Тема 5. Технология работы с базами данных

1. Основные понятия

Информационная база, поддерживающая работу любого предприятия или учреждения, представляет собой сложный комплекс нормативных, служебных и учетных документов (а также средств и методов их описания и организации).

Работа с информационной базой организуется как традиционным образом (вручную), так и с использованием автоматизированных систем на базе ЭВМ. Любая картотека есть совокупность единообразных документов (учетных карточек). Они имеют определенную структуру (фиксированные поля - реквизиты - для записи отдельных признаков объекта учета; фиксированную форму и т.д.).

Поэтому справочные картотеки являются первоочередным объектом автоматизации информационного обеспечения деятельности любого предприятия.

Рассмотрим основные понятия информационных баз (прежде всего, автоматизированных).

Информация обрабатывается в информационных системах в виде данных.

Данные - это информация, представленная в определенном формализованном виде, позволяющем ее передавать, хранить на различных (в том числе и машинных) носителях и обрабатывать.

По своему составу данные подразделяются на целые и вещественные числа, слова и так называемые булевы величины. Например, в ответах на вопросы анкеты, заполняемой при приеме на работу, содержатся все указанные типы элементарных данных. Так, графа анкеты «профессия» заполняется словами; графа «год рождения» – цифрами. А вот графа «имеете ли награды» - булевыми величинами (да, нет).

Запись (или в обычном представлении - документ) - совокупность данных, в целом характеризующая тот или иной объект учета или описываемое явление (рис. 1.).

Запись - 3

Запись - 2

Запись - 1.

Фамилия - ХХХХХХХХХХХ .

Имя - ХХХХХХХХХХХ

Атрибуты Отчество - ХХХХХХХХХХХ

Возраст - ХХХХХФайл БД

Рис. 1. Структура записи базы данных

Например, биографические данные на штатное лицо представляют собой один из возможных видов подобной записи (см. рис. 1).

Поле (реквизит) - элемент данных, располагающийся в отдельной определенной позиции записи и характеризующий некоторое свойство (или признак) описываемого объекта.

Как правило, поле записи соответствует определенной позиции исходного документа, называемой атрибутом (или реквизитом). Для примера с анкетой атрибутами будут отдельные ее графы: возраст, пол, национальность, рост и т.д.

Файл (массив данных) - совокупность записей одного вида. В частности, совокупность анкет на всех сотрудников какого-либо учреждения составляет кадровый файл этого учреждения.

Таким образом, в автоматизированной информационной системе массиву данных соответствует файл, документу - запись, реквизиту документа - поле записи.

Поток данных - последовательность данных, передаваемых в некоторой системе от источников к приемникам.

О количественной оценке объемов информации уже упоминалось в теме 1, где было дано определение таким единицам как бит, байт, килобайт, мегабайт, гигабайт, терабайт, петабайт.

2. Банки данных и их структура

В соответствии с понятием информационной системы, рассмотренным в теме 1, основными ее компонентами являются:

- люди (персонал), обеспечивающие функционирование названных систем;

- информация, которая в них собирается, систематизируется, хранится и обрабатывается;

- процедуры сбора и методы преобразования информации.

- технические средства;

Автоматизация информационных систем породила новые понятия и новые структуры, которые, тем не менее, являются лишь частным случаем информационной системы.

В качестве таких понятий рассмотрим понятия банка и базы данных. Что это - родственные понятия, суть разные понятия или синонимы? Чтобы ответить на этот вопрос, дадим определение банка данных.

Банк данных (в широком смысле) - организационно-техническая система, предназначенная для накопления, длительного хранения, поиска и обработки информации, используемой в дальнейшем различными пользователями.

Для банка данных является характерной особенностью то, что данные используются многими потребителями с различными целями. Поэтому банки данных в этом плане аналогичны коммерческим банкам, финансовыми ресурсами которых пользуются многие клиенты путем кредитования производственной, организационной и др. деятельности. Очевидно, что именно эта аналогия с коммерческими банками легла в основу понятия «банк данных».

В состав банка данных входят:

- базы (база) данных;

- система управления базами (базой) данных (СУБД);

- обслуживающий персонал;

- ЭВМ и технические средства.

В связи с тем, что последние два компонента дополнительного изучения не требуют, рассмотрим подробно понятие базы данных и СУБД.