2.5. Разработка системы контроля деятельности.

Контроль является фундаментом процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля: фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации.

Организационный контроль определяется как систематический процесс, посредством которого менеджеры регулируют деятельность организации, обеспечивая ее соответствие планам, целям и нормативным показателям.

Выделяют следующие виды управленческого контроля.

Предварительный контроль, в ООО «Артекс» состоит в проверке качества входящих ресурсов и позволяет предотвратить возникновение проблем при выполнении организацией стоящих перед ней задач. Предварительный контроль призван идентифицировать и предотвратить отклонения прежде, чем они могут возникнуть. Три основных направления: проверка соответствия управленческой системы; проверка готовности персонала; проверка состояния материальных и финансовых ресурсов. Предварительный контроль уместен при подборе и найме новых работников.

Человеческие ресурсы:При подборе и найме новых сотрудников предварительный контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей. В магазине «Артекс» основными средствами предварительного контроля в области найма работников является: установление минимально допустимого стажа работы в данной области, проведение тестов и собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника.

Финансовые ресурсы: Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов в магазине является бюджет (текущий финансовый план.),который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контрольсостоит в мониторинге текущей деятельности сотрудников организации, направленном на проверку: соблюдения ими принятых стандартов качества. Сопутствующий контроль является наиболее общей формой контроля, призванной оценивать текущую производственную деятельность. В его основе — нормативные показатели, правила и руководящие положения по выполнению рабочих задач и поведению сотрудников. 2 формы: стратегический (эффективность использования ресурсов фирмы с точки зрения ее конечных целей), оперативный (направлен на текущую производственную и хозяйственную деятельность фирмы). Для осуществления текущего контроля деятельности магазина используется специальная компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов, прослеживать объем продаж, использование материалов при оказании услуг, использование оборудования и т.д. Данные будут поступают на центральный компьютер главного бухгалтера, а затем использоваться им для прогнозирования и принятия решений относительно дополнительных закупок, планового ремонта(амортизации) и т.д.

В магазине «Артекс» Заключительный контрольпроводится сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.