3.2. Материальные носители первичных учетных данных

В зависимости от технических средств, которые применяются на предприятии для отражения и получения сведений о хозяйствен­ных процессах, используются различные материальные носители учетной информации.

При ручном способе учета с помощью клавишных машин ис­пользуются документы, которые составляются от руки или механизи­рованным способом на листах бумаги При машинной обработке эко­номической информации ранее использовались перфокарты, перфо­ленты, магнитные ленты, дуаль-карты.

Бумажные документы обычно составляются на специально за­готовленных типографским способом бланках и содержат соответствующие графы и строки.

Перфокарта – это бланк, изготовленный из плотного картона с напечатанными на нем колонками цифр от 0 до 9. Необходимые дан­ные переносились с документов путем пробивки отверстий на соот­ветствующих цифрах в нужных колонках. С помощью перфокарт учетная информация автоматически вводилась в машину, где она группировалась и систематизировалась в нужном разрезе.

Дуаль-карта представляла сочетание первичного документа с перфо­картой. Изготовлялась так же, как и перфокарта, но в ней отводилось место для записи ручным способом и для пробивки отверстий.

Перфолента служила для ввода и вывода информации на ЭВМ. Это длинная полоса плотной бумаги, свернутая в рулон. Ин­формация заносилась путем пробивки отверстий на дорожках в ко­лонках.

Магнитная лента, как и перфолента, служила для ввода ин­формации на ЭВМ. Она изготовлена на бумажной или целлюлозно-ацетатной ленте, покрытой слоем магнитного материала.

В настоящее время для хране­ния и передачи экономической информации используются гибкие магнитные диски (дискеты), жесткие диски, ZIP-диски, магнитооптические дис­ки, однократно записываемые и перезаписываемые ком­пакт диски (CD-R,-RW; DVD-R,-RW), флэш карты и т.п.

При использовании современных средств обработки информа­ции существует два варианта регистрации первичных учетных дан­ных:

1. при первом варианте в подразделениях предприятия устанавлива­ется периферийная техника, при помощи которой осуществляется из­мерение параметров хозяйственных операций и автоматическая пере­дача их по каналам связи в ЭВМ;

2. при втором варианте все исходные данные заносятся с помощью клавиатуры или других устройств (световой карандаш, "мышь" и т.д.), одновременно отражаясь на экране монитора.

3.3. Классификация бухгалтерских документов

В бухгалтерском учете применяется много различных докумен­тов, которые классифицируются по следующим основным признакам:

1) по назначению;

2) по месту составления;

3) по степени обобщения;

4) по способу (количеству) охватываемых операций;

5) по содержанию.

Рассмотрим, как же классифицируются документы по каждому из этих признаков.

1. По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

В распорядительных документах содержится распоряжение, приказ, задание на совершение хозяйственной операции. Эти доку­менты служат основанием для приема и выдачи денег и товарно-материальных ценностей. Они подписываются руководителем пред­приятия и главным бухгалтером. Сюда относятся приказы, распоря­жения, доверенности. Они дают основание для совершения хозяйст­венной операции, но не могут служить основанием для отражения их в системе бухгалтерского учета.

Исполнительные (оправдательные) документы – это такие до­кументы, которые свидетельствуют о совершении факта хозяйственной жизни. Они непосредственно служат основанием для совершения учетных записей и оправдани­ем для расходования и получения материальных ценностей, денеж­ных средств и других активов. Это накладные, лимитно-заборные карты, акты, путевые листы и т.д.

Комбинированные документы выполняют функции распоряжения и исполнения. Это расходные кассовые орде­ра, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются ра­ботниками бухгалтерии с целью чисто технической подготовки учетной информации. Как правило, такие документы не могут служить основанием для совер­шения хозяйственных операций, так как составляются на основании ранее составленных. Например, сюда относятся расчеты (калькуля­ции) фактической стоимости, отклонений плановой себестоимости от фактической.

В отдельных случаях документы бухгалтерского оформления используются для составления учетных записей и несут самостоятельное значение, например, при составлении бухгалтерских справок на закрытие операционных счетов.

2. По месту составления (использования) документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние – это такие документы, которые составляются и ис­пользуются в пределах данного предприятия. к ним относятся приходные и расходные кассо­вые ордера, наряды, авансовые отчеты и т.д.

Внешние документы составляются в одном предприятии, а используются в другом. Они выходят за пределы предприятия. К ним относятся счета, счета-фактуры, платежные требования, накладные, акты приема выполненных работ и т.п.

3. По степени обобщения документы делятся на первичные и сводные.

Первичные – это документы, которые составляются на совер­шаемую хозяйственную операцию. Они имеют большое значение в бухгалтерском учете, так как являются основой всех последующих записей в регистрах бухгалтерского учета. Имеют также и юридическую силу, являясь основанием для разрешения различных споров в арбитраже и т.п.

Сводные документы фиксируют ряд однородных операций по мере их совершения или содержат сведения ряда первичных доку­ментов. В качестве примера можно выделить ведомости движения готовой продукции, отчеты о движении мате­риальных ценностей.

4. По способу (количеству) охватываемых операций класси­фицируются только первичные документы. В каждом первичном до­кументе в зависимости от ряда обстоятельств отражается либо одна, либо несколько однородных операций. В зависимости от количества операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые применяются для отражения одного факта хозяйственной деятельности и используются в случаях, где необходимо строгое их разграничение. Это приходные и расходные кассовые ор­дера и т.д.

Накопительные документы применяются для отражения ряда однород­ных, повторяющихся операций, которые записываются постепенно по мере их совершения (например, лимитно-заборные карты, реестры).

5. По содержанию документы делятся: по учету основных средств и нематериальных активов, по учету продукции и материа­лов, по учету труда и заработной платы, по учету денежных средств и расчетов.

Документы по учету основных средств и нематериальных ак­тивов являются основанием для оприходования и списания основных средств и нематериальных активов, например, акт о приеме-передаче объекта ос­новных средств, акт о списании объекта ос­новных средств и др.

Документы по учету продукции и материалов служат для оформления поступления и расходования материальных ценностей. Это приходные ордера, накладные, лимитно-заборные карты и т.д.

Документы по учету денежных средств и расчетов служат для учета движения денежных средств. Сюда относятся приходные и расходные кассовые ордера, банковские расчетные документы, счета, счета-фактуры.

Документы по учету труда и заработной платы применяются для учета выработки, контроля трудовой дисциплины и для учета от­работанного времени. К данной группе можно отнести наряды на сдельную работу, ведомости учета выработки, табель учета рабочего времени.