8.3. Устный отчет (презентация отчета)

Устный отчет выступает дополнением к письменному. Он может восприниматься как финишный этап исследований, а может и как промежуточный. Отчет можно представлять более детально для специалистов, т.е. тех, кто вовлечен в программу, в общих понятиях для спонсоров, обобщенно в научно-популярном изложении для общественности и т.д. Принципиальные подходы к устному и письменному отчету аналогичны. Презентация отчета позволяет понять процесс и результаты исследований, принять или отвергнуть их. В любом случае автор отчета не должен поддаваться влиянию своих собственных убеждений. Речь идет не о доказательствах, а об изложении фактов со скрупулезной точностью.

При подготовке к устной презентации необходимо:

-подготовить текст по целям задания и логике изложения письменного отчета;

-знать целевую аудиторию, определить заинтересованных лиц, понять их требования;

-чувствовать состав вопросов, которые будут заданы по исследованиям;

-подготовить наглядный демонстрационный материал с использованием средств технического обеспечения презентации;

-провести пробное выступление перед коллегами-исследователями;

-настроиться на доброжелательность к аудитории.

Первое требование для устной презентации – знать целевую аудиторию, ее уровень знаний, восприятия, потребности в исследованиях. Каждая целевая аудитория требует получить свой интерес в презентации и может внести необходимые факторы в ясность представляемых результатов.

Другое требование состоит в том, как организовать презентацию? Существует две основных формы организации. Начинаются обе, как и введение, с актуальности темы и цели маркетингового исследования. В первой общепринятой структуре заключения даются после представления доказательств, выстраивая доказательства в пользу какого то довода. Ход презентации выстраивается в соответствии с логикой доказательств.

По второй схеме презентация строиться исходя из того, что заключения представляются сразу же после объявления назначения исследования и его главных целей. Такой ход презентации отчета направлен стремлением быстро привлечь внимание слушателей к результатам. Он позволяет слушателям оценить силу доказательств в пользу какого-то действия, поскольку они заранее знают заключения, к которым привели эти доказательства. Выбор схемы презентации зависит от самого докладчика и от целевой аудитории.

Имеется множество общих советов по подготовке наглядных средств для эффективной презентации.

1. Каждому важному моменту устного доклада посвящайте рисунок, слайд, киносюжет и т.д. Делайте их простыми и понятными вашей аудитории.

2. Во время доклада рисунки дают больше эффекта, нежели слова.

3. На каждый слайд для пояснения затрачивайте не более 10 слов.

4. Особо освещайте значимые моменты.

5. Если вам необходимо донести какой-то сложный момент в исследованиях, начинайте с простого рисунка и по мере усложнения наращивайте информацию другими рисунками в три, четыре этапа.

6. Заранее планируйте цветовую гамму и правильно пользуйтесь ею.

Раздайте копии презентационных материалов слушателям до начала презентации.

7. Нумеруйте страницы для возможности ссылок во время доклада.

8. Наглядные средства должны быть легко читаемыми.

Работа маркетолога-исследователя не заканчивается письменным отчетом и устной презентацией. В качестве продолжения выступают задачи доведения практических результатов до логического конца, контроль и консультирование по результатам отчета, оценка эффективности проведенных маркетинговых исследований.