) D:base и ее более мощные аналоги - FoxBase и FoxPro; 2) Paradox; 3) Clarion; 4) Clipper. В последние годы приобретают популярность более мощные СУБД, например Oracle, Sybase, Informix, поддерживающие распределенные базы данных из миллионов записей.

СУБД позволяют: вводить, накапливать и корректировать информацию, представленную в виде различных документов (карточек, текстов) или изображений (фотографий, отпечатков пальцев, чертежей и т.п.); производить поиск по запросу пользователя; выдавать найденные объекты в удобной форме на различные носители (экран, бумага, магнитные диски). Развитые системы имеют средства для работы одновременно с несколькими базами данных. При этом в процессе ввода, корректировки или поиска отслеживаются разнообразные логические и семантические связи как между реквизитами одного документа, так и между документами из различных баз данных.

Часть данного этапа, т.е. анализ данных с использованием математических и статистических методов - это наиболее формализуемая часть процесса принятия решения. Для этих целей разработан обширный раздел программного обеспечения, состоящий из «электронных таблиц» и программ для сложного статистического анализа. Программы электронных таблиц обеспечивают создание сложной табличной структуры данных из числовой и текстовой информации, осуществление различных расчетов и вычисление ряда статистических показателей. Наиболее популярная из них - Excel.

Программы для сложного статистического анализа позволяют специалисту производить оценку собранной информации методами математической статистики. При этом технология работы требует только подстановки имеющихся данных в подготовленный сложный формульный аппарат. Разумеется, пользователь должен понимать содержательную сторону используемого метода, смысл исходных и полученных данных. Интерпретацию результатов производит субъект, подготавливающий и принимающий решение. Среди таких программных продуктов отметим: 1) Stadia (Россия); 2) Statgraphics.

Этап подготовки вариантов решения является в существенной степени творческим и субъективным. Здесь специалист активно применяет индивидуальный профессиональный опыт, типовые рекомендации о деятельности в подобных случаях и т.д. Но и использование компьютерных технологий может оказать заметную помощь. В последнее десятилетие активно разрабатывается класс программ, называемых «экспертными системами». Они позволяют за ограниченное время предложить наиболее эффективные варианты решения и, при необходимости, прокомментировать и обосновать каждый из предлагаемых вариантов. Этот класс программ будет ниже рассмотрен подробнее.

Последний этап - выбор окончательного решения - является полностью субъективным, но применение ЭВМ может быть полезным для оформления принятого решения. Во-первых, итогом большинства управленческих (и иных общих и частных) решений является некоторый нормативный документ, определяющий общий порядок и сроки исполнения решений. Для оформления такого документа удобно использовать программы - редакторы текстов. Во-вторых, для многих решений разрабатываются подробные план-графики их исполнения, содержащие сведения о мероприятиях, сроках, исполнителях. В этом случае достаточно эффективными являются программы типа «time-line», которые позволяют быстро и удобно составить и оформить план-график мероприятий.

Таким образом, грамотное использование современных компьютерных технологий может существенно повысить эффективность процесса подготовки и принятия решения.