книги из ГПНТБ / Дубонос, М. Е. Машинная обработка экономической информации в строительстве учеб. пособие для студентов экон. специальностей строит. вузов и фак

необходимо провести на следующих этапах проектирования систем сбора и машинной обработки экономической информации, а также устанавливаются сроки выполнения этих работ и предполагаемые затраты.

Результаты работы, проведенной на первом этапе, оформляют­ ся в виде технического задания на разработку проекта системы сбора и комплексной машинной обработки экономической инфор­ мации. К техническому заданию прилагаются отчет о выполнении работ по обследованию, сметно-финансовая документация, вклю­ чающая смету затрат на обследование объекта и разработку тех­ нического задания.

устанавливается перечень задач, решаемых в каждой подсистеме; проектируются коды и шифры всех номенклатур экономической информации; определяется содержание форм первичных докумен­ тов, схем перфорации, форм результатной информации и их на­

процесса включает в себя постановку задачи; описание входной, промежуточной и результатной информации; определение алго­ ритма расчета, представление алгоритма в виде блок-схемы; опре­ деление количества знаков для каждого показателя и т. д. Кроме того, на этом этапе разрабатывается укрупненная структура комплекса технических средств сбора и обработки информации, производится расчет экономической эффективности, а также со­ ставляется сетевой график на разработку рабочего проекта систе­ мы сбора и машинной обработки информации и его внедрения.

При системном подходе к проектированию системы сбора и машинной обработки экономической информации необходимо осо­ бое внимание уделить увязке информации между отдельными функциональными подсистемами. Выходная информация одной функциональной подсистемы, как правило, должна быть использо­ вана как входная информация в другой подсистеме.

Третий этап — разработка рабочего проекта системы сбора и машинной обработки экономической информации. На этом этапе разрабатываются вся технологическая документация (инструк­ ционные и технологические карты, схемы коммутации для ПВМ, машинные алгоритмы и программы для ЭВМ и инструкции к ним), рабочие и должностные инструкции, инструкции для строительных организаций о порядке подготовки, контроля и сроках передачи исходной информации на обработку; устанавливаются сроки вы­ пуска результатной информации вычислительной установкой. Раз­ рабатывается также техническое задание на проект монтажа комплекса технических средств.

60

проводятся инструктажи как для работников ВУ, так и для ра­ ботников строительных организаций; размножаются необходимые

но-плановых работ по одной отрасли и тогда они называются отраслевыми, или по нескольким отраслям и тогда они называ­ ются межотраслевыми. В типовых проектах решаются вопросы организационного и технического характера в общем виде без привязки к конкретным условиям.

§ 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ШИФРОВ И КОДОВ

Экономическая информация при машинном способе обработки должна четко и точно выражать классификационные признаки конкретной позиции, должна быть удобна для группировки и за­ писи на машинных носителях, для передачи, ее контроля и полу­ чения необходимых Сведений. Существующие на практике назва­ ния предметов или явлений не всегда удовлетворяют этим требо­ ваниям. Они бывают длинные, неточные, не могут быть использо­ ваны при группировке экономической информации и т. д.

Поэтому обрабатываемая информация должна быть выражена условными сокращенными буквенными, цифровыми или буквенноцифровыми символами. Система таких обозначений, принятая для

ных машин для обработки экономической информации предметы или явления обозначаются только цифровыми символами. При обработке экономической информации с помощью алфавитно-циф­ ровых ПВМ или "ЭВМ предметы или явления обозначаются цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми символами.

Длина кодового слова (шифра) определяется количеством содержащихся в нем символов. Для однородной группы предметов или явлений длина каждого шифра должна быть одинаковой.

В зависимости от длины кодового слова, коды подразделяются на однозначные и многозначные. Коды, имеющие длину кодового

рования являются шахматные, или матричные; смешанные, или комбинированные.

Порядковым кодом называется такой код, при котором каждо­ му предмету или явлению присваиваются порядковые номера на­ турального ряда чисел.. Предметы или явления предварительно

61

группируются в определенной последовательности (например, по буквам' алфавита), но может быть принята и случайно сложив­ шаяся в строительной организации последовательность или после­ довательность, соответствующая установленной отчетности. Вновь появившимся предметам или явлениям присваиваются шифры, следующие за последними порядковыми номерами. При этом при­ нятая ранее классификация нарушается. Поэтому порядковый код применяется для устойчивых, малозначных и простых номенкла­ тур, которые не нуждаются в группировке информации по отли­ чительным признакам.

Порядковый код является самым простым по построению, малозначным (не более 2 знаков). В этом смысле он наиболее рацио­ нален. К недостаткам этого кода можно отнести ограниченность применения, трудность его запоминания, невозможность получе­ ния больше одной степени итогов при обработке информации на ПВМ.

Серийным кодом называется такой код, при котором на каж­ дую группу однородных предметов или явлений, обладающих общим признаком, выделяется серия номеров. Внутри серии предметам и явлениям присваиваются порядковые номера. Обя­ зательным условием при этом является выделение в каждой серии свободных номеров для шифровки новых предметов или явлений, обладающих признаком данной группы. При серийной

не очень много. Поэтому серийный код применяется для кодиро­ вания тех предметов или явлений, которые не имеют большого разветвления, т. е. признаков, по которым производится группи­ ровка.

Преимуществом серийного кода является его компактность, наличие резерва свободных номеров для шифровки новых предме­ тов или явлений. При этом принцип построения кода не нарушает­ ся. К недостаткам относятся невозможность применения его к предметам и явлениям, обладающим большим количеством призна­ ков; невозможность получения автоматически итогов по сериям номеров без дополнительной подготовки массива перфокарт при обработке их на ПВМ. Автоматически итоги можно получить только по прокладкам чистых перфокарт. К недостаткам относит­ ся также и невозможность в ряде случаев правильно определить количество свободных номеров для шифровки новых предметов или явлений, в результате чего в одних сериях резервных номеров будет недостаточно, а в других будут излишние номера. Это мо­ жет привести к нарушению классификации предметов и явлений.

Поразрядным (десятичным) кодом называется такой код, при котором для каждого классификационного признака выделяется определенное количество разрядов, а внутри признака каждая позиция шифруется порядковым, серийным или кодом повторе­ ния. Примером может служить построение кода видов работ.

62

Т а б л и ц а 2

Код причин и виновников выбытия малоценных

ибыстроизнашивающихся предметов из эксплуатации

—В и н о в н и к выбытия

Преимуществом этого кода является то, что для каждой клас­ сификационной ступени (признака) выделяется определенное ко­ личество разрядов, что определяет стройность его построения. Это дает возможность легко производить кодирование и декодирова­ ние предметов и явлений; при обработке информации на ПВМ можно получать автоматически итоги по каждому признаку.

Недостатком кода является его громоздкость. Если в какойлибо классификационной ступени будет больше десяти разновид­

матричный, код, при котором предметы или явления располагаются в виде шахматной (матричной) таблицы. Применяется он только для двухступенчатых номенклатур, у которых каждой из разно­ видностей признаков старшей классификационной ступени соответ­ ствуют одни и те же разновидности признаков младшей класси­ фикационной ступени (табл. 2).

По сравнению с серийным и порядковым кодами шахматный код обеспечивает наглядность шифровки предметов или явлений; отличие этого кода заключается также в ограниченности при­ менения.

Кодом повторения называется такой код, шифры которого пол­ ностью или частично повторяют обозначения того или иного циф­ рового признака номенклатуры. Этот код легко запоминается, так как повторяет уже существующие обозначения. К недостаткам относится ограниченность его применения, так как ранее принятые обозначения не всегда соответствуют требованиям, предъявляемым к кодам в условиях машинной обработки информации. Примером применения кода повторения является код счетов бухгалтерского учета, размеров инструментов, сокращенное обозначение единиц измерения и т. д.

Комбинированная или смешанная система кодирования исполь­ зует ранее указанные системы. Например, шифр счетов бухгал­ терского учета, состоящий из пяти знаков, включает систему

63

§ 3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ НОСИТЕЛЕЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Вся экономическая информация разделяется на исходную, т. е. первичную, и сводную, т. е. переработанную информацию. В такой же степени можно и все носители экономической информации раз­ делить на две большие группы: носители исходной и носители сводной информации.

Н о с и т е л и и с х о д н о й и н ф о р м а ц и и . По возможности автоматического ввода информации в ПВМ или ЭВМ носители первичной информации могут быть неприспособленными к автома­ тическому вводу информации в ПВМ или ЭВМ (к ним относятся обычные первичные документы) и приспособленными к автомати­ ческому вводу (к ним относятся гибридные первичные документы, перфокарты-документы, перфоленты, магнитные карты, магнитные микрофильмы и т. д.).

К обычным первичным документам относятся все типовые пер­ вичные учетные документы, разработанные и утвержденные ЦСУ

СССР и Министерством финансов СССР, а также плановые, нор­ мативные и другие документы.

Обработка экономической информации с помощью современных средств вычислительной техники предъявляет повышенные требо­ вания к проектированию содержания и формы обычных первичных

и полнота сводной информации и, следовательно, экономическая эффективность машинной обработки экономической информации. Именно поэтому к проектировнию содержания и форм первичных документов предъявляются повышенные требования.

Проектирование содержания и форм первичных документов начинается с определения их содержания. Проектирование уже действующего в организации первичного документа сводится к изменению существующей формы и содержания документа.

При проектировании нового первичного документа на основа­ нии данных обследования отбирается определенный «руг реквизи­ тов с учетом участия документа в разработке сводных показате­ лей, 'с учетом технических средств заполнения его и машинной обработки.

При определении круга реквизитов, включаемых в форму, не­ обходимо учитывать, с помощью каких средств вычислительной техники будут обрабатываться эти документы, какие технические средства будут использоваться для регистрации в них информации и как будет передаваться информация от источника возникновения на ВУ.

Так, при обработке документов с помощью КВМ необходимо включать в форму документа нормативно-расценочные и суммо­ вые реквизиты. При обработке документов с помощью ПВМ или

ЭВМ включение нормативно-расценочных и суммовых реквизитов- в форму документа нежелательно. Эти реквизиты, один раз за­ фиксированные на машинных носителях (перфокартах, магнитных лентах), могут многократно использоваться при машинной обра­ ботке экономической информации.

При использовании таких технических средств, как размно­ жающие аппараты типа «Ормиг», «Экелринт-Организатор», «Вермитекст», «Ормигеуперуниверсал», адресовальной машины, посто­ янные реквизиты (нормы расхода материалов, нормы времени и расценки), разработанные на стадии подготовки технологической документации, служат основанием для составления нарядов, товарно-транспортных накладных и др.

После определения состава исходной информации, включаемой в проектируемую форму, приступают к размещению ее на бланке документа. При этом необходимо из всей информации отобрать реквизиты, подлежащие переносу на машинные носители инфор­ мации (перфокарты, перфоленты, магнитные карты, магнитные ленты). Реквизиты, переносимые на машинные носители инфор­ мации (перфорируемые), желательно разместить в одной зоне, выделив ее утолщенными линиями.

Кроме этого, при проектировании форм обычных первичных до­ кументов необходимо учитывать, с помощью каких средств вы­ числительной техники1 они будут обрабатываться. При обработке информации с помощью КВМ документы должны быть одностроч­ ными (для удобства ручной группировки документов). При обра­ ботке информации с помощью ПВМ и ЭВМ целесообразно проек­ тировать документы многострочными, но односторонними.

Размещать реквизиты на бланке необходимо в определенной последовательности, которая была бы удобна для заполнения, чте­ ния, обработки и контроля первичного документа. Любую форму документа можно разбить на зоны, предназначенные для записи определенных групп реквизитов, имеющих логическую или мате­ матическую зависимость. В каждой зоне документа реквизиты мо­ гут располагаться по линейной, анкетной или табличной форме. Реквизиты, постоянные для всего документа, размещают в правой верхней зоне документа по линейной форме. При анкетной форме

реквизиты размещают друг под другом по вертикали. Наимено­ вание реквизита располагают в левой стороне, а в правой отво­ дится место для ответов — записей данных.

Анкетное расположение реквизитов не удобно при ручном пе­ реносе информации из документа на машинные носители. При автоматическом считывании информации с первичного документа анкетная форма размещения реквизитов является весьма удобной. Примером анкетной формы могут служить личные карточки, кар­ ты обследования, приходной ордер (рис. 8).

Табличная форма предусматривает размещение реквизитов в виде таблицы. Примером построения табличной формы могут слу­ жить товарно-транспортная накладная, аккордный наряд — зада­ ние на выполнение строительно-монтажных работ, табель-расчет.

66

Г/юВн

Трест

Организация

Табличная форма удобна для обработки документа с помощью ПВМ и ЭВМ.

При определении последовательности размещения информации на бланке документа необходимо согласовать ее с последователь­ ностью размещения информации на машинном носителе (перфо­ карте, перфоленте). И только после этого разрабатывать эскиз формы первичного документа.

Реквизиты, являющиеся общими для многих документов (на­ пример, дата, шифр организации, участок), размещаются во всех

документах в одной и той же последовательности, т. е. формы разных первичных документов унифицируются.

После уточнения формы документа рассчитывается размер бланка, подбирается определенный формат его и затем изготов­ ляется образец документа для заказа в типографии.

Гибридные первичные документы относятся к носителям, при­ способленным к автоматическому вводу информации в ЭВМ. Ин­ формация в этих документах фиксируется следующими способами: с помощью графических отметок, кодированным шрифтом, стили­ зованным шрифтом и рукописными нормализованными или печат­ ными знаками.

Наибольший интерес представляют гибридные документы, вы­ полненные на основе типизированного бланка, в котором инфор­ мация фиксируется рукописными нормализованными или печатны­

считывается и фиксируется на перфокарты, перфоленты или не­

круг реквизитов. Для размещения информации на гибридном

Длина документа находится в пределах 148-*~297 мм при постоян­ ной ширине 210 мм.

Рабочая часть формы состоит из нормализующих прямоуголь­

значительно ускоряет процесс обработки информации, а следова­ тельно, повышает эффективность механизации и автоматизации этого процесса. Эффективность машинной обработки будет еще выше, если информация при считывании ее будет вводиться не­ посредственно в машину.

Поэтому считывающее устройство «Рута-701» должно найти широкое применение на ВУ при механизации и автоматизации обработки экономической информации.

Перфокарты (рис. 9) являются дубликатами первичных доку­ ментов. Информация в них фиксируется в виде круглых или прямоугольных отверстий с помощью перфораторов или других специальных перфорационных машин.

С помощью перфокарт информация вводится в ПВМ или ЭВМ или может перезаписываться на перфоленты и магнитные ленты,

68

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Н

5 5 J 5 5 5 5 5 5 5 5 5 S S 5 5 S 5 S 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 S 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 b 6 6 t 6 6 6 6 6 6 4 6 u 6 6 5 6 6 S 6 6 6 6 & 6 b 6 & 6 S 6 6 6 6 6 6 6 6 b * 6 6 6 6 6 6 6 6 6 S 6 6 6 6 6 S 6 6 5 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 S 6 6 6 6 6 6

77777777277777777777777777777777777777777777777777777777777777777777772777777777

9 9 9 9 9 9 9 9 9 ) 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Ри с . 9. Перфокарта.

спомощью которых обеспечивается более быстрый ввод инфор­ мации в ЭВМ.

Информация, вводимая в ПВМ или ЭВМ с помощью перфо­ карт, должна быть расположена в них в определенной последо­ вательности. Размещение информации на перфокарте по зонам с указанием номеров колонок называется макетом перфорации или

схемой перфорации.

Операция перфорации является самой трудоемкой операцией машинной обработки экономической информации, поэтому проек­ тированию схем перфорации необходимо уделить особое внимание.

Прежде чем приступить к рассмотрению вопроса о проектиро­ вании схем перфорации, мы должны знать, какая информация будет наноситься на перфокарты: переменная, постоянная или

различных средств автоматической регистрации, исходная инфор­ мация, дублирующая содержание первичного документа.

На вторичных перфокартах фиксируется промежуточная (свод­ ная) информация, полученная на основе обработки первичных перфокарт. Этот процесс в большинстве случаев осуществляется автоматически и реже вручную. К вторичным перфокартам от­ носятся итоговые перфокарты.

Постоянные перфокарты применяются для длительного хране­ ния неизменной информации. К такой информации относятся нор­ мативно-расценочная, справочная и табличная информация, кото-

69