книги из ГПНТБ / Дубонос, М. Е. Машинная обработка экономической информации в строительстве учеб. пособие для студентов экон. специальностей строит. вузов и фак

рая, будучи один раз зафиксированной на перфокартах, много­ кратно используется при машинной обработке экономической информации совместно с переменными перфокартами. Тогда в переменных перфокартах, а следовательно, и в первичных доку­ ментах нет необходимости каждый раз фиксировать постоянную инфорхМацию, содержащуюся в постоянных перфокартах.

Вспомогательные перфокарты содержат информацию, способ­ ствующую получению сводной информации, т. е. играют чисто служебную роль. К ним относятся карты-шаблоны, отборочные перфокарты и карты-прокладки.

Вкартах-шаблонах фиксируется информация, постоянная для группы карт. Эта информация автоматически переносится на пер­ фокарты с помощью дублирующего устройства.

Вотборочных перфокартах фиксируется информация, отсут­ ствующая в переменных перфокартах. Однако в отборочных и переменных перфокартах должен быть еще и общий признак, по которому производится отбор перфокарт.

Карты-прокладки используются для разделения массивов пер­ фокарт на отдельные группы, когда необходимо получить автома­ тически итог по данной группе перфокарт, не имеющих общего отличительного признака от другой группы перфокарт. В качестве таких прокладок могут быть использованы чистые перфокарты; в этом случае они подкладываются в массив вручную. Могут ис­ пользоваться также перфокарты с пробивками значений признаков отдельных групп перфокарт; в этом случае они подсортировываются вместе с переменными перфокартами.

Процесс проектирования схем перфорации имеет свои особен­ ности для переменных, постоянных и вспомогательных перфокарт.

Проектирование схем перфорации производится в несколько этапов:

1) определение содержания перфорируемой информации;

2) размещение информации на перфокарте;

3) согласование размещения информации на схемах перфора­ ции совместно обрабатываемых перфокарт в целях их унификации й в первичном документе.

Содержание перфорируемой информации определяется при анализе сводных показателей, которые должны быть получены организацией в результате машинной обработки экономической информации.

Информация, размещаемая на перфокарте, должна быть сгруп­ пирована и разделена на постоянную, переменную и редко встре­ чающуюся. Постоянную информацию размещают в начале перфо­ карты, что создает удобство для ручной перфорации переменных

ные признаки, использование которых связано с применением ма­ шинной обработки экономической информации. К ним относятся номер схемы перфорации, номер пачки, номер надсечки и т. д.

70

шифр видов оплаты, табельный номер работающего, номенклатур­ ный номер материалов и т. д.

служить номер сберегательной кассы, номер лицевого счета вклад­ чика сберегательной кассы, номер исполнительного листа и т. д. Они размещаются в конце перфокарты, чтобы избежать допол­ нительных пропусков колонок в тех случаях, когда их нет.

При обработке экономической информации на ПВМ желательно унифицировать схемы перфорации совместно обрабатываемых пе­ ременных и постоянных или вспомогательных перфокарт. Такая унификация нужна только по тем признакам, по которым произ­ водится совместная группировка перфокарт, а следовательно, и автоматическое получение итогов на табуляторе. Остальные рекви­ зиты могут быть не унифицированы. При наличии электронной сортировки такая унификация не обязательна. При проектиро­ вании схем перфорации совместно обрабатываемых переменных перфокарт унифицируются все реквизиты. Примером разработки таких схем перфорации могут служить схемы перфорации начисле­ ний заработной платы и удержаний из нее; схемы перфорации

71

Рис. 10. Перфокарта с графическими отметками.

щение информации на перфокарте снижает затраты труда на пер­ форацию информации и ее контроль, а следовательно, повышает эффективность машинной обработки экономической информации.

Перфокарты-документы являются машинными носителями ин­ формации и первичными документами. К ним относятся перфокар­ ты с графическими отметками, макетированные перфокарты с гра­ фическими отметками, дуаль-карты и дуаль-карты с графическими отметками.

Перфокарты с графическими отметками (рис. 10) отличаются от ранее рассмотренных перфокарт наличием горизонтальных или наклонных овалов или прямоугольников на перфокарте вместо цифровой сетки. В этих овалах информация фиксируется в виде графических отметок, нанесенных в пределах контуров овалов или прямоугольников в виде жирной линии, крестиков, галочек или цифровых записей по контуру прямоугольника. Перфокарты с графическими отметками являются носителями информации, пе­ реходными от перфокарт к дуаль-картам.

Макетированные перфокарты с графическими отметками

(рис. 11) отличаются от рассмотренных выше перфокарт наличием на перфокартах схемы перфорации. На этих перфокартах инфор­ мация фиксируется так же, как и на перфокартах с графическими отметками. '

На перфокартах с графическими отметками и макетированных перфокартах с графическими отметками информация фиксируется в два приема. В первый прием информация наносится вручную в виде графических отметок; во второй прием информация считывается и автоматически перфорируется на перфокартах в виде отверстий с помощью считывающего перфоратора. Оба вида пер­ фокарт используются для фиксации в них переменной информации.

Дуаль-карты совмещают функции первичного документа и ма­ шинного носителя информации, т. • е. имеют двойное назначение. Поэтому проектирование содержания и размещения информации

72

в таких документах имеет свои особенности. Дуаль-карты не­

этого графах и строках; во второй прием информация учитывается оператором и вручную перфорируется на этой же перфокарте с помощью специальных перфораторов. Перфорация переменной информации производится вручную на специальном перфораторе. Применение дуаль-карт совмещает два носителя информации — первичный документ и перфокарту.

При проектировании размещения информации на дуаль-картах учитываются особенности работы специального перфоратора, ис­ пользуемого для перфорации зафискированной информации. Циф-' ровая перфорируемая информация должна располагаться на пер­ фокарте со сдвигом влево не менее чем на четыре колонки. Такое размещение перфорируемой информации на перфокарте дает воз­ можность оператору считывать информацию с перфокарты и пер­ форировать ее на этой же перфокарте.

мощью перфоратора. Информация на дуаль-картах с графически­ ми отметками фиксируется в пять приемов.

В первый прием постоянная информация (нормативно-расце­ ночная, справочная и др.) автоматически переносится на дуалькарты из постоянных массивов с помощью перфоратора-репродук­ тора. Этот прием называется заготовкой дуаль-карт.

Во второй прием постоянная информация расшифровывается с помощью расшифровочной машины (печатается на верхнем поле перфокарты в виде цифровой и алфавитной информации). К такой

73

информации относятся номенклатурный номер и сокращенное на­ именование материальных ценностей; цена за единицу материаль­ ных ценностей; шифр склада-отправителя и цеха-получателя; количество материальных ценностей по лимиту; норма расхода материальных ценностей и трудовых затрат; расценка на единицу объема работ; табельный номер, фамилия, инициалы работающего.

В третий прием переменная информация фиксируется вручную в виде цифровых и алфавитных знаков. Причем цифровая инфор­ мация фиксируется еще и в виде графических отметок в отведен­ ных для этого зонах дуаль-карты.

В четвертый прием переменная информация, зафиксированная на дуаль-картах в виде графических отметок, считывается и авто­ матически перфорируется. К такой информации относятся коли-

74

чество отпущенных или принятых материальных ценностей, отра­

мация. К ней относятся стоимость отпущенных или принятых ма­ териальных ценностей, сумма заработной платы и нормированное время на выполненный объем работ и др.

Проектирование дуаль-карт с графическими отметками имеет свои особенности. Прежде всего определяются все реквизиты дуаль-карты. Затем все эти реквизиты разделяются на пять групп.

3)для графических отметок;

4)для ручной записи реквизитов и подтверждения этих запи­

сей необходимыми подписями;

5)для автоматической перфорации реквизитов, зафиксирован­ ных в виде графических отметок;

6)для последующей автоматической перфорации производной информации.

Если дуаль-карты с графическими отметками обрабатываются совместно с обычными перфокартами, перфорируемыми вручную,' последовательность размещения реквизитов в схеме перфорации дуаль-карт должна быть согласована со схемой перфорации обыч­ ных перфокарт. В этом случае распределение реквизитов по ука­ занным выше зонам может нарушаться.

Все реквизиты дуаль-карты могут размещаться на лицевой •стороне перфокарты, или перфорируемые реквизиты наносятся на лицевую сторону перфокарты, а реквизиты первичного докумен­ та — на ее оборотную сторону.

Так, вместо табеля учета использования рабочего времени и подсчета заработной платы (типовая форма № Т-12) и перфокарт, пробиваемых по схеме перфорации УТ-62, можно применить дуаль-

номер схемы перфорации, месяц, шифр структурного подразделе­ ния, табельный номер, группа и категория персонала, тарифная

75

Из всех разновидностей лент наибольшее применение находит 5-строчная лента, которая используется не только для ввода ин­ формации в ЭВМ, но и для передачи информации при децентра­ лизованном сборе и централизованной обработке ее. Информация на 5-строчной ленте записывается в международном телеграфном коде № 2.

На перфоленте размещаются реквизиты в следующей последо­ вательности: постоянные реквизиты, общие для всех документов данной пачки (шифр организации, номер схемы перфорации, месяц, номер пачки и т. д.); постоянные реквизиты для данного

Кроме указанной информации, на перфоленте должны запи­ сываться коды сигнала «запись», по которому информация запи­ сывается в ОЗУ ЭВМ, и сигнал «конец» зоны. Поэтому в макете перфоленты необходимо также указывать, после перфорации каких реквизитов необходимо фиксировать код сигнала «запись». Рас­ смотрим пример размещения информации на перфоленте.

Размещение информации на перфоленте

вчасах

вднях

77

татом машинной обработки экономической информации является получение необходимой сводной информации в форме, удобной для

78

целей управления производственной деятельностью организации.

ки сводная информация может та-кже фиксироваться на перфо­ картах, перфолентах, магнитных лентах, магнитных картах, фото­ материалах. При этом в каждом конкретном случае выбирается оптимальный вариант носителя сводной информации.

При обработке информации с помощью КВМ сводная инфор­ мация может фиксироваться в сложном мнотографном документе, при использовании ПВМ — печататься на рулонной бумаге или на бланках типографской формы, при применении ЭВМ—печататься на широкой рулонной бумаге с указанием всех необходимых ре­ квизитов разрабатываемой формы документа. Эти виды носителей сводной информации удобны для строительных организаций для целей управления.

Другие виды носителей сводной информации— перфокарты,, перфоленты, магнитные ленты, магнитные карты, микрофильмы, не выходят за пределы вычислительной установки и используются как промежуточные носители для получения новой сводной инфор­ мации или при контроле информации. Такие носители информации удобны для восприятия ее считывающими устройствами.

Формы и содержание сводной экономической информации, ис­ пользуемые для управления строительными организациями, долж­ ны отвечать следующим требованиям: 1) сводная информация должна включать всю информацию, необходимую для управления; 2) реквизиты-признаки и реквизиты-основания должны быть раз­ мещены удобно и наглядно; 3) сводная информация должна иметь законченную форму, не требующую ручной доработки; 4) должно быть обеспечено удобство контроля за правильностью этой инфор­ мации.

Кроме этого, при проектировании форм и содержания сводной информации нужно знать необходимое количество экземпляров проектируемой формы; виды сводок по их назначению: основные (используемые строительной организацией для целей управления) или вспомогательные. (используемые ВУ для внутренних целей — табуляграммы контрольные и контрольно-таксировальные, реест­ ры-описи массивов и т. д.); утверждаемые (в которых нельзя из­ менять реквизиты и переставлять графы) или неутверждаемые (в которых реквизиты и графы можно изменять). Необходимо также знать периодичность составления проектируемой сводки (ежедневные, пятидневные, недельные, декадные, полумесячные, месячные, квартальные и т. д.); срочность составления сводок (оперативные, обыкновенные и несрочные); характер печати (с построчной печатью всех исходных данных или с записью толь­ ко итогов сводных реквизитов-оснований); способ заполнения фор­ мы для расшифровки сводной информации (печать типографским способом, печать на машинке или вычерчивание от руки); коли­ чество степеней итогов (две, три, четыре и более) реквизитовоснований.

79-