Ситуация.

Эта часть презентации может состоять буквально из пары предложений или потребовать довольно длительного анализа того, как все пришло к настоящему положению дела, но следует так же оценить сложившуюся ситуацию и достичь единодушия.

Сложности.

Именно здесь вы даете понять необходимость изменения, демонстрируя, почему настоящая ситуация не может продолжаться или почему будет не благоразумно сохранять ее. Это должны быть или значительные перемены, или опасности, или беспокойство, или благоприятная возможность, иначе бы вы не проводили презентацию.

Рекомендации.

Рекомендации, должны быть представлены в виде выбора из альтернативных вариантов.

Подведение итогов.

Цель презентации обязательно диктует окончание. Окончание обычно включает:

• Краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых видео фактов;

• Рекомендации по стратегии поведения;

• Предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками;

• Перечень вспомогательной литературы по данной проблеме, которую вы сейчас распространите (если таковой имеется);

• Благодарность за внимание;

• Предложение задавать вопросы.

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ

1 Определите конкретную цель презентации одним предложением.

2 Определитесь относительно аудитории.

3 Установите, какое впечатление вы хотели бы в итоге оставить у аудитории.

4 Решите, какие разделы включить в презентацию и каково назначение каждого раздела.

5 Разместите разделы в логическом порядке, учитывая время и определяя выступающего.

6 Пометьте разделы по степени важности буквами А, В, С, чтобы в случае необходимости скорее отсеять ненужную информацию.

7 Подумайте о вступлении, которое бы сразу завоевало аудиторию.

8 Используйте такие приемы, как "вопрос - ответ", чтобы заинтересовать слушателей и пробудить в них желание слушать вас.

9 Если это имеет значение, определитесь с величиной аудитории и решите, кого пригласить.

10. Решите, где проводить презентацию.

Планирование презентации: постановка.

Это стадия импресарио. Только что мы рассматривали аудиторию как слушателей, Теперь мы посмотрим на них как на зрителей шоу. Мы поищем моменты, где интерес аудитории снижается, где аргументы сложны или длинны, и подумаем как повысить их эффективность.

Итак, мы решили что нужно сказать, и определили, как это подать аудитории. Нужно ли выполнять еще какую-нибудь работу по планированию? Ответ – НЕТ! У нас все как и было задумано. Но мы наверняка можем сделать еще лучше. Если подумать о возможностях использования визуальных вспомогательных средств, мы можем найти пути сделать то, о чем мы хотим сказать:

• более понятным;

• более интересным;

• более ярким;

• более запоминающимся.

Кривая внимания

Она тесно связана со структурой выступления. Психологи составили график того, как уровень внимания аудитории или класса изменяется в течении сорокаминутного периода. Сначала он высокий, затем, в первые десять минут, снижается очень медленно, затем быстрее, пока не достигает самого низкого уровня примерно через тридцать минут. Затем он начинает круто подниматься, и в последние пять минут он опять высокий.

Типичная кривая внимания

Из этого следует четыре вывода:

Более короткий отрезок - скажем, 25 или 30 минут - содержит соответственно больший процент внимания (хотя, конечно, чрезмерное количество коротких разделов значительно снижает уровень внимания;

• Те факты, которые по вашему замыслу аудитория должна запомнить, должны быть в начале и в конце выступления. В частности, особенно важны последняя иллюстрация и вывод в каждом выступлении, (Их можно особо выделять длительной паузой после важного пункта.)

• Так как кривая внимания после первых десяти минут падает, то раз после этого момента и до тех пор, пока она не начнет опять возрастать, наибольшее внимание должно уделяться разнообразию структуры выступления и всевозможным ухищрениям, призванным разбудить интерес аудитории;

• Внимание аудитории не возрастет к концу встречи, если слушатели не будут знать, что она уже приближается к завершению.